浅谈如何做好基层单位档案管理工作

罗允梅

摘 要：档案管理是一项服务性的工作，随着网络信息时代的来临，如何做好基层单位的档案管理工作也就成为社会公众所关注的一个焦点问题。那么究竟采取何种措施，以便更好的推进基层单位的建设，推进基层单位规范化的管理工作也就成为我国各部门急需解决的一个问题。本文就围绕如何做好基层单位的档案管理工作进行简要的分析。

关键词：基层单位 档案管理 工作措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0054-01

档案管理工作复杂且繁琐，有着大量的信息数据需要收集以及整理，有着较强的系统性。故此，就对基层单位档案管理人员提出了更高的要求。然而，我国各基层单位的档案管理工作还存在着一些问题，影响了档案管理工作的开展。为了更好的推动基层单位档案的管理，就需要与时俱进，积极创新管理模式。下文就如何做好基层单位的档案管理工作进行探讨。

一、基层单位档案管理工作存在的主要问题

1.没有高度重视档案管理工作

档案信息资料能够为各职能部门的工作提供数据参考，其记录了一个单位的历史与发展，可以促进各职能部门有关工作的开展。然而，在我国有些基层单位中，还有一些管理人员没有高度重视档案管理工作，主要表现在以下几点[1]：

1.1一些高层领导对档案管理工作的认识缺失，认为档案管理就是抄抄写写，并没有真正认识到档案管理工作顺利开展与否会为各职能部门今后的工作有所影响。

1.2一些领导没有认识到一个有效的档案管理工作有助于为各职能部门的监督与检查提供依据。

1.3一些基层单位尽管认识到档案管理工作的意义，但是却没有提升其在工作中的地位。

1.4一些基层单位的档案管理员是兼职的，工作繁重而不能及时整理档案，造成档案囤积。因此，在我国部分基层单位中，还存在着对档案管理工作认识不足的现象。

2.管理人员的综合素质较低

在档案管理工作中，管理人員的工作就是对信息资料进行收集，然后对其进行分析以及处理，再将这些数据资料进行保存。因此，管理人员综合素质的高低就会对档案管理工作的质量有着重要的影响。然而，从我国一些地方基层单位的管理工作中可以得知，一些管理人员的专业能力较低，对先进的设备没有很好的掌握，一些管理人员专业知识的缺乏也制约了档案管理工作的开展，这就极大的制约了基层单位的可持续发展[2]。

3.信息化程度较低

随着科学技术的不断发展，信息化时代的来临，在人们的工作生活中，信息化技术得到了广泛的运用。现如今，许多企事业单位都建立了办公自动系统，在工作中逐渐配备了现代化的管理设备。然而，我国一些基层单位的办公设备却非常落后，还停留在纸质档案与现代化信息档案之间，这一现象在我国地方基层单位尤为明显。此外，也有一些地方基层单位虽然认识到信息化技术对推动工作的重要意义，但是其档案管理设备较为落后，数据资料难以进行有效的移植，所以经常会出现数据丢失的这一现象[3]。

二、完善档案管理工作的主要策略

1.领导要加强对档案管理工作的认识

在基层单位的各项工作中，领导的重视程度会影响工作的开展程度，因此要想切实做好基层的档案管理工作，那么就需要相关领导加强对档案管理工作的重视程度。要采取有效的措施，来推动档案管理工作。首先，加强对档案管理工作的思想认识，可以设立专门的工作小组，对基层单位的档案管理进行专项负责[4]。其次，要不断完善档案管理制度，使档案管理工作做到有制可依，有据可查。设置专职档案管理工作人员，并对档案管理工作人员进行定期的考核，确保他们能够严格遵守档案管理工作的规章制度，能够服从领导的各项安排。

2.提升管理人员的综合素质

在档案管理工作中，管理人员的综合素质的高低会对管理工作有着直接的影响，故此，相关领导也应该重视提升管理人员的专业能力。要通过多样化的方式，来达到提升工作人员专业素质的目的。可以定期组织管理工作人员，让他们去参加专业化的培训，使他们能够掌握当前的先进技术技能，从而提升他们的管理能力。另外，各单位还需要对管理人员进行定期的考核，要将他们考核的结果与工资待遇相挂钩，这样才能激发他们的工作热情。而对于那些考试不合格的管理人员，可以再给予一次考试机会，如果依旧不能够通过，就予以辞退处理，这样才会给管理人员一定的心理压力，使他们能够积极的参与到日常的工作培训之中，会切实认识到档案管理工作的重要性，才能够建设一直高素质档案管理队伍。

3.加强基层单位的信息化建设

随着网络信息时代的来临，计算机技术的发展，在人们的工作生活中，计算机信息技术被广泛的应用与其中，极大的促进了各部门工作的开展[5]。因此，为了更好的推动基层单位的档案管理工作，就需要与时俱进，要不断加强基层单位档案管理工作的信息化建设。首先，要不断加强资金的投入，要购买一些先进的档案管理设备或者软件，从而为管理工作打下良好的基础。其次，要不断加大对管理软件的开发，要与各单位的实际情况下相结合，重视管理软件的通用性以及对接性，这对于保存数据防止数据丢失有着重要的作用。此外，各单位可以建立电子文档资料工作，可以统一软件的使用，这对于实现数据查询，实现数据的统计以及下载有着重要的作用。

结语

综上，在各职能部门的日常管理工作中，加强对档案的管理工作极其重要，可以为各职能部门今后的发展提供数据参考，因此就需要加强对各单位的档案管理工作。相关领导要加强对档案管理工作的认识，建立完善的档案管理规章制度；要不断的提升管理人员的专业素质，对他们进行专业的培训；要与时俱进，不断加强基层单位的信息化建设。如此，就能够进一步推动基层单位档案管理工作的开展。

参考文献

[1]闫明霞.如何做好财政局档案管理工作[J].科技风，2016，03：52-53.

[2]魏平.浅谈如何做好档案管理工作[J].才智，2013，05：316.

[3]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2010，01：157+159.

[4]朱文彤.浅谈如何做好档案管理工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010，01：20.

[5]史寒冰.浅谈如何做好财务档案管理工作[J].交通财会，2010，04：84-85.