Web技术模式下的电子档案管理系统设计研究

庞新林

摘 要：近些年，互联网技术得到普及与广泛应用，随之也加快了档案管理现代化发展进程，数字化档案馆建设、电子文件归档等是档案界急需解决的问题。该次研究从使用者对电子档案管理系统的需求入手，在深入分析用户需求及需要配备功能基础上，设计电子档案管理系统中总体架构，进一步介绍该系统数据录入、查询检索、统计报表等模块及数据库设计情况，以期为类似研究提供一定指导。

关键词：Web技术 电子档案管理系统 各模块设计

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）05（c）-0020-03

档案是国家、企事业机构及个人从事政治、经济、文化等活动形成的记录，它通过文字、声像等形式保存下来[1]。档案可以客观反映相关细节，是处理过往事物、分辨事物的主要依据。传统手工档案管理模式面对庞大的档案信息时，需采用大量的人力、且管理效率不高。因此，传统档案管理模式已无法适应现代社会发展需求，急需研发一种高效、便捷的处理信息的手段，有效解决档案管理工作中存在的问题。

1 分析系统需求

档案管理作为公司的基础管理工作，会涉及公司多个部门，每个部门均会产生档案资料，档案日常工作主要有收集、整理、统计等[2]。但因档案数量、文件较多，分类与组卷方法出现多次改变，各部门均有各自接收、移交档案材料的功能，但它们并未设置统一的界面，缺少相互连接信息的渠道，数据会被封存至不同部门的计算机上，引起多次重復档案管理操作，加大档案管理出错几率。通过实地调查部分公司档案管理工作发现，电子档案管理系统应配备以下功能：（1）实现档案信息计算机化，提供录入数据、转换、收集、整理等功能，也可利用电子邮件或系统模块与办公自动化等系统实现联接，有效解决由文件流转至分类归档中的问题；（2）配备档案销毁及检索统计功能，并可以打印输出不同类别的报表；（3）能够实现档案网络查询、归还、借阅，并能统计分析档案利用情况；（4）能够进行档案数据维护和用户权限管理，便于将档案数据导出、备份至光盘、磁带等介质，达到长期保存的效果；（5）借助浏览器实现档案检索及利用，且支持管理人员移动办公。

2 设计系统总体框架及各模块功能

2.1 系统总架构

档案管理系统的建立离不开外界条件、外界因素的影响，因此，在对系统设计时，应该对系统运行外界条件加以充分考虑，该研究中所设计电子档案管理系统的基础与核心就是Web技术，Web技术可以将重要保障提供给信息安全，以此降低系统信息安全开支率。基于企业日常档案管理需求与流程，通过参考与借鉴类似的档案管理系统，将该系统实际架构设计出来，如图1所示。

2.2 电子档案管理系统的功能模块分析

2.2.1 登录模块

用户与管理员为电子档案管理系统的主要用户，用户完成电子档案管理系统的注册后，通过用户名称与用户密码就能够登录该系统。系统界面登录用户首先需要对其身份进行选择，系统基于用户身份在数据表中对用户账号与用户密码存在与否进行查询，用户名与用户密码准确无误才有登录系统的权限。检验用户身份是保证系统运行稳定性与系统安全的重中之重，用户身份检验可以对非法授权用户入侵或者应用等进行有效预防，有效维护合法用户正当权益。图2为用户登录系统界面。

2.2.2 数据录入模块

相关档案管理工作者可通过数据录入模块，对档案数据进行修改或者编辑操作，使电子档案元件和档案文本的衔接得以实现。图3为电子档案管理系统数据录入流程。用户录入案卷期间，系统可以为其提供删除、添加、排序以及编辑等操作，完成修改操作后会对原始档案进行取代，保证用户查询信息过程中，可以直接查询修改完成的新文件。此外，还会对旧档案与修改信息做好详细记录，方便用户随时掌握与查看档案修改情况，而且电子文件批量挂接可以将用户所录入记录和原件设定规则相对应，由此就便于对用户浏览记录进行查询。

2.2.3 权限设置模块

帮助计算机互联网用户随机在系统内部实现档案资料的检索、查询以及下载功能，此为电子档案管理系统的一个主要功能，但一定要注意的一点就是，档案本身存在保密性特征，权限模块设置监督管理工作者一方面可以为有权用户查询与利用档案提供保障；另一方面也会对用户使用档案权限进行适当限制，保证档案信息本身所具有的可靠性与安全性。也就是说，档案管理工作者可通过互联网设置个部门或者用户的档案权限，同时细化到档案文件或者案卷的应用权限。完成权限设置后，临时赋予权限除外，档案管理员在日常情况下不需要做归还、检索等繁琐工作，在互联网中用户就能够实现档案的浏览与查询等操作。图4为权限操作设置流程图。

2.2.4 检索查询模块

通过互联网检索档案，此为电子档案管理的一个主要功能，用户权限允许范围内，对所需档案原文进行直接查询与浏览，同时也可下载电子档案以方便用户浏览。电子档案管理系统中的查询检索模块能够将下载、检索以及浏览等功能提供给用户，用户依照主题词、分类以及案卷等完成检索工作，或者通过相对用户而言比较直观的卡片实现检索功能。此外，管理人员可组合检索日志库与用户库，同时依照实际需要将所检索的档案信息打印出来，图4为档案管理系统操作流程图。

档案管理系统检索查询模块可以选择多种检索方案，比较具有代表性的就是组合检索，在组合检索方面，用户能够依照文件信息与项目内部字段展开相应组合，从而实现条件表达式档案信息检索的目的。而卡片检索方法其实就是展现文件与项目录入界面，用户能够在相应字段中填写所了解与掌握的相关信息，也就是可以对于条件相满足的档案信息进行查询。

2.2.5 统计报表模块

从根本上说，统计其实就是自定义统计电子档案库中案卷库、工程项目库和文件库中的相关字段，同时将相应报表输入进去，这一模块能够提供删除、修改、数据转换以及统计项复制等不同功能，以此为基础将相应信息打印上去，图6为执行步骤示意图。

2.3 合理数据库设计

对数据库的设计，其实是在特定应用环境内部，对合理有效数据库物理结构与逻辑模式进行构造，从而创建相关应用系统与数据库，保证数据库保存良好，与用户不同需求相满足。电子档案管理系统开发工作中，数据库设计的作用非常重要，这也是系统的关键与核心。对数据库进行设计过程中，应该依照逻辑结构、需求以及物理结构展开，并以此为基础设计电子档案管理系统，系统基于Web计算方法，选择浏览器具有更强的操作便捷性，相关客户端不需要对专用软件进行安装，能够增强系统管理维护便捷性。

3 结语

总而言之，相比于以往纸质档案管理模式，电子档案管理系统的优势主要在于便于维护、便于查询、功能齐全以及界面友好等，有助于电子档案管理效率的不断提升，可以说是未来电子档案管理软件发展的主要方向。该研究视角为Web技术，对电子档案管理系统中用户需求进行深入分析，以Web技术为基础，对电子档案管理系统功能模块与架构进行设计，以往能够为档案的有效管理提供理论基础。

参考文献

[1] 吴宏宾.电子档案管理系统研究与实现[D].山东大学，2014.

[2] 王萍.电子档案管理系统关键技术的实现[J].硅谷，2015，17（4）：65-66.

[3] 詹斌.基于Web的档案管理系统的设计与实现[D].厦门大学，2014.

[4] 肖润.电子档案管理系统构建研究[J].档案与建设，2013，13（1）：26-29，42.