探讨信息时代档案管理的问题

曹武权

摘 要：信息时代给档案管理工作提出新的要求与挑战。档案管理工作想要实现现代化管理，必须推进资源发展网络化与数字化，有效应对电子文件挑战，发挥档案管理的作用，为现代化建设提供优质服务。本文中以信息时代档案管理重要性为出发点，分析档案管理工作面临的问题及原因，并给出具体的应对措施。

关键词：信息时代 档案管理 优化措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0018-01

引言

现代社会已经步入信息化阶段，信息技术指引当前科技领域的发展，借助信息技术有效整合与优化资源配置，推动各行各业转型升级。档案管理工作引入信息技术后工作模式发生巨大变化。在新背景与环境下，档案管理工作面临着很多问题，需要采取有效措施，推动档案信息化发展与完善。

一、档案管理工作的必要性

传统档案管理模式下，档案以纸质材料为主，档案管理模式相对落后，且存在较大的工作量。日常纸质档案管理与保存过程中，需要投入大量人力精力确保档案资料的安全使用，避免纸质档案受到火灾、水分、虫害及霉菌等因素影响，提高档案使用寿命。除此之外，纸质档案资料查阅难度较大，备份较为复杂，随着计算机技术发展与普及，档案管理模式逐渐向电子化方向转变。档案管理中引入信息化技术，可以有效解决档案存放与管理问题，提升档案使用安全与可靠性，大幅度提高检索效率，充分发挥档案资料的作用。信息时代背景下，档案管理工作适应社会发展，满足现代化档案管理具有重要意义。

二、信息时代档案管理的问题

档案管理中应用信息技术，可以提高档案管理工作质量与效率。但实际应用受到各类因素影响，造成档案管理工作面临诸多问题，笔者将其归纳总结如下。

1.管理软件并不通用

档案管理工作信息化过程中，广泛使用各类档案管理软件。但站在档案管理工作角度来说，虽然各类档案管理软件推动档案工作信息化与数据化，但其中依旧存在很多问题，影响管理工作质量与效率。其中最显著的问题就是档案管理软件缺乏通用性，实际中不同单位与企业往往选择不同类型、不同型号的管理软件，软件之间无法兼容，造成档案资源无法共享，影响信息化档案管理工作的顺利进行。

2.信息化标准不规范

档案信息化管理本身具有信息化属性与实际效用，通过统一规范的管理提高资料使用安全性与真实性。但结合档案管理工作现状来说，整体依旧缺乏规范性与标准化，信息系统与网络建设工作中存在很多差距，影响档案信息化管理的开发、共享及服务等。实际中受到各类因素影响，造成档案管理部门缺乏统一规范的档案编制，造成细则间兼容性偏低，部分管理软件不具有移植性，直接阻碍档案信息化建设。

3.设备与人员的问题

档案管理中借助先进档案管理设施与设备提高工作效率，优于部分不重视档案管理工作，在资金投入与设备引入上力度不足，造成先进档案管理设备种类与数量不足，实际中还存在部分人员将杂物堆放在档案管理室中，部分档案被杂物压在下面，造成查阅与翻找难度较大，严重时档案被雜物毁损。目前档案管理人员由其他工作人员兼任的情况基本改善，安排专门人员管理档案，但这些管理人员专业程度与职业素养不足，造成管理工作质量偏低。实际中很多从业人员入职前并未接受过专业、系统培训，造成档案管理工作中频频出现错误，影响工作质量。

三、信息时代档案管理问题的优化措施

针对信息时代档案管理工作中存在的问题，笔者给出具体解决措施，推动档案信息化建设，具体措施如下。

1.推动档案管理软件兼容 推动信息时代档案管理的主要内容就是加强信息化建设，通过共享档案资源是实现档案信息化管理的主要措施，充分发挥档案资源的作用。档案管理部门可以引入先进信息技术创新档案管理模式，促进档案信息检索效率的提高，如档案资料分类存储过程中，对管理软件编程时可以引入信息管理系统、资源管理系统及ERP系统等，文字类档案与图像类方案自动识别通过计算机与多媒体技术实现，档案信息库中实现各类软件兼容。利用网络平台实现资源传输，提高海量档案资源存储，避免纸质文档保存中容易出现的问题。

2.统一信息化的管理标准 档案管理工作中规范档案信息化管理标准与管理细则，有助于提高档案管理效率与质量。随着科学技术快速进步，档案管理手段逐渐更新、管理水平提升，建立健全工作体系，实现档案管理细则的统一编制，全面落实到位，实现系统软件的可移植性，规范处理档案信息化管理。除此之外，还需明确各个工作岗位的责任内容，将各个门类和载体的档案集中起来进行统一管理，让档案管理和企业工作实现同步考核、同步发展。构建档案计算机管理系统，利用计算机处理数据的功能，搭建局域网，将单位内部各科室有效连接，实现各环节的自动化与文档一体化，达成资源共享提高资源使用率的目的。创新档案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作中存在的问题，借助各种现代化手段提高管理效率，提高其中技术含量与水平，创新档案管理手段。

3.强化基础设施建设 加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入，划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量，建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架，并配备相关的打印、计算机等设备，同时安装全天安全监控报警系统；其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及实物档案等，录入微机管理；强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。档案管理人员要时刻保持高度的责任感、爱岗敬业、忠于职守等较高的职业道德水平。在管理工作中，要积极思考，对可能存在的问题细心检查并及时解决，做到面对工作一丝不苟的原则，粗精档案管理创新工作的顺利开展。管理人员要积极提高自身信息技术，主动参与一些相关的教育培训活动，努力掌握先进的操作技能和理论知识要点，提高档案管理信息化水平，做到更好地为社会服务。

四、结语

信息时代下档案管理工作愈发现代化，工作难度逐渐增加，对档案管理人员提出更高的要求。只有从实际情况出发才能确保档案管理工作顺利开展，全面分析档案管理工作中存在的问题，给出有效解决措施，实现档案信息化管理、创建档案数据库等，达成提高工作效率与质量的目的，实现档案管理工作长远可持续发展。

参考文献

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