基层单位档案交接工作之我见

莫正茂

摘 要：在机关单位工作的相关人员调动是比较常见的现象，而进行调动时就需要对档案进行交接手续，只有办完交接手续时我们的人员才可以正式的离开自己的工作岗位，这种规定在我们的单位交接中也是比较常见的一种方式，在档案交接工作我们必须事无巨细，及时且有效的传递信息，这样才可以保证我们的档案工作能够在正常的情况下顺利的进行。比如在我们现在的基层单位，档案工作作为一项非常重要的信息管理工作，档案所蕴含的信息是国家非常重视的信息资源[1]。因此，我们需要保证我们的工作在规定时间内有效完成，特别是有人员离职需要交接的时候，交接工作充足才能让档案工作正常进行。

关键词：档案交接 基层单位

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0055-01

一、档案交接现状

在目前的基层单位中，员工流动也是非常常见的一种现象。交接作为新任工作人员快速适应新工作的过程，我们必须要引起重视。通过对目前基层单位的情况的相关调查，我们也发现了在交接过程中存在的以下几个问题[2]：

1.档案交接不及时

如果不保证时间上的有效性，很容易会造成一些档案在处理过程中的错误。我们发现，很多基层工作人员对于交接工作并不重视，他们往往觉得这只是一个形式化的流程，并没有作过多的关注。单位领导更是没有对这些现象做出相应的解决方案。在老档案人员需要离开自己的岗位时，新档案员就要进行办理相关入职程序，但是值得注意的是，我们的老档案人员由于已经要离开了，有很多工作可能没有得到有效的传递。而我们的新档案人员也由于刚入职，对当前的环境并不了解，这样在交接过程中对于档案的责任就无法把控了。有时候在基层单位中，他们对于人员交接的理解只需要交换相关钥匙即可，这使得很多档案管理上的工作无法做到延续。

2.交接手续不够严密

我们需要明白，档案交接工作时一项非常需要重视且严肃的过程，当然人员需要将工作各个细节跟新任职员交代清楚，但是我们了解到的是，在基层单位中，我们的前档案人员对于交接内容并没有做过多的准备，很多需要的注意的事項并没有交代清楚，而新任的人员更是什么都不知道，这样是完全不利于我们档案工作进行的，这种工作程序也是不可取的。

二、做好档案交接工作

笔者认为关于这种交接工作，不仅是对新档案人员的一种要求，对于交接人员更是要明确他们的责任，我们对于档案管理的目的，是需要保证我们的档案资料安全完整[3]，并且能够让档案工作不造成不必要的麻烦。在我们相关法律法规的规定中，有着对于如何进行交接需要关注的问题，根据目前的《档案法》中所阐述的意见，笔者主要做了以下几点总结：

1.将交接工作纳入议事日程

档案交接可以说是单位管理中一项不可忽视的环节，基层单位必须对这种事项引起重视，可将交接工作纳入到议事日程中，这样不仅可以加深工作人员对这件事的印象，也可以明确相关工作人员对档案交接的责任。基层单位的领导更是应该特别关注相关手续完成的完整性。对于离岗人员应该做出相关硬性指示，必须交接完所有工作内容后才准许离开岗位，如果并未办理相关交接手续，必须不得签署相关同意调动的文件，只有这样才能引起我们工作人员的重视，将交接工作作为他们的职责之一，加强负责部门对其的监督力度，必须在其妥当办完手续后才可允许离开，如果存在没有交接直接离职的情况，应到按之前的约定予以处理[4]。

2.离岗人员做好交接准备

由于档案工作的工作性质是非常复杂，它涉及到很多个部门之间的事务，也关系到不同的档案之间的关联性管理，它对于单位和国家来说都是珍贵的资料资源。因此，离岗人员在准备交接之前最好做好充分的准备，才能让新到任的工作人员更快的适应当前的工作节奏，只有这样才能够在未来实际的交接过程中确保我们的交接工作能够顺利持续下去。

关于工作人员的准备工作，可以主要涉及到以下几个方面：首先，在交接之前对于自己所保管的文档进行清理，要保证我们的文档跟我们所记录的相关文件一一对应。第二，有些档案由于一些原因会被借出去，而对于这些没有及时归还的档案我们必须在相关文件中注明未归还的原因，以便后续新到任人员查看。第三，我们的工作过程中不乏一些还未及整理的零碎文件，对于这部分文件必须做到及时清理并按规定存放，这样才可以让档案得到有效的安置。第四，在对于一些档案的交接中，我们最好编制一些表格来管理，才能让这些移交的文档有据可依。第五，移交时撰写移交的相关说明备注也是非常有必要的，有因有果才能让这项过程更加的阳光化。

以上主要是对于我们的离岗人员的一些建议，而对于我们的接受人员，也需要有几项准备。第一，接收方在入职之前就要对当前的工作活动有所了解，这样才能更好的进入角色做好相关工作。第二，在向前任档案员了解情况是，需要多听多问，更好的了解档案保管相关情况。做好交接的准备，可以保证我们的工作有序进行。

3.做好档案监交工作

档案在移交时，必须有第三方人员来行使监交职责。我们的监交人员需要做到认真负责，认真执行我们的责任，这样才能够让移交程序正规化。双方交接人员在其他同事的监督下进行移交和接收等工作，保证相关手续的完整，监交人员更需要做出相应的报告，注明交接的时间、地点以及相关人员等，在交接手续完成后，三人对于交接手续进行签字，才能让工作完整的结束。

4.加强思想教育

档案交接时不乏会出现一些问题，这不仅仅是档案人员业务上的失误，也有可能是由于我们的单位并没有对其进行良好的思想教育，才会导致一些档案人员没有很强的责任心，造成了工作上的失误。因此，交接双方在交接过程中必须保证正确的思想价值观，明确双方在交接过程中应该承担的责任，严格按照单位所指定的规定进行处理，这样才能保证我们的交接手续能够有序进行。

结论

在档案交接过程里，离岗人员和接收人员各司其职，他们都有对档案工作负直接责任的情况，在交接进行前，他们必须要做好充分的准备，这样才能尽可能的降低我们的交接手续失误率。增强两者的责任心，尊重双方的劳动成果，对于交接手续也是有着积极的促进意义的。

参考文献

[1]刘娟. 基层单位档案交接工作之我见[J]. 山西档案，2012，S1：41-42.

[2]李淑娟. 基层单位档案交接工作之我见[J]. 农民致富之友，2012，13：87.

[3]赵广莲. 基层单位档案交接工作之我见[J]. 兰台内外，2013，03：54.

[4]段宝琴. 基层单位档案交接工作之我见[J]. 陕西档案，2013，04：25-26.