多标准管理体系的整合研究及应用

李涛 熊修伟 沈华

摘 要：本文运用系统方法，针对企业实施运行ISO9001、ISO14001、OHSAS18001标准管理体系的现状，运用体系整合理论方法对三大管理体系标准要素进行整合应用，通过对体系手册与程序文件的统一整合，构建整合型的管理体系，便于三大体系的统一实施和运行管理，解决了企业体系运行成本和效率问题。

关键词：管理标准；体系要素；整合

随着全球经济、贸易、金融、生产一体化的发展，有力地促进了国际贸易和国际经济技术合作。企业如何提高自身能力，打通国际贸易技术障碍，参与国际市场竞争，一个共同的认知是建立国际标准化的管理体系。

ISO9001、ISO14001体系认证制度已得到国际互认，世界贸易组织（WTO）所制定的贸易技术壁垒协定（TBT）是所有WTO成员达成一致的协定之一。OHSAS18001体系虽然不是ISO的标准，但已在国际上得到广泛认可和应用。现在国际三大管理体系的实施应用范围很广，从制造业到服务业，从国有企业到私有企业，还包括社会团体和政府机构等。特别是对于外向型制造业，直接参与国际市场竞争，产品制造严格按照国际标准，而且生产过程复杂，对环境影响大，安全生产问题突出，所以对质量、环境、安全管理有更高的要求，目前，几乎所有的制造企业都在积极实施三大管理体系。

1 多标准管理体系实施中存在的问题

企业标准化管理体系的认证，有效地促进了企业的管理工作向科学化、规范化和系统化发展。但是，由于企业生产过程复杂，专业分工较细，质量、安全、环境管理工作基本上是由不同专业部门来承担。为此，企业三个管理体系就会由不同专业部门来分别组织实施，这势必会形成三个相对独立的管理网络和文件系统，导致体系运行过程中出现很多重叠和矛盾之处，组织的各个部门和岗位无法理解组织总的宗旨和方向，管理标准在组织各方面无法得到快速有效的识别和实施，各标准之间的接口连接不清晰。不利于工作标准的完全统一。

在体系运行过程中，由于三个管理体系各自独立地运行和维护，体系培训、审核、管理评审、体系认证等反复进行，造成资源浪费，在实施过程中造成了许多管理工作的重复。

1.1 体系文件的协调一致性不够，导致体系文件复杂

由于企业的管理体系分别建立，管理体系本身的结合程度不够，企业分别建立了三个文件系统，很多可以共享的文件没有共享，如文件资料控制程序，记录控制程序，纠正预防措施程序、内部审核程序、管理评审程序等，所以造成体系文件复杂，现场文件数量多，而且文件管理职能存在着重叠和矛盾之处，管理难度大。

例如：培训计划制定和实施、文件修改、发放和评审、记录管理、现场和作业管理、日常监督检查、不符合纠正、内部审核、管理评审等，需要很多部门花费许多精力用于协调。

1.2 体系程序文件与企业规章制度缺乏协调，结构层次不清晰

企业现有的管理标准主要有两部分构成：质量、环境、职业健康安全管理体系文件和企业发布的各种规章制度。其中管理体系文件包括：质量、环境、职业健康安全手册，程序文件。规章制度包括物资、财务、人事等各方面的内容。

所谓程序文件，即“为某项活动或过程所规定的途径”的文件，企业的规章制度一般是“规定”、“办法”或“实施细则”，从层次上说，应该是程序文件的支撑。但企业的程序文件和规章制度层次界定模糊，造成程序文件和管理办法内容雷同。

如：“经营策略发布”是企业在策略层面上的一项十分有效的管理方法，围绕企业的经营策略进行策划和展开，但在质量/环境/职业健康安全管理体系文件中也分别有类似的程序文件，如《质量方针、目标制定程序》、《环境目标指标、管理方案管理程序》、《职业健康安全目标指标、管理方案管理程序》，其目的是各部门围绕企业质量、环境、职业健康安全目标进行分解，制定措施。

显然，现有的管理标准与体系文件缺乏协调性，即企业每年要进行“经营策略发布”，又要按体系文件的格式，展开质量、环境、职业健康安全目标，企业需对“经营策略发布”执行和质量、环境、职业健康安全体系目标落实情况要分别检查，造成资源的浪费和付出高额的管理成本。

如何避免多体系运行带来的问题，科学构建标准化的管理体系，积极采取有效的措施，减少无谓的工作，将是决定一个组织管理体系有效运作、持续改进和不断提升绩效的关键所在。

2 多标准管理体系的整合研究

一个组织管理体系的各个部分，其目标、特点、共性都有内在的联系和互补性，以科学的方式相互综合，可以形成一个整体，从而建立统一的管理体系，这将有利于策划、资源配置、确定互补的目标并评价组织的整体有效性。三个管理体系标准都遵循PDCA循环和持续改进的原则，都是通过过程管理达到目标。标准为体系的整合预留了接口，使体系整合在不改变标准的前提下变得容易。

2.1 体系共有要素的对比分析

三个体系标准所规定的要素都与其他管理体系的要素进行了协调，或加以整合。通过对三大管理体系的对比研究，可总结出三个管理体系的共有要素。

ISO9001标准与ISO1400/OHSAS18001标准共有要素对应关系如下：

“4.1总要求”对应“4.1总要求”；“4.2文件要求”对应“4.4.4文件”、“4.4.5文件控制”和“4.5.4记录控制”；“5.1管理承诺”对应“4.2环境/职业健康安全方针”和“4.4.1资源、作用、职责和权限”；“5.3质量方针”对应“4.2环境/职业健康安全方针”；“5.4策划”对应“4.3策划”；“5.5职责、权限与沟通”对应“4.4.1资源、作用、职责和权限”和“4.4.3沟通、参与和协商”；“5.6管理评审”对应“4.6管理评审”；“6.1资源提供”对应“4.4.1资源、作用、职责和权限”；“6.2人力资源”对应“4.4.2能力、培训和意识”；“6.3基础设施”对应“4.4.1资源、作用、职责和权限”；“7.6监视和测量装置的控制”对应“4.5.1监视和测量”；“8.2监视和测量”对应“4.5.1监视和测量”和“4.5.5內部审核”；“8.4数据分析”对应“4.5.1监视和测量”；“8.5改进”对应“4.5.3不符合、纠正措施和预防措施”。

2.2 体系要素整合的原则

要素整合不能简单罗列三个标准的各条要素，须经过消化、理解、整合。须坚持以下三个原则：

1）就简不就烦，尽量做到简练高效，对共有要素和公有要求，抓住内涵，尽量合并，不需要分开阐述；

2）做到全面不缺项，在某一个标准要素要求多余另外的标准的情况下，要做到不缺项，保证体系的充分性；

3）从严原则，三个标准相对应条款要求尺度不一致的情况下，从严即可。

上述三个管理体系的共有要素对应关系是质量、环境、职业健康安全管理体系实施整合的基础。基于此，可以将三个体系要素依据上述对应关系和整合原则进行整合，以ISO9001标准为基础，充分考虑环境和职业健康安全管理体系个性化要素，建立统一的整合型管理体系标准要素。

整合型管理体系标准要素，共分5个章节：

（1）整合型管理体系：a.总要求；b.文件要求；

（2）管理职责：a.管理承诺；b.以顾客为关注焦点；c.质量、环境和职业健康安全方针；d.策划；e.职责、权限与沟通；f.管理评审；

（3）资源管理：a.资源提供；b.人力资源；c.基础设施；d.工作环境；

（4）产品实现：a.产品实现的策划；b.与顾客有关的过程；c.设计和开发；d.采购；e.生产和服务提供；f.监视和测量装置的控制；

（5）监视、测量、分析和改进：a.监视和测量；b.不合格品控制；c.HSE不符合控制；d.数据分析；e.改进

ISO9001明确提出了对质量手册的要求，而ISO14001和OHSAS18001没有提出手册要求。因此，应以质量体系手册为基础模式，满足整合型管理体系标准要素，兼顾三个体系个性要求，编写整合型管理体系手册。

2.3 体系程序文件的整合要求

程序文件是管理手册的支持性文件，是为了实现组织有关的目标而对相关的过程进行规范的文件。由于程序文件虽然三个管理体系控制的对象不一样，但它们某些共同的要素进行管理时，其方法和手段就可能一样。例如，三个体系都对文件进行管理要求，而且文件的管理方法、手段和要求基本一样。因此，完全可以用一个程序予以规定。

按照ISO9001、ISOO14001和OHSAS18001標准的要求，不论组织规模大小，性质如何，建立统一的管理体系程序文件数量都必须满足表下表所列要素的要求。

到底哪些要素所涉及的对应的程序可以整合，通过前面的分析和对上表的研究，得出整合型管理体系本身所要求的程序文件的基本类别。

1）共性的控制程序，包括：法律法规与其他要求管理程序；人力资源控制程序；信息沟通控制程序；文件控制程序；监视和测量控制程序；不符合控制程序；纠正和预防措施控制程序；应急准备及响应控制程序；内审程序；管理评审控制程序。

2）个性化的控制程序，包括：危险源辨识、风险评价控制程序；事故处理控制程序；环境因素识别评价程序。

围绕组织业务主流程，充分考虑程序文件可行性和可操作性，合并多余文件、增加环境和职业健康安全体系需要的文件。充分满足各个标准的原则，程序文件尽可能精简，最大限度地兼容环境和职业健康安全管理要求。

将三个标准中的13个条款控制程序文件进行完全整合，如文件控制、记录控制、法律法规和其他要求、方针目标及管理方案、信息交流、管理评审、培训、内审、监测和测量、数据分析等条款；对职业健康安全和环境管理体系的运行控制、应急准备和响应、危险化学品、事故事件报告等4个条款程序控制文件进行了“二合一”的整合；对其它条款产品实现的策划、设计和开发、采购、生产和服务的提供、环境因素、风险控制等特殊的过程控制程序分别进行编写。

3 体系整合运行需解决的几个问题

经过体系手册和程序文件的整合后，组织虽然已经基本上建立了整合型的管理体系，但整合型管理体系的实施和运行，还必需同时有相应的支持工具和资源，如：体系运行管理机构、适应整合型管理体系审核的内审员等。这实际上也是一个整合的过程。

3.1 组织机构及其职责的整合

组织建议整合型的管理体系，目的是为了更有效的开展体系管理工作，而体系运行的实现需要有相应职责和权限的组织机构来实现。整合型管理体系组织机构的确定，应尽量避免和减少职能交叉以及管理重复的问题。设置整合型管理体系运行的管理部门，其主要职责是负责整合型管理体系的建立、运行、协调和监督管理，不断发现管理体系运行中的问题，持续改进。原则上要求组织安全环保和质量部门相关管理职能合并。此外整合型管理体系必须覆盖组织的整个范围和全体员工。组织应重新调整或增加 组织各部门的管理功能，赋予相应的职责和权限，每一个部门管理者乃至每一个员工，都必须有明确的管理整合方面的职责和权限。

3.2 整合型管理体系内审员

整合型管理体系实施过程中应重点培养一批整合型管理体系的内审员。整合型管理体系的实施对组织来说是一个严重的挑战，组织是否有一批合格的整合型管理体系内审员是组织能否保持一个适宜的、有效的整合型管理体系的关键。由于整合型管理体系对内审员的要求除了具备审核方面的知识外，还必须同时具备质量、环境、职业健康安全方面的知识，这也是员工技能的复合问题。组织要引起高度重视，尽量安排熟悉业务、了解质量、环境、职业健康安全基本知识、有一定学历、职称和工作经验、正直的人员加以培训。

3.3 对员工的质量、环境、职业健康安全培训

整合型管理体系是全员参与、全过程的管理体系，因此整合过程中必须加强对各级员工的培训与宣传，增强员工的意识和提高解决问题的能力，使全体员工的意识和能力从单一型向复合型过度，以适应整合型管理体系的要求。通过培训和宣贯，使组织管理整合思想成为组织的一种企业文化，从而确保整合型管理体系的有效实施。

4 小结

整合型管理体系是组织标准化管理的趋势，满足了企业与各类社会组织体系认证的需要，构建同时满足质量、环境和职业健康安全管理的综合管理体系，其实施将对节约企业资源、提高管理效率，持续改进企业绩效发挥重要作用。

参考文献：

[1] 柴邦衡.ISO9001：2008质量管理体系文件.北京：机械工业出版社，2009.

[2] 国家标准化管理委员会.GB/T19001：2015质量管理体系要求.北京：中国标准出版社，2015.

[3] 国家标准化管理委员会.GB/T24001：2004环境管理体系要求及使用指南.北京：中国标准出版社，2005.

[4] 国家标准化管理委员会.质量管理体系国家标准理解与实施，北京：中国标准出版社，2009.

[5] 王雪荣.管理体系一体化关键技术与实用评价方法.北京：中国标准出版社，2007.