新形势下如何做好公共资源交易档案管理

宋伟

山东日照市公共资源交易中心

新形势下如何做好公共资源交易档案管理

宋伟

山东日照市公共资源交易中心

档案是对所发生过的行为进行的真实的记录，也是国家重要的信息资源。随着时代的发展，公共资源交易档案的管理与改革进程不断加快，如何做好我国公共资源交易档案的管理是我国档案工作的重要内容，本文将论述如何在新形势下做好公共资源交易档案管理工作，进而为我国档案工作的发展奠定基础。

公共资源交易；档案管理；招投标

近年来，由于经济建设的发展，公共资源交易项目越来越多，随之带来的招投标项目的档案管理也越来越重，从硬件设施，到软件上的管理，对档案质量的要求不断提高。尽管取得了一些成绩，但是目前我们公共资源交易档案的管理仍旧存在着一些共性问题。

一、新形势下做好公共资源交易档案管理的必要性

1.为交易提供可靠依据。公共资源交易档案是让调阅利用者认识和把握项目交易发展规律的钥匙，档案管理工作是维护历史真实面貌的重要事业。它把不同交易项目的完整过程真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为有关各方进行反复查考、利用和研究交易历史现象、准确找寻交易是否依法依规完成的可靠依据。

2.使交易更加方便便捷。近年来国家对基础设施方面的投入在不断加大，地方政府对一些涉及民生等方面的投入也在加大，比如，道路建设、水利建设、土地整理、矿产交易等等，这些都纳入了公共资源交易，这些交易涉及面广，涉及资金数额大，涉及权益重。在管理上，就变的比较困难。但是，做好公共资源交易档案的管理工作，就会做到事半功倍，特别是一些大数据的运用，直接加速交易的时间和空间。

二、公共资源交易档案管理存在的问题

1.部门的管理难度大。首先，资源交易部门管理难度大，如今公共资源交易部门类型多样、内部复杂，并且扮演着管理者和内部监管的双重角色，管理者有时会身在经营管理中，很难真正发现公共资源交易档案存在的问题，使对公共资源交易档案进行监督，使其失去本身应有的作用，使公共资源难以实现共享，使档案的制作存在腐败行为。其次，档案的制作有着系列的流程，而监管的失效一定程度上为某些单位进行不规范行为提供了平台，一些档案可能出现虚假情况，使公共资源的服务功能很难有效发挥。

2.管理机制不完善。管理机制不完善主要体现在体制上的管办不分。我国相关规定说明政府采购、工程招标的监管机构和执行机构必须分开建立。但是由于我国目前体制还不是很完善，大多数的行政监管部门与其监督与其监管的交易市场之前普遍存在着行政隶属关系和经济关系。这种裁判员和运动员为一体的模式，没有与之相对应的监管机制，必能实现有效的制约，也不能体现制度的公平、公开、公正的原则。由于我国的公共资源都由政府统一管理，所以，各个行业的行政部门在遇到问题时往往都是从自己的利益出发，制定的政策制度也都是对本部门有益的，没有考虑别的部门的情况，这就给腐败现象的产生创造了非常大的机会。还有一些行业的主管部门领导人认为公共资源市场化配置后，自己手中的权力小了，本部门的利益相对也少了很多，给自己造成了很大的经济损失了权利损失，工作责任也变得轻了，对于公共资源的审核把关以及它的后续监管工作就不是很到位了。

三、做好公共资源交易档案管理的对策

1.明确立档的责任人。档案工作不容忽视，特别是一旦档案出现问题，将对经济发展产生不可估计的损失。所以，对责任人的确定非常重要。首先得确定一个主管档案的领导，然后还要确定一名专门负责档案工作的档案员，也就是专职档案员，做日常档案的维护与管理，对档案进行研究和分析，给经济建设提供给依据。所以，公共资源交易档案工作，看着简单，但是意义却不简单。并不是任何人都可以干得了的，干得好的。档案室，要建设专门的档案室，防水、防潮、防火、防虫等设施一定要俱全。特别是温度上的控制，也要跟上要求。有些纸质的档案，随着温度的升高，会变坏。这些工作都得需要专门的档案人员进行负责。所以，对档案的管理，还要有明确的制度，借阅制度、管理制度等。通过制度来规范管理，通过制度来约束责任人、档案员，来管理档案的日常工作。

2.加强对档案材料的管理。首先，规范收集档案整理材料。按照公共资源交易档案管理的要求，要确定哪些材料是必须归档的，而且归档的时间是多长。是永久还是长期还是30年还是10年等等。采取定期和不定期相结合的方式，及时将档案资料收集、整理，并按标准要求对收集的档案材料进行严格审核，确保材料真实、准确、完整。其次，标准整理档案材料。对所有公共资源交易档案编号，并在计算机上建立档案名册和目录，依次将公共资源交易档案材料归类、入档、装订，最后形成完整的案卷，并清楚标示顺序号，以便于查找查阅。同时还要做好对档案的再利用工作，及时服务与经济发展。

3.完善公共资源交易档案管理机制。首先完善档案管理机制。中心指定专人负责档案管理工作，并制定出台相关档案管法。其次，狠抓流程和细节管理，切实提升档案管理水平。一是注重加强业务学习。组织档案整理人员和档案管理人员认真学习最新出台的档案管理办法，让大家牢记制度要求，落实执行。二是切实提高档案规范性和完整性。对提交的业务档案逐份核对；对拟归档档案进行抽查，发现问题，及时要求档案整理人员进行改正；同时总结梳理档案整理中可能存在的漏洞，提高档案资料的规范性和完整性。三是利用信息化技术，确保档案管理及时到位。对档案整理过程进行全流程跟踪，对档案涉及的相关人员，包括项目负责人、档案整理人员、档案管理人员等的档案管理进度进行跟踪问效。

加强对公共资源交易档案的监督，可以规范公共资源交易档案过程的行为，完善社会主义市场经济体制的发展。公共资源交易本来就与广大民众的利益相关，而公共资源交易档案是对公共资源行为进行的记录，因此公共资源档案进行监督一定程度上也可以促使交易活动的公开公正。

[1]丘秀文.公共资源档案管理研究[J].北京大学,2014年36期.

[2]戴子龙.公共资源交易档案管理与监管体系建设的联系及存在的问题[J].经营管理者，2016年第2期.