加强档案信息化管理工作解析

马宁芳

摘要：如今，我国的社会科技的发展日异月新，带动了计算机网络科技的发展，目前网络科技已经走进各行各业，并且给企业的发展带来了很大的帮助。几年来，我国的很多企业单位在档案管理事业也发展迅速，而网络科技在档案管理工作中得到了很好的应用，有效地提高了档案管理事业的工作效率，使得档案管理工作逐渐实现了系统化、规范化、现代化目标。本文主要针对档案管理对事业发展的重要性进行详细地分析。

关键词：档案信息化；管理；工作；分析

1档案信息化管理的优点

档案管理是一项工作程序复杂，在实践过程中涉及的内容方方面面，传统的工作方式采用的流程非常繁杂，这个工作开展带来一定难度。通过手工操作不仅降低了工作效率，同时还大大地增加了工作时间，难以满足阅览人员的需求。如今，随着计算机网络信息的发展，在信息技术不断发展的推动下，现代化的档案管理工作可以有效地解决了传统的复杂的工作流程。利用计算机信息技术来做好档案管理工作，有利于企业的长期稳定地发展。

1.1 能够提升检索速度、提高检索准确性

在传统的档案管理模式中，档案管理人员对信息的录入以及需要使用档案信息的相关人员都是需要手工操作的，这样的操作方法明显地就降低了工作效率，从而也大大地提高了出错率，不利于档案信息管理工作的发展。自从实现了档案管理的信息化管理模式，极大地提高了信息的查询效率，有效地解决了传统的管理模式中笨拙的操作方式，大大地降低了出错率。

1.2 提高档案信息利用率

随着社会的不断进步，人们对环保意识也掳爱越重视，在在企业工作过程中，单位办公室都逐渐执行无纸化模式，使得办公程序的自动化技术得到明显地提高，但是这无形中就使得办公数字化与纸质的档案保存方式产生了巨大的矛盾。自从企业单位的档案信息管理采用了信息化技术的方式后，使得档案管理工作实现了信息化、数字化模式，同时还有效地改变了传统性的档案管理模式，这对减少工作人员的工作难度以及提升他们的工作效率有着重要作用，而且还能解决查阅人员的阅读难度。

1.3有利于实现资源共享

办公自动化技术对档案信息化管理有着重要的意义，其可以帮助企业单位实现档案信息的收集、整理和管理的一体化，逐渐向现代化科技不断靠拢。档案的信息化管理同时还可以对档案信息进行分类保存，这给使用人员在查阅过程中提供了便捷，使用人员可以根据自己的信息性质有目的性地寻找，这样可以极大地减短了查找时间。

1.4 提升档案管理工作效率

在这种网络信息技术不断发达的背景下，档案信息日常的管理过程中，相关档案管理部门可以利用现代化科技的自动化技术来完成档案信息的收集、整理、归档、保存以及使用过程。通过自动化管理模式可以提高档案信息管理的工作效率，减少人工手工操作的失误，同时还可以改变传统性的纸质的档案管理模式，从而实现了档案信息管理工作逐渐走向信息化、智能化和现代化的目标。

2档案信息化管理的必要性

.1 转变管理理念

当云时代不断深入的过程中档案管理工作正在向着信息化、智能化领域发展，信息化的档案管理工作有效地解决了工作人员的复杂化，减轻工作人员的工作负担。 因为计算机网络技术的发展迅速，为了满足档案工作的发展需求，如今的档案管理工作不仅仅只针对纸质的信息录入为电子版的形式，连档案的录音、录像以及相片等也归纳为档案管理工作范围之内。之所以不断地优化档案管理工作，不仅是为了顺应时代潮流，而且还是改变传统工作模式的一种途径这对提升档案管理工作效率，给人们提供更简单、更便捷的方式。为了满足现代化企业单位的发展需求，相关单位部门应该要加强引用现代化的信息技术，不断地优化档案管理理念，从而促进档案管理智能化、信息化。

2.2 创新管理方法

由于社会经济科技的发展日异月新，使得每个企业单位的都在蓬勃发展，对企业的发展有着很大的积极的有影响，尤其是档案信息的管理工作对企业的发展有着重要的意义。在实践过程中，一些人认为档案管理给企业带来的效益并不大，这种想法是错误的，所谓的档案管理其实就是对整个企业的发展目标、商业机密等重要的记载和管理，如果不对其加强管理，将会严重地影响着企业的长期稳定地发展。如今，企业单位的市场竞争力十分激烈，在这种背景下，想要企业在激烈的竞争市场中立足，就必须加强管理档案信息，不断地优化管理体制，转变企业对档案管理理念，不断地改革创新，为企业的长期稳定发展提供有利的条件。

2.3 完善内部管理

如今，很多企业单位并不重视档案的管理工作，使得档案信息容易出现泄漏等现象，从而不利于企业的健康发展。由此可见，企业的发展离不开档案管理工作。因此，在实践过程中，为了使档案管理工作实现智能化、现代化，企业在发展的过程中，就需要完善相关的管理体系，将健全的制度制定出来，贯彻落实好档案信息管理的各个流程，每个工作环节都需要根据相关规定和标准执行，明确好各个岗位的工作职责，才能把档案管理工作做得更完美，从而促进企业单位的发展。

2.4 要有先进的设备和技术

在实践过程中，为了能够促进档案信息管理工作正常开展，在工作的过程中，电器设备是档案管理工作的资本，是保证档案信息管理工作的硬性条件。为此，为了实现档案管理工作的智能化、科技化的发展，相关企业单位要给予档案管理部门足够的设备仪器，保证计算机网络设备的齐全，才能给予档案信息化管理最基本的保障。随着计算机技术的不断发展，如今，档案管理工作也逐渐地实现了信息化，在工作过程中，必须要着手对工作人员技能的培训，使其能够技能理论相互结合。例如：具有一定的计算机技术地最基本的条件，还要有扎实的专业知识。由于档案管理工作是比较繁琐的，而且系统性很强，基于此，这就要求档案管理人员要有耐心，并且在工作过程中要仔细的进行工作，同时还要具备良好的职业道德，唯有如此，才能保证档案信息的真实性和实效性，保证档案信息的安全，从而确保档案信息不外漏。

2.5 加强档案信息化管理的安全工作

都知道，如今虽然网络技术已经得到良好发展，并且对人们的工作和生活有着重要的意义，但是网络信息也有漏洞，不能保证其是十分的安全，网络信息容易遭受到不法分子的入侵盗走档案信息，也会有其他黑客、木马等病毒的入侵，导致有些档案信息被盗或者消失等情况。为此，档案管理人员要加强对档案信息的管理，还要定期的做好计算机设备杀毒工作，晚上好計算机防火墙，从而保证档案信息的安全性。同时，作为一名合格的且专业的档案管理人员，在接触档案信息时，务必严格按照相关规定要求，严格按照程序走，不能随意打开任何的档案管理系统，确保档案信息的安全性。

4 结束语

综上所述，档案信息管理工作对企业发展的重要性不言而喻，由于档案管理工作是一项系统性强、结构性紧密的一项工作，因为，在管理工作过程中，需要每个部门已经每个工作人员的积极配合，才能把档案管理工作做得最好。基于此，企业单位要重视档案的管理工作，积极优化档案的管理模式，完善好相关的管理体系，加快档案信息化管理的进程。同时，还要不断地提高档案管理人员的综合素质水平，端正管理人员的管理态度和理念，增加管理人员的档案管理对企业发展的重要性的意识，才能更好地保证档案管理工作做得更好。

参考文献：

[1]浅析人事档案信息化管理工作[J]. 凌玲. 科技展望. 2015（36）

[2]高校档案信息化管理工作改革与创新发展[J]. 郎志英. 信息化建设. 2016（01）

[3]安全生产监管部门档案信息化建设现状、问题与对策[J]. 姚晶. 信息化建设. 2015（11）