大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用分析

冯娟

摘 要：随着信息技术的迅猛发展，为我国的企业经营带来了强有力的推动作用，同时也为企业的革新与发展带来了新的挑战机遇。基于大数据基础下的企业文书管理工作，对于提升企业在市场竞争的位置具有不容忽视的作用。运用信息技术进行企业档案信息管理，可以有效的保证企业档案信息的利用率、完整性，为企业今后的可持续战略发展提供有力的保障。本文针对现阶段企业文书档案信息化管理水平进行分析，以期为企业的文书档案管理工作提供更多的借鉴。

关键词：大数据环境；企业文书档案管理；信息化管理及利用

企业文书档案是记录企业日常经营管理活动的重要凭证，文书档案管理的完整高效是保证企业在激烈的市场中站稳脚步的重要保证，可以为企业日后的发展战略提供详细的资料参考。文书信息化管理工作在现阶段的大环境中已经逐渐普及。以大数据文基础的文书档案管理具有显著的存储空间大、检索灵活、存储周期长的优势，是企业需要不断调整前进的一个方向。

一、大数据环境与企业文书档案管理

（一）大数据概述。大数据是基于人类高频的网络行为衍生出来的一种用来记录与存储数据的重要手段。人们的网络行为越频繁，大数据的记载容量就越大，便逐渐发展成数据丰富、结构复杂的一种数据类型[1]。在信息呈爆炸态势发展的今天，哪家企业掌握了信息的主动权，就意味着哪家企业掌握了行业致胜权。并且，现如今人们越来越重视对数字资产的保护工作，大数据的掌握不仅仅是占有数量庞大的资源，同时还用在此基础之上进行加工整理，才能充分发挥大数据的利用价值，帮助企业实现进一步的发展提升。

（二）企业文书档案及其信息化管理概述。企业文书档案涵盖文字、图案、视频、代码等多种形式的内容，是详细记录企业经营发展动态特征的重要保障。信息化的企业文书档案管理工作可以实时的将企业的相关信息传输进网络媒介当中，并通过网络技术进行分类处理，方便用户突破时间与地域的局限查询指定文件[2]。并且，通过网络技术将信息转化为电子模式，大大延长了文书档案的存储时间，并且可以实时的进行传输与修改，提高了企业文书档案的利用率，为企业在经济的市场竞争中提供了高速制定挑战部署的重要手段。

二、大数据环境中企业文书档案管理的具体内容

（一）企业文书档案数字化管理。企业文书档案传统的记载方式为纸质，通过纸质文件进行信息的记录、归整与存档工作。但是由于企业一般都具有复杂的经济结构，所以会产生种类众多、数量冗杂的各类资料，通过纸质资料进行文书档案存储工作，一方面增加了工作人员的劳动强度，一方面由于任务繁重，在文档资料得记录归整工作中，极易发生错误与疏漏，不能保证资料的客观完整。并且，纸质资料不方便调取，在查阅过程中，会耗费较多的人力物力。相比之下，信息化的档案文书管理技术通过智能化操作，将文书资料已电子的形式存在海量的储存空间中，方便资料的实时传输，当有错误发生时，可以及时的进行调取并做出修改。以數据信息的形式存储文书档案，是企业文书档案管路中的重要内容。

（二）企业文书网路化管理。企业的文书档案通过电子形式进行记载，还需要计算机网络技术的辅助实现资料的实时存储。通过网络技术的介入，可以将不同层次、不同类型、不同地域、不同范围内的数据进行统筹分析。当用户查阅经过网路技术分类处理过的数据时，可以高效的检索目标文件。经过网络技术分类处理过的文书档案也具有资源高度共享、信息查询便捷化的特征。网络对于文书档案的意义在于可以实现网络借阅、网络隔离、网络检索、网络复制、网络分类等多种功能。

（三）大数据环境中企业文书档案的信息化利用。企业文书档案的保管意义在于为用户提供有效的利用价值。企业文化档案管理设计公司的科研成果、人事管理、财务管理等多种内容，具有非常珍贵的价值。所以，在文书档案的管理工作中，需要结合用户的具体需求丰富文书档案的资源与服务形态。并通过电子邮件等现代化的信息查询方式，为用户提供便捷的检索渠道。并利用各个地区的网络为用户提供资料下载机会，并对下载过资料的用户进行服务追踪，在全国范围内对企业文书进行推广。

（四）企业文书档案安全化管理。保障企业文书档案的管理安全是信息时代下档案管理工作的重要任务之一。基于数据大环境下的网络环境较为复杂，会有不法分子利用企业网络建设漏洞盗取企业针对的信息。所以，为了安全维护文书档案管理工作的安全性，在实际的管理工作中，需要不断对文书档案管理工作进行改革，不断对系统进行升级维护，保证企业文书档案的安全性。为了有效规避网络风险，工作人员在操作过程中需要养成良好的操作习惯，为计算机系统建立防火墙，强化保护措施，同时。配备专业的杀毒软件，保证在发现病毒苗条时，及时进行扼杀。

三、结语

随着科学技术的发展与普及，信息化的文书档案管理工作成为企业保持不败之地的重要保证，是社会以及企业发展过程中必然去向的一种技术手段。信息化的文书档案管理，相较于传统的纸质文件，更加便于存储，并且由于可以进行批量智能化的处理，大大提高的文书档案存储的效率以及正确性，同时经过网路技术的分类处理，可以为用户提供更加高效，便捷与人性化的资料查询服务，同时，信息化文书档案存储有着巨大的储存空间，便于用户检索各类的文档信息，同时也提高的了企业的经营效益。

参考文献：

[1]库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013，09：50-51.

[2]钟丽晶.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].城建档案，2016，05：22-23.