浅谈新时期中职学校档案管理

王维祥

（云南省红河州财经学校，云南 个旧 661000）

摘要：学校档案管理是中等职业学校管理工作中的一个重要部分，随着我国教育事业的不断发展与学校深入化改革的推进，中职学校也逐渐面临着新式教育体系的改变，与此同时，学校的档案管理也随此面临着严峻挑战。当前，我国很大一部分中职学校在档案管理方面还存在着诸多问题。

关键词：新时期；中职学校；档案管理

前言：随着新时期学校的发展，中职学校不断深化改革，学校档案工作面临严峻挑战的同时也迎来了新机遇。当前在中职学校存在较多的问题。因此，应对学校的档案管理制度进行修订并给予完善，及时建立学校档案网络信息化管理，跟上新时代的脚步，将学校的档案管理工作落实到位。

一、中职学校档案管理工作现状及分析

（一）学院管理阶层不够重视

从我国目前的中职学校档案管理现状来说，相关领导阶层对档案管理的认知还仅仅停留在粗浅的表面上，没有认识到档案管理的重要性，没有认识到学校档案管理对学校未来发展的积极作用，主观的认为学校只是用来授课以及管理学生的地方，并不属于行政管理部门，对档案管理不重视，更谈不上档案管理的要求。

（二）缺乏档案管理人员，素质普遍偏低

中职学校中，专业的档案管理人员数量明显不足。目前仅存的档案管理人员普遍素质低下，这是在中职学校大部分存在的问题。甚至有的中职学校档案管理部门仅有一个“光杆司令”，甚至有的是临时外借来处理一些紧急档案事务的。有些中职学校品聘用的档案管理人员并不是对口专业毕业，对于档案管理并没有相关的专业知识与操作技巧，对档案管理工作很难进行掌握。档案管理人员专业素质不够，有没有经受专业的培训，对档案管理工作没有一个明确的认识，很难将学校档案工作带上一个新高度[1]。

（三）档案信息载体单一化

目前中职学校档案管理方式较为落后，有的学校甚至还沿用着十几年前的手工操作模式，文件在整合分类后，管理人员还要对其进行手工标记以及编目，使用传统的手工抄写，不仅加重了档案管理的工作量，还增加了不必要的处理时间，这种低效率的管理方式急需改革更新，陈旧的手工管理方式不仅不能对档案资料进行科学合理的利用与开发，在需要查阅相关档案时，也变得极其困难。

（四）硬件设施不达标

我国中职学校在硬件配置上普遍不达标，甚至缺乏最基本的安全设施，档案室最基本的通风、防火、防盗等基本条件都未达到标准，档案材料随意摆放造成了极大的安全隐患，放置档案资料的设备陈旧，有的甚至还在使用上个世纪末使用的木质储物箱，这对档案的安全管理是极为不利的。

二、加强中职学校档案管理工作的对策

（一）加强对档案管理的认识，建立科学合理的档案管理制度

积极提升中职学校师生对档案管理工作的关注程度，这是做好档案管理管理工作必备的前提条件，档案管理人员与此同时也应加强档案法律的普及，通过宣传档案管理的重要性让学校师生与领导充分提高对档案的管理意识，拒绝形式主义的发生。

档案管理者若想做好档案管理工作，第一步应建立一个科学合理的管理标准，按照相关规定对档案进行整合分类，在需要查阅档案时，可以快捷方便的查找相关档案。此外，还应加强对档案管理的领导工作，由学校领导亲自进行档案工作的管理，不仅可以使档案中出现的问题及时得到解决，还可以提升学校领导阶层的发展性战略目标，紧跟中职教育的最新改革形势，建立信息化的中职学校档案管理部门，将学校的档案统一进行管理，对于档案管理人员要将责任落实到位，细分到每一环节上，充分保证学校档案管理的安全有效的进行[2]。

（二）完善档案管理者的配套设施。加强档案室硬件建设

为了保证学校某些唯一性的重要资料避免遗失，档案管理要对此进行科学有效的管理工作，完善档案室档位职责标准，建立管理制度，并要求对其严格执行。此外，档案室的必备硬件设施是保证档案管理顺利进行的基础，也是提升档案管理水准的必备条件。另外，学校应针对一些特殊资料设立专门档案室，对此类资料专门进行存放管理，保证特殊性与独立性。

（三）实行现代化档案管理标准，走数字信息化道路

档案管理实行数字信息化管理是在迎合当今时代发展的必经之路，也是在新时期档案管理的坚实基础。档案管理工作朝现代化、数字化发展，首要要将档案管理者的思想进行更新，管理理念与时俱进。清晰认识到学校档案是重要的信息资源，在这一基础上，对学校档案管理工作进行优化更新，建立科学合理的档案管理标准，档案管理的信息化离不开现代电子设备与网络，档案管理人员应积极使用计算机、互联网和信息检索工具等现代化办公工具，收集、整合、分类档案信息，切实提升中职学校档案管理的效率。

（四）强化中职学校的档案管理与收集工作

在档案管理上，中职学校要针对与自身相关资料收集工作进行加强，学校内的决策意见，会议报告等一些重要材料在进行收集整合后，根据不同内容以及日期进行分类保存[3]。

结语：总而言之，中职学校管理工作中，档案管理所占分量极重，是重要的组成部分。构建完善的檔案管理标准，加强档案的硬件设施，对中职学校的档案管理工作来说是极其有利的，档案方便快捷的查询，对教学资料也有着明显的提升效果。因此，学校相关人员要积极对学校的档案管理制度优化更新，紧随时代脚步，加强中职学校档案管理数字化现代建设，档案管理工作今天迈出的一小步，将是未来中职学校发展的一大步。

参考文献

[1]王冬英.浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2013，07：47-48.

[2]杨雪梅.浅析做好新时期中职学校档案管理工作的关键环节[J].职业技术，2014，08：52.

[3]叶志平.浅谈中职学校档案管理的依法治档工作[J].科技视界，2016，11：226+264.