办公自动化环境下医院档案管理探讨

张云峰

摘 要：办公自动化的应用越来越广泛，它为人们带来了更多的方便，在医院的档案管理工作上同样如此，但是在档案自动化管理的实际过程中，还存在着一些不足。本文探析了办公自动化环境下医院档案管理的特点以及管理过程中存在的问题，并提出了相应的强化措施。

关键词：办公 自动化 档案管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0084-01

引言

医院的档案对于医疗研究等有着重要的参考作用，而档案的管理也是医院的关键工作之一，当前很多医院的档案管理实现了自动化，但是在管理过程中仍存在自动化系统不健全、人员专业能力较差等问题，还需要医院找到恰当的解决方法，提高档案管理的综合水平。

一、1办公自动化的概念

办公自动化指的是利用计算机信息技术处理办公室工作，实现信息的数据传输、发送、存储等，加快信息的流动，增强信息的可靠性。办公自动化突破了传统的手工归档管理方法，在自动化环境下医院档案的管理工作效率能够大大提升，并加强了档案的完整性，对于工作繁重的医院来说，实现自动化档案管理有着重要的价值。

二、办公自动化环境下医院档案管理的特点

1.特定范围内实现信息共享

办公自动化的实现以计算机技术为载体，计算机技术能够使档案的管理更系统、更科学，也摆脱了空间的束缚，查找信息准确率更高、速度更快，同时通过网络技术可以将各个部门的信息管理动态以及工作进展实现共享，省去了人员之间交接信息的时间，工作效率则随之提高[1]。

2.医院档案存储安全性高

医院传统的纸质档案在长时间的存储和翻阅过程中很容易受到破坏，甚至导致信息缺失，或是由于字迹模糊无法明确内容；而年久的影响资料画面质量也会越来越差，这些因素都使档案的存储质量较低。而自动化环境下的档案管理可以规避这些传统问题，档案资料依靠计算机技术实现信息化、电子化，仅需要一个小芯片就能大量存储信息；不会受损，极大的延长了档案资料的寿命；还节约了档案的管理空间和时间，降低了人力投入；查阅资料也更方便、快捷；还可以对档案资料进行权限设置，避免信息泄露。

三、办公自动化环境下医院档案管理存在的问题

1.自动化办公系统不够完善

目前很多医院对于档案的自动化管理还处于摸索阶段，对办公自动化系统的了解也不够深入，普遍存在着软件投入少、软件技术水平较低的现象，严重影响了自动化办公系统的整体水平，加上自动化系统开发商的水平良莠不齐，或是开发团队工作经验欠缺，导致一些软件质量较差，实际使用效果和预计需求存在着巨大差距[2]。

2.医院档案管理人员专业性较弱

医院是一个庞大的系统，不同科室都拥有大量的资料需要管理，即使在办公自动化的环境下，也需要档案管理人员具备较强的专业技能。档案存储方式多种多样，操作过程也需要十分精准，但是目前很多医院的档案管理人员身上缺乏科学化、现代化的档案管理技能，工作开展难度很大，无法很好胜任此项工作；还有些档案管理人员仍旧习惯传统管理办法，没有做到与时俱进，工作效率得不到提升。

3.缺少统一的管理制度

办公自动化为医院的档案管理带来便利的同时，随之也带來了对存档工作的挑战，前文提到很多软件的应用仍旧有纰漏，很容易导致存储功能出现故障，因此导致病人资料外泄，对病人和医院都产生了不必要的负面影响。另外，在办公自动化的环境下，通常存储的只是正式文件，不会存储原始文件，在打印资料、传真机接收文件的过程中也存在着同样问题，导致实际使用资料和档案存储资料信息有出入，影响工作的精准性。

四、办公自动化环境下医院档案管理的强化措施

1.强化自动化系统的建设和维护

医院应该加大对自动化系统的研究力度，并加大资金的投入，不断完善自动化系统的软件和硬件设施，在系统出现障碍的时候及时与开发商沟通，避免系统原因导致的信息丢失或损坏，另外，平时要加强对自动化系统的维护，要定期对软件和硬件设施进行测试，确保其运作的平稳性。再一方面，医院档案管理的自动化需要靠网络作为基础，网络安全也是一项不容忽视的问题，它是医院档案严密性的重要保障，网络安全通常通过数据加密技术、数据恢复技术、防火墙技术以及攻击检测技术来实现，这些技术能为医院档案管理系统营造一个安全的网络环境，从而维护医院和病人的隐私权。

2.建立专业的医院档案管理队伍

随着医疗行业的不断发展，出现了大量的医疗技术和医疗名词，医院的档案数目也会越来越多，即便办公自动化系统的使用十分方便，不过依旧离不开人工的操作和管理，因此需要大力提高管理人员的专业能力来保证工作的平稳进行。对于档案自动化管理能力不足的人员，医院要加强对其知识储备的培训，为其提供更多提升自身专业技能的机会，从而更好的落实到工作中去；另外，在招聘档案管理人员的时候，应该适当提高门槛，多聘请一些专业人员，这样更有助于工作效率的提升和人员支出的减少。再一方面，医院应该制定相应的激励政策，将档案管理人员的工作表现和其职称直接挂钩，这样能够充分调动员工的工作积极性，也能促进员工主动的完善自身专业能力[3]。

3.加强对档案信息的监管

医院的档案管理涉及到很多重要信息，为了保证档案信息的安全和合理性，医院应该加强对档案信息的监督和管理，制定明确的档案管理制度，用以约束档案管理人员规范操作，让医院的档案管理有章可循。档案的管理应该有标准的格式和编号，实现科学归档，当出现档案缺失或是错乱的情况，应该追究相关人员的责任，加强员工的责任意识，不断提升医院档案管理的整体水准。

结论

综上所述，自动化环境下的医院档案管理过程中还存在一些疏漏，医院还要结合自身实际情况，准确的找到问题并及时解决，让自动化系统为档案管理工作带来更多的便捷，从而增强医院的整体管理实力。

参考文献

[1]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘，2015，78：178.

[2]杨永丽.刍议办公自动化环境下医院档案管理工作[J].才智，2015，32：259.

[3]王锦辉.办公自动化环境下医院档案管理工作探究[J].临床医药文献电子杂志，2015，28：5948-5949.