做好数字信息时代背景下的学校档案工作

李彬彬　吕芳

摘 要：档案作为学校各方面情况的真实记录，它承载着学校的发展变革，记录着学校工作方方面面、点点滴滴，是促进学校各方面科学发展的重要依据，伴随着学校数字信息化的进一步推进，学校档案室建设和档案工作却陷入了一个较为尴尬的状态。如何才能在新形势下保障档案完整，跟上时代步伐，不断促进档案管理规范化，保证档案管理工作有序进行。

关键词：数字化 档案

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0047-01

一、学校档案建设的现状，以及发展趋势

1.学校档案建设现状

1.1学校数字化建设逐年推进和提升，但领导对档案室的现代化建设关注的不多，绝大多数学校档案室仍处于十几年前的老样子，设备陈旧，观念陈旧，档案工作仍处于原始状态。数字化档案建设前期投入资金大，档案数字化采集工程量大。设备的采购，软件的配备，人力的投入，需要资金的支持；一本档案实体从拆卷校对、扫描采集、图像处理、校对审核、装订还原、电子数据归档，需要人力和时间的保证。这更使得学校档案数字化建设任重而道远。

1.2当下，各方面形成的材料、稿件的数字化程度越来越高，电子稿件不能及时归档，材料流失过大；学校档案管理人员绝大多数为兼职，岗位职责的边缘化，专业性不强，也阻碍了学校档案建设的健康发展。

诸如此类种种因素，限制和影响了学校档案现代化、数字化的发展。

2.档案管理发展趋势

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向，将传统纸制材料转换为数字化信息，通过专业的档案管理系统提供快捷方便的档案信息服务，提高档案的利用率和管理效率，必将是档案管理发展的趋势。

二、学校档案数字化管理的优势

1.将原始纸制档案转变为数字化档案后，增强了对档案原件的保护，档案使用相对更加安全；通过档案数字化处理，同时也防止了档案篡改行为。

2.一旦实现了对档案和档案材料收集、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，可以使阅档变得非常简单，按照档案管理流程，经过管理员授权，学校内部领导和有关处室可以在各自办公室查阅所需档案，外来查档人也可以通过网络实现远程阅档。这既提高了工作效率，也提升了档案工作服务水平和质量。

3.用“功在当代，利在千秋”来形容档案数学化建设一点也不为过。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为机读档案，避免了纸张和人力的浪费，节省了占地空间，提高了检索、查阅效率；即时归档，即时提供利用，为领导决策提供详细准确的信息，为社会大众提供即时准备的服务。以学籍档案为例，毕业多年的学生办理出国、失业证、确认工龄年限等证明，都需要详细准确的档案信息，管理员授权下的网络远程阅档，可以减少跑腿、查阅时间，为查档人提供最为便捷的档案服务。

三、现阶段做好档案工作的思考

1.建立档案管理网络体系，把好档案材料收集关

1.1针对学校档案专业管理人员缺失，大多为兼职人员从事，岗位职责边缘化，专业性不强的特点，结合学校工作实际，建立以学校办公室为主体，各职能处室为分支的档案管理网络体系，协调各部门，形成自下而上的档案材料传递网络，有针对性的避免档案材料的流失，做好档案初期的收集工作。

1.2学校办公室做为学校档案管理的主体部门，定期组织分部门档案员业务学习，明确归档范围，增强档案意识，学习档案知识，切实减少档案资料遗漏发生，不断完善档案管理流程，努力加强学校档案建设。

1.3分部门档案管理员要把档案的收集工作放于平日日常工作中，对于在归档范围内的材料要随时形成，随时收集，防止档案材料的流失，为档案立卷归档做好坚实的材料基础。

2.充分利用现有设备资源，实现档案管理现代化

目前在学校没有投入专业档案管理系统的条件下，如何能更好的利用现有的设备资源管理好档案，实现档案管理的初步数字化？

2.1对于管理类档案，我们采用“两条腿”的方法，即形成纸制档案材料按件装盒成档，又按照档号采集数字信息，录入“金宏办公”“学校档案”模块，进行“数字化”管理。

2.2对于实物类档案，我们按年度整理归档，采用大流水号，将学校建校以来所获得的奖牌、奖状、奖杯等实物进行梳理、编号，录入“金宏办公”“学校档案”模块，实现“数字化”管理。

2.3随着“数字化”管理档案的逐年推进，通过计算机检索，在档案查阅方面大大节省了查找名录的时间，方便了阅档，提高了检索准确率和利用效率；将传统的纸制档案变为数字化机读档案后，避免了因多次复印而造成的纸张浪费，对档案原件起到了保护作用，档案的使用更加安全，提高了档案的利用率和管理效率。

3.努力提升个人业务素质，提高档案材料利用率

3.1档案工作者要在扎实的档案管理理论基础上，要注重计算机知识、信息技术的学习，积极运用现代化的手段和先进的管理方法，努力使自己成为适应数字化和现代化档案建设需要的复合型人才。

3.2档案工作者需要极大的细心和耐心面对各种档案材料整理、统计、检索……容易产生职业疏远感和压抑、失落的心理；同时日复一日单调的、重复的劳动，容易产生乏味、烦躁情绪。这就需要档案工作者实时调整自己的心理状态，从自身认知上改变传统工作模式，提高档案责任意识，调动自身积极性，用开拓创新的精神去开展工作，煩躁的心理就会自然消退。

3.3档案工作者要熟悉“家底”，对于分管的档案材料要做到心中有数儿、心中有底儿，改变重“整理”轻“利用”、“你来要，我才找”的被动服务，逐步实现档案资源共享，让档案“活”起来，充分发挥档案为学校发展与教育教学服务作用。

这些档案中包含着一个学校历年发展的重要节点，这些档案中记录着较为隐秘且重要的信息……作为一名普通的基层档案工作者，亦能深深体会到档案工作对一个单位的重要意义，亦能深深感受到一个档案工作者的无奈，学校档案工作任重而道远。2014年5月中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，为新形势下做好档案工作指明了方向，提供了保障，也为我们档案工作者提供了更高更远的舞台。在新的机遇下坚守我们的本职，实现档案&档案人的价值。

参考文献

[1]张照余 档案信息化理论与实践 中国档案出版社

[2]冯惠玲 电子文件管理国家战略 中国人民大学出版社

[3]《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》 2014

[4]《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》 2016