浅析国际合作项目中的沟通管理问题

刘颖

【摘 要】随着我国航天产业的飞速发展，近年来，在国家层面的驱动下，我国与其他国家在航天方面的合作越来越多。论文结合作者在国际合作项目中的具体实践，对于国际合作工程项目中的沟通管理问题进行探析和研究，主要就ZK项目案例分析了作者在沟通管理中遇到的問题和解决方法，而且对项目后续合作中的沟通管理提出了改进意见。

【Abstract】With the rapid development of China's space industry， in recent years， under the driving force of the national level， China's cooperation with other countries in space has become more and more. Combining with the practice in international cooperation projects， this paper analyzes the communication management problems of international cooperation projects， analyzes the problems and solutions that author encountered in communication management of ZK project， puts forward the improvement suggestion for communication management in project subsequent cooperation.

【关键词】国际合作；沟通管理；改进建议

【Keywords】international cooperation； communication management； improvement suggestion

【中图分类号】F279.23 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0017-02

1 引言

随着航天事业的发展壮大，中国航天已经走出国门，有关的一些技术和地面设施也已经实现出口，与国外航天技术强国共同合作研制产品的模式已经开始启动。某遥感相机（后续简称ZK项目）就是采用中外共同研制的合作方式研制产生的。如何与文化、语言、背景都差异极大的外方在工程项目上开展合作与沟通就显得极为重要。故本人结合ZK项目的具体实践，对于国际合作工程项目中的沟通管理问题和解决方案进行了简单地探析和研究。

2 ZK项目的沟通过程管理

2.1 国际合作项目的沟通技术选择问题

项目沟通计划是确定利害关系的信息交流和沟通要求。规划沟通旨在对干系人的信息和沟通需求做出反应，如谁需要何种信息，何时需要，如何向他们传递以及由谁来传递。作为沟通计划依据之一的沟通技术是指与项目干系人沟通或他们之间互相沟通的方法，形成书面的、口头的、电子邮件、正式情况报告、会议、在线数据等。

ZK项目在商贸合作合同签订时就在合同内规定了项目全周期双方会议面谈的工作内容、时间以及每次会议面谈双方必须形成的成果形式。因其国际项目的特点决定了合作的各方不可能经常性地开展面对面沟通。在沟通技术上选择的是重要工作节点的会议面谈加平时传真沟通。但由于ZK项目为双方共同研制，有大量接口、研制规范和方案设计需要双方进行多次的人员交流来确定，平时简单的传真沟通已经不能满足项目研制的需求。而一般来说，派出一位专家，需要两个月时间办理各种手续，而且需要专家自己办理，最快的也要20天左右，这严重影响研制工作。故及时调整了合作双方的沟通技术，增加了一项沟通技术，合作双方建立一条专用网络通道并安装SKP软件，加上摄像头可以实施网络在线会议与联络，这样可以定期召开这种线上交流会议，以便及早发现问题，参加人员包括所有项目团队成员，至少包括每个职能部门的人员参加，这样弥补了不能经常见面往来带来的问题，也可以增加双方交流的次数，在后面的设计实施中提高了效率，保证了项目按照研制节点顺利进行。

2.2 国际合作工程项目的信息发布语言差异问题

发布信息指的是按计划向项目干系人提供相关信息的过程。语言问题在国际合作交流中向来就存在，在工程技术领域的技术合作中该问题就显得尤为突出。只有双方克服语言带来的沟通障碍，才能确保信息被正确发送和接收，确保收到信息的反馈。

ZK项目商务合同中规定我方为技术责任单位，除要完成自己负责分工产品部分研制工作，还需对外方产品技术方案和产品质量进行审查，双方研制产品的接口也需要双方通过技术文件签字确认，由于双方语言不同，外方提供的技术文件资料全部为外文，这就需要对外方提供的技术文件资料进行翻译，确保翻译的准确性就成了一大挑战。在以往的国际合作项目中就因为对外方提供的工程技术文件的翻译问题导致对技术方案理解不全面，进而影响了对整个技术方案和接口的协调把握，导致在后续的生产加工过程出现反复，严重影响项目的进度节点。

故从ZK项目商贸合同谈判开始，我方就设置了该项目的专职翻译人员，使其一直跟进该项目工程文件资料的翻译和各类会议交流的现场翻译工作。在项目进展的过程中，翻译人员前期要查阅项目工程设计文件，以便对项目的产品组成、技术状态和研制流程有初步了解。对外方技术交流文件也是翻译人员和技术人员反复讨论并充分理解其原理的基础上进行翻译，以保证译文的准确性。并且译文的排版形式均按照中外文双语对应形式编写，方便技术人员对某处译文存在异议时可对照外文迅速校对审查。同时注重对翻译团队的培养，以旧带新，对于新入职的翻译人员进行遥感相机专业基础知识讲座，并以各类技术报告来进行练习测试，以提高其专业技术翻译水平。

2.3 问题登记簿在管理干系人期望中的应用

管理干系人期望是指为满足干系人的需要而与之沟通和协作，并解决所发生的问題的过程。故要在充分理解干系人需求的基础上，灵活运用沟通方法，要使用好问题登记簿这个工具。

针对ZK项目合作双方各类会议的交流沟通非常频繁，每次沟通后必须确认沟通信息明确合作双方的需求，故每次项目情况评审会议、问题解决会议和项目技术评审会议沟通的内容我方都会做好沟通记录，形成沟通纪要，并通过传真形式与外方确认，用问题登记簿的方式对工程中的问题进行澄清与陈述，分派工程问题的解决人，并规定问题的解决日期，从而避免由于问题未解决而导致冲突与项目延误。 这样有利于各方对沟通情况有一个了解和确认，使整个沟通有一个较好的开端和收尾。同时我方也会对纪要中的结果进行确认和跟踪。例如在某次例会上项目组达成了五项共识并形成了会议纪要，那么项目经理就需要确认已达成的5项共识是否得到了有效执行？是否需要将执行情况报告给相关干系人？直至沟通结果按预期执行，以满足干系人需求。（见表1）

3 改进建议和措施

3.1 专用信息沟通平台建设

目前，ZK项目信息沟通中使用最多的是会议和传真，而在实际的工作中常常会有三维设计模型等大容量的文件需要传送。这是以上两种沟通方式无法传递的，由于涉及安全保密问题，以往通常是将此类文件刻成光盘通过大使馆或者双方公司交由其他项目出访人员携带，但这种沟通方法受到许多条件的制约且效率低下，因此有必要建立一个互相兼容，稳定有效又安全的数据库或FTP站，让项目组成员之间，不同地域项目相关者之间能够有效沟通和传输资料。当然这种数据库，由于牵涉到网络安全问题，必须采取特殊的保密安全技术，通过网络授权的方式，使得已有权限的使用者能通过密码连接去数据库下载或上传资料。

3.2 加强绩效报告的效率

ZK项目现已完成前期的方案设计工作，进入了产品工程实施阶段，及时准确地掌握项目绩效情况显得尤为重要。故双方应该充分利用现代通讯设备、互联网所带来的好处，减少直接交流的次数。为加强绩效报告的工作效率，可考虑在对方国家建立沟通联络处，我方作为技术负责方可派出人员常驻对方国家，负责监督外方研制进展情况，一旦发现项目出现较大问题或可能潜在问题时，及时与对方项目负责人沟通，并向国内项目负责人汇报情况，这样既有利于双方互相了解，又可避免双方工作的交叉。

4 结语

国际合作中良好顺畅的沟通是项目顺利进行的重要保证，如何处理好沟通问题是项目管理过程中的重要一环。以上只是本人通过一些工作实践对国际合作工程项目中沟通管理的初步探析，国际合作工程项目中的沟通管理虽然也讲究具体问题具体分析，要根据项目的不同情况灵活实施，但确实也有许多共性可循，需要我们不断实践去探索学习。

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