网络环境下档案管理工作创新研究

王安惠

摘 要：随着科技的快速发展，网络已经覆盖到我们生活中的每一个角落，档案管理工作也随之步入到网络化的行列中。无论是任何一个领域不断增加的信息量，它们不仅具有样式的复杂性以及多样性的特点。特别是网络化的工作情景下，信息的传输和处理的速度更加快捷，但信息的安全性保护工作，就需要我们源源不断的更新和研发才能实现的。在我们的工作也和网络的信息化有着密切的关联，就此对它的创新性研究进行分析。

关键词：网络环境 档案管理 创新 研究

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0064-01

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录是它的本质属性。传统的档案信息多以纸质材料进行管理，部分因存放的时间较长容易损坏和遗失，查找信息的工作也比较繁重。但在网络环境下管理工作就会避免这些问题，信息不在考虑存放时间的长短，以及因庞大的信息量还要考虑存放的空间等问题，但也存在着安全性，保密性，时效性等问题。以往的纸质材料的信息几乎都转化为虚拟档案信息，所以我们对网络环境下工作越来越重视，信息的多样性和复杂性，推动着对管理工作的不断创新和研发。

一、档案管理工作主要内容

档案管理工作向着网络管理的趋势转变，档案管理是指对信息进行存放、传递、输出、输入等一系列活动，是为国家、以及各单位之间的档案调控，并辅助他们工作提供档案管理的部门。随着计算机使用程度的普及，档案管理的现代化步伐也得了加速，网络管理也成为了必然趋势。以档案信息在网络中虚拟存放的资源为重心，要加大对技术方面的研发和更新，我国人口呈稳步上升趋势，信息量也不断增加，只有不断完善我们的管理系统才能满足人们日益丰富的需求。管理系统要具有科学的、统一的管理标准、尺度的基础上，还要与计算机信息化的特性相适应，利用现有的企业或单位信息资源，加强对档案管理系统研发，可以提高我们的工作效率，减少工作时间。一方面体现在不再采用以往的纸质收集，另一方面体现在后期的整理归类以及保管。为我们网络环境下档案管理工作，保证其信息的真实性和信息可持续发展打下坚实的基础，使档案管理与各企业或单位的发展需要相适应。

二、创新研发过程仍需注重服务质量

1.创新服务的方案

要开发档案管理系统，可以通过网络终端形成的虚拟数据库，不在受到时间和空间的限制，通过计算机就可以传输和检索信息数据。档案管理系统要与企业或单位的网络实现资源共享，通过思想和计算机操作的培训，可以实现档案服务与企业或单位的服务器连接，最终实现在统一平台档案信息的共享，便于对档案的管理，优化档案管理服务。由于纸质信息已转化为虚拟文件，很多文件是可以通过网络就可进行上传和下载。加强与企业或单位之间的联系，并在平台中提高个性化服务，以便不同企业或单位的需求，减少传统的信息沟通的时间和路途中的资金开销。不仅节省了时间还减少了成本投入。信息的输入是人工操作，容易产生误差，这就需要我们在输入时一定要确保其准确性、真实性、安全性。通过网络平台进行传输，转变了传统的工作任务，可通过建立网络上的上传窗口，就可完成信息的收集，在最快的速度就可上传到终端服务器，再进行按照统一的要求进行收集和归类，减少了工作人员的任务量，大大提高了工作效率和质量。档案信息大部分都有个人的身份信息，这就要确保不能有任何的差错。

2.扩大服务方向

在信息化的社会中，人们对档案的信息需要越来越大，还对档案种类进行细化，这正说明对档案管理的创新与研发的必要性。这样就可以让信息更加清晰明了，更好的服务于人们。这就需要我们扩大我们的服务方向，在拓展方向的同時，也要确保档案信息的采集和整理工作，对信息的分类更加细化，同时为方便信息检索建立目录，把它们存在统一的终端服务器中 ，让更多的用户使用，便于提高工作效率。在这样的信息化时代，工作人员也要有一定的计算机基础，定期进行培训，提高工作人员的操作水平，完善管理系统，有利于工作的顺利进行。

三、档案管理的安全性

在信息化的时代，信息量的巨大以及各种信息通过网络平台进行传递，档案信息要根据统一的的逻辑关系存放，可以通过这种逻辑关系，形成网络档案数据库。众所周知计算机最为担心的是恶意病毒的入侵，在数据库中档案的安全问题是我们一直担心的，这就需要我们的工作人员加强对数据的监管，确保档案存放的安全和完整。如发现病毒入侵，最大限度对数据进行保护。必要时可以法律手段维护自身的合法权益不受侵犯。

在网络数据库中要统一存放的格式，这样便于信息的传递和管理，还能避免由于机器原因不能够打开信息。对数据库的及时更新也是很有必要的，始终让数据库处于良好的存储环境，还要与企业或单位的办公系统形成资源共享，但不能随意的更改存放信息的格式以及内容，因此档案信息的安全性、完整性、真实性得以保障。

四、完善管理系统

越来越多的用户使用我们的系统，系统中存在的问题也会很快的显现出来，这就需要我们加强与反馈用户之间联系，通过总结归纳，在技术人员的大力支持下尽量解决存在的问题，只有不断的更新才能满足人们的要求。信息量的不断增加，为了节省有限的空间，相同资源存放在统一的终端服务器，减少同一资源的重复存在，资源通过网络平台还可以形成互补，减少了不必要的资金开销。通过使用用户之间的协同配合，推进管理工作的快速发展。使我们的管理系统朝着专业化，特色化，安全化的方向发展，更好的服务与社会。目前档案工作所面临的挑战越来越多，他们所肩负的责任就越大，只有与时俱进，源源不断的对网络环境下的档案管理系统的更新和研发，通过对反馈信息中存在的问题就行详细的分析，从而推动系统更加完善，能够真正实现资源共享和互补。

五、小结

综上所述，随着网络化的广泛普及和档案类别的细化，都对档案人员的工作提出了更高的要求。为了更好的在网络环境下做好管理工作，只有不断的创新和研发管理的方案，充分发挥网络的优点。结合自身的实际情况，才能实现档案管理工作趋于现代化，更好的服务与社会。

参考文献

[1]赵辉；《网络环境下的档案管理创新》[J]；图书与档案；2011年02期

[2]姚凤琴；《网络环境下档案管理的创新探讨》[J]；行政管理；2013年10期

[3]白晶昆；《网络时代对档案管理工作的影响》[J]；中国科技博览；2010年36期