档案管理方法的现代化管理思路分析

孙薇

摘 要：社会信息化背景下档案管理现代化已成为必然趋势，也是社会发展到一定程度的必然要求。提高档案管理现代化建设的速度，也是各级档案管理单位需要面对的现实问题。我国档案管理过程中存在很多问题，影响档案管理质量。有鉴于此，本文中笔者主要分析档案管理方法的现代管理思路，为提高管理质量夯实基础。

关键词：档案管理 现代化方法 思路分析

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0061-01

引言

随着互联网技术发展与普及，档案管理与服务工作已经步入信息化时代，给档案管理工作提出更多要求。档案中记录中大量信息资源，记录着各方面的信息。管理人员应该意识档案工作的重要性，借助现代化管理方法，降低工作难度、提高工作效率，为其他工作夯实基础。

一、档案管理现代化概述

所谓的档案管理现代化指的是借助现代化设备与技术，通过先进的管理手段与方法，通过科学管理理论改变传统档案管理方法，逐步实现档案管理的现代化与信息化。档案管理现代化内涵主要体现在三点：

1.数字化

随着现代化科学技术水平提高，数码摄影技术、缩微摄影技术逐渐被广大民众接受，为档案管理模式创新提供技术支持。通过摄影技术、信息技术等将纸质文档转化为电子文件，电子文件存储方便、空间小，节省空间，降低难度。档案资料实现电子化后可以通过互联网进行管理，实现智能化检索，避免出现直至档案腐蚀、虫蛀等问题，提高档案保存效率。

2.虚拟化

档案管理现代化使得档案保存方式新颖化、多样化，档案管理现代化的发展趋势主要方向就是电子储存方式，这种变化也让档案管理方式变得更加快捷与方便，促进档案管理的虚拟化与无纸化。

3.市场化

档案资料主要记录单位发展历程、变化等内容，具有重要作用与价值。档案管理现代化发展，最大程度发挥档案作用与价值，通过联合等方式实现档案资料共享，带动档案管理质量的提高。

二、档案管理现代化现状与问题

1.利用效率偏低

档案管理工作并不是堆叠、存放历史资料文件即可，而是一项有着极强专业性与机密性的工作。按照规范标准保存档案，直接影响单位与企业发展。目前大多数管理者没有意识到档案管理工作的重要性，档案资料仅用于收藏而不是利用，严重浪费信息资源，档案管理工作变得毫无意义。

2.专业人才不足

档案管理县现代化的主力军就是档案管理人员，这些人员既需要掌握先进科学技术知识，又要在日常工作中利用这些技术与知识开展工作，不断更新与维护设备，此外还必须具备较高文化素养与管理技能。但目前档案人员素质不理想，缺乏专业性人才。

3.信息程度不足

大部分当官管理人员档案意识不足，加行管理层不重视，资金投入不能满足工作需要。加上资金短缺导致无法购买现代化设备，技术落后且延迟，信息化程度偏低。待遇偏低高素质人才不愿进入，甚至出现人才流失情况，影响工作的正常开展。

4.管理手段落后

我国档案管理水平整体偏低，部分档案部门并没有利用计算机等现代化管理设备集中处理档案资料，严重者连起码的装订、防火及防蛀设备都没有。档案管理人员工作时依然依靠传统手工方式装订与保管档案，费时费力效率偏低，还影响后期档案查阅与使用。这已成为限制我国档案事业进步发展的主要原因。

三、档案管理中现代化管理措施分析

针对档案管理中存在的问题，笔者针对性的给出完善措施，从转变档案管理理念、推动管理系统建设、强化基础设施建设及提高档案资源利用效率四方面入手，推动档案管理现代化建设。

1.转变档案管理理念

在进行档案管理现代化进程中，领导层起着决定性的作用，他们直接掌握着单位或地区档案工作现代化管理的前途和命运，所以要加快实现档案工作的现代化管理，首先要转变领导层观念，强化领导层档案管理现代化意识。其次，对于档案管理人员，进行科学管理，依靠科技发展，将档案管理中封闭式、被动式服务转化为开放式和主动式服务；同时，对固步自封、等用户上门的传统旧观念进行革新，顺应时代发展，树立科学发展观，有流程、有规划、积极而稳妥地进行档案现代化管理的建设。

2.推动管理系统建设

档案管理系统指的是传递、收集及促进档案信息应用的系统。首先设置档案管理系统的管理权限。安排专人负责系统的数据存储、维护等内容，记录档案管理系统人员的措施，详细记录各方面内容；不断完善档案管理系统的数据存储功能，支持不同存储类型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存储量加大；构建快捷、便利的信息浏览网页。建立完善的信息网页浏览，为用户提供高效、快速的档案信息服务。

3.强化基础设施建设

加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入，划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量，建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架，并配备相关的打印、计算机等设备，同时安装全天安全监控报警系统；其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及實物档案等，录入微机管理；强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。

4.提高档案资源利用率

提高档案利用率，首先将档案进行分类整理，按规范修编档案目录，实行计算机与手工相结合的检索方式，便于档案资料的查阅和使用。其次，加强档案编研，在对档案资源进行开发利用的同时，立足于阅览服务的基础上，对档案信息进行二次加工。最后，狠抓档案服务，开发档案利用实效。围绕“抓服务，促实效”，为来访对象免费提供现场查、来函代查等服务，通过开展多种形式的档案利用服务，提高档案服务、利用效率。

四、结语

总而言之，档案管理工作具有较强的复杂性与系统性，想要做好档案管理工作，必须构建一个科学、合理且系统的现代化管理体系，进而调动各方面工作积极性，加快现代化建设步伐，实现档案管理信息化，挖掘档案管理新型人才，促进档案管理水平的提高。希望通过本文论述，为档案管理工作进步完善贡献一份力量，构建和谐社会。

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