浅谈疾控中心收集专门档案的管理现状

孙喜芬

摘 要：疾控中心作为卫生系统的特殊行业，疾病档案的保存与管理成为疾病预防与控制的重要依据。笔者总结了近几年疾病类档案的经验，查阅了相关文献，结合该类档案的发展趋势，写出此文，希望为该类档案的整理提供帮助，便于管理。

关键词：档案管理科学方法 档案安全

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0024-01

一、引言

疾控中心作为卫生系统，衍生出特出的资料及信息，它不像医院病案，国家有相应的规范制度。作为档案管理人员，围绕职责，谈一下我们近几年列入、整理专门档案集中管理体会。

那么笔者工作青岛市疾病控制中心，如何保存疾控信息材料？疾病防控工作在高度重视的今天，如何管理疾控中心这些有效材料信息，成为档案管理者的新问题。过去我们的档案由单纯的文书档案，逐步发展到科研、基建、照片等档案，同时制定了一整套管理办法。随着国家国家十三五规划“深化医药卫生体制改革，坚持预防为主的方针，建立健全基本医疗卫生制度，实现人人享有基本医疗卫生服务，推广全民健身，提高人民健康水平……加强重大疾病防治和基本公共卫生服务，完善国家基本公共卫生服务项目和重大公共卫生服务项目，提高服务质量效率和均等化水平”方针，档案的门类也发生了变化，疾控中心通常的文书档案和科研档案外，从我们的工作性质及职责范围内，尝试从内容上我们收集一些记录和反映疾控专业的专门档案。如：食品安全监测档案、学校卫生监测档案等……。

二、收集档案方法和建议

我们之所以收集专门档案，因为文书档案包括不了各种档案，疾控中心的专门档案也不属于科研档案，从收集、整理专门档案来说开始困扰我们，不收集可能流失，收集又没有明确的标准和规定。此时只有选择相近的档案规定为依据，根据专门特点制定移交、接收及管理规定，根据各门类形成的材料、信息追踪过程、数据分析结果，将门类档案管理形成制度化，不断修订完善过程，形成了疾控中心独特的管理规范。通过收集整理，给我们的启示是：第一、对不同门类的档案应采取集中管理的原则，制定相应的管理办法，也是疾控中心在专门档案管理中一个新的突破；第二、在档案实行统一领导的基础上，根据门类不同采取分级管理，比如门类可分为：传染病档案、慢性病档案、食品安全监测档案、学校卫生监测档案、预防接种档案、艾滋病监测档案等。即不同专业，根据各自的特点由教育、卫生及档案行政管理部门共同负责，进行相应的业务监督及指导，使其更好地发挥作用；第三，各门类档案在管理的规范的基础上，档案人员要不断开发、编研各类防控疾病知识，依据数据有计划、有目的为卫生宣传提供健康教育素材，利于有针对性。

我们了解到专门档案作为一个门类与文书档案、科研档案被列入国家档案发展计划是在《档案事业发展“七五”计划》时期，曾在1982年国家档案局召开的全国档案工作会议提出的，记得是这样表述的：“今后一个时期要在全国范围内建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学，具有中国特色的档案事业体系。”2015年12月28日，国家档案局局长李明华在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话中，就“十三五”时期全国档案事业发展的主要任务从六个方面作为重点：一是全面推进档案法治建设，通过科学规划和推进档案法规体系建设、完善和加强档案执法监督体制机制、促进和提升全社会档案法治意识，实现档案治理法治化；二是有效推进档案资源体系建设，一方面要进一步充实、丰富和优化档案馆馆藏，另一方面要进一步加强机关、团体、企事业单位以及农村和城市社区档案的形成管理，实现档案资源建设多元化；三是创新档案利用服务模式，推进各级国家综合档案馆依法开放档案，加快档案信息资源整合与共享进程，实现档案利用便捷化；四是加快档案管理信息化进程，创新档案信息化管理模式，一手抓数字档案资源建设，一手抓数字档案馆（室）建设，实现档案管理现代化；五是强化档案安全保障，从档案实体安全和信息安全两个维度入手，大幅改善档案安全基本条件，建立健全档案安全防范体制机制，实现档案安全高效化；六是发挥人才的引领支撑作用，通过健全人才培养体系、加大教育培训力度、鼓励社会各方参与等方式加强档案人才队伍建设，实现档案人才队伍专业化。在第二条中提到有效推进档案资源体系建设，作为疾病控制中心，我们要发现资源，丰富馆藏，提升我们的档案质量，用于研究、利用、开发，使疾控中心专门档案管理工作有特色，也为今后发展打下基础。

疾控中心专门档案是我们在工作中，经过长期观察发现的，尽管是内容不同，形式不同，但是他反应青岛市卫生大系统各种疾病控制的大数据，符合管理需求。尽管单位形成的全部档案是一个整体，通常按“全宗”管理，专门档案的不同种类、不同载体有它们的共同性和规律形成，在整理中发现有它的特殊性。如：食品安全监测档案、学校卫生监测档案、预防接种档案等都有专门档案的管理要求及特点，与文书档案、科研档案有区别，这就要求我们从宏观上调整档案的管理规定及管理制度，同时就专门档案的征集、分类提出了新课题，分析专门档案与文书档案、科研档案之间的关系。从专门档案的提出，在工作中我们曾纠结于专门档案应该归入那一类，是否影响档案工作进展及标准化进程，比如：学校卫生档案是在教学中形成的健康卫生信息，学校有独立管理体系，学校卫生监测作为疾控中心监测是预防性，特别涉及到群发疾病分析其传染源调查，是预防中必须涉及到的，在认识中就有交叉，我们在探讨中前行，然后逐步完善。

三、结语

我们在落实《档案法》的基础上，结合青岛市档案局及行业规章制度及实施细则，建立健全对专门档案工作的管理制度，专门档案列入管理是一种工作尝试，是否符合档案管理要求，我们只能说是一种探索。我们的目的是不断调研和尝试疾控中心防控体系专业形成的专门档案的划分、界定、管理问题。专门档案具有鲜明的专业性，实施中也证明我们的做法是行之有效的，推进专门档案健康发展是我们的责任。在實践中疾控中心专门档案的建立，使档案门类增加、种类齐全、结构合理，丰富了单位档案室藏，也是我们发展的一个新特点。

参考文献

[1]徐秀萍.疾病预防控制中心档案的规范化管理[J].黑龙江档案，2014，03：91

[2]李炼.文书档案分类[J]北京档案 2002，50