人事档案管理信息化建设策略与实践意义之研究

柏海玲

[摘要]人事档案中记录着人员的品德作风、主要经历以及政治面貌等方面的内容，有着参考、凭证以及依据等重要作用，对于人员本身以及社会各界而言，都有着不可替代的作用。也正是因为人事档案的重要性，业内人士开始将信息技术融入到了该类型档案管理之中。本文将就人事档案信息化管理方式以及其实践意义两部分内容进行论述，旨在提高国内人事档案整体水平，保证信息化管理模式的高质量落实。

[关键词]工作环境；人事档案；管理软件；信息化管理

0引言

信息化管理手段已经在社会各界中得到了广泛应用，在人事档案管理中自然也不例外。与传统人工式管理手段相比，信息化管理模式可以妥善解决以往管理效率低以及人为因素造成的管理失误。运用更加科学、高效的手段，对人事档案进行科学化管理，能够切实提升人事档案管理工作的开展效果，有效带动档案管理事业的发展，意义极大。

1人事档案管理信息化建设方式

1.1树立人本理念建设原则

在进行信息化人事档案管理时，管理人员应树立起人本理念建设原则，要将人作为管理工作的基础与工作目标，并以此为中心，对各项工作实施规范化管理，实现人性化管理模式。为了达到这一目标，管理人员一是要保持严谨的态度，要对管理工作的重点与难点进行分析，并提高自身对于人事档案的重视程度；二是单位要对档案管理人员工作地位进行提升，要从福利待遇以及其他方面人手，不断对管理人员的工作环境进行优化，并要对管理人员的专业能力以及综合素养进行强化，要将以人为本理念灌输到档案管理之中，以保证使用者的满意程度；三是要对档案进行人性化管理，要以为用户提供优质服务为原则，合理对档案查阅方式以及其他使用操作进行优化，切实提升档案的服务水平。

1.2加大信息化建设指导思想力度

任何工作都需要得到合理的指导，才能保证最终工作的开展质量，而档案信息化管理工作也是如此。相关人员在对该项工作各个环节进行落实时，应加大对信息化建设指导的思想力度，要对信息化建设的意义与作用进行分析，一是要保证管理人员的正确工作态度，使其能够充分认识到自己的不足之处，并能通过学习与培训不断对自身管理能力进行优化；二是要对管理人员的方案意识进行强化，保证他们能从大局出发，合理做好统筹工作，从而将档案管理人员的工作积极性完全带动起来；三是要对管理计划流程进行科学设计，要保持循循渐进的原则，逐步在实践过程中对信息化管理方式进行调整与完善，从而切实对实际问题进行解决，以保证信息化建设的效果。

1.3强化人事档案管理软件研究力度

由于信息化管理需要对管理软件进行依靠，管理软件会对管理信息化建设产生直接的影响，所以管理人员也应加大对管理软件的研究力度。管理人员首先需要对管理工作需求进行明确，并要在此基础上，对软件系统能力进行确定；其次要将档案数据库与管理软件有机结合在一起，保证管理软件能够真正在数据库中发挥作用，以确保人事档案的利用效率；再次要定期对人员的操作能力进行考核，以便对软件操作中存在的问题进行有效解决，保证软件的功能能够完全发挥出来；最后要对管理软件实际操作进行人性化设计，要保证在软件的辅助之下，人事档案数字化管理可以得到切实改善。

1.4强化信息之间流通速度

在实施管理信息化建设时，管理人员要注重工作过程，要运用科学化手段，灵活对档案进行管理，以确保档案信息的安全性以及完整性。要注重信息收集、保存以及使用等环节一体化管理模式的实施，要对档案建设、归档以及借阅等工作进行合理安排，以保证档案管理的一体化智能。同时要保证档案信息的流动性，要对档案信息沟通渠道进行不断优化，要根据档案数据库实情，对信息保存程序以及使用程序進行简化与优化，保证资源沟通质量。

1.5营造信息化管理工作环境

除上述几种方式之外，管理人员还应对信息管理环境进行营造，以确保工作人员能够受到氛围所影响，全身心投入到工作之中，这对于管理信息化建设益处极大。相关部门需要对政务信息化建设实行详细设计，且要将档案信息化管理内容划入到该项工作之中，逐步带动管理人员对新型管理技术进行学习，不断对自身管理能力进行强化。同时要建立起配套的激励机制以及培训机制，打造出良好的管理氛围，成功带动人事档案管理工作的发展。

2人事档案管理信息化建设的实践意义

2.1保障人事档案管理工作质量以及效率

传统人事档案管理方式虽然存在着一定的优势，但却无法满足现代信息数据规模过大以及对于效率要求较高等方面的管理特点，所以建设管理信息化工程已经成为了时代的必然趋势。而实施人事档案管理信息化建设，可以将信息技术的优势结合到数据管理之中，使管理者可以高效率完成对档案的收集、整理与管理，不仅工作时间得到了有效缩短，而且精准度更高，使整体工作质量得到了保证。这样可以有效避免以往人工管理模式存在的问题，为档案管理工作的发展奠定了良好基础。

2.2保障信息资源的时效性与更新速度

现代人事档案信息规模极为庞大，且有着随时变更的可能性，这就要求管理人员想要保证档案信息的价值，就需要及时对档案变更内容进行更新，如果是传统纸质档案，更新工作就会极为烦琐，管理人员需要耗费大量的时间与精力来完成该项工作，而数字化管理方式实施之后，管理人员只需调出需要变动的文件，再利用信息技术对其内容进行调换或删除即可，整体工作效率较高，可以保障信息更新的时效性与速度，以便为使用者提供更加准确的数据。同时管理人员可以利用管理工作上所节约的时间，进行管理模式研究或者管理知识学习，这对于档案管理工作而言是十分有利的。

2.3提高民众对人事档案管理的满意度

由于信息在现代社会的作用极大，其传输与获取方式是现代最为重要的资源方式，对于各界的发展都有着不可替代的意义。而人作为社会发展的关键力量，其资源管理方式与信息获得模式自然也是现代社会关注的重点，所以人事档案管理的重要性在这一时代中得到了凸显，人们对其的运用技术也更加成熟，信息化技术的引进，更是使该类型档案管理水平得到了显著提升，这既是档案管理顺应时代的一种表现，同时也是新时期进行档案改革的必然结果。

就人事档案建立与使用的本质而言，都是为了对民众、对社会进行服务的，是以服务大众为原则的。而信息化管理模式的使用，可以成功带动政府部门的数字化业务发展，可以有效促进档案管理水平的优化，能够将档案中存在的优势完全发挥出来。

3结语

鉴于人事档案具有的高资源价值以及高社会价值，管理人员应通过树立人本管理原则、强化管理软件以及加强信息流通等手段，逐步对管理信息化建设工作进行落实，并要对该项工作的实践意义进行分析，充分认识到信息化建设的必要性与作用，可以对该工作予以足够重视，并能够对该项工作进行完善，不断对管理人员的信息化管理能力进行强化，从而有效促进人事档案管理的信息化水平，使其具有的社会价值能够完全呈现出来。