对公文档案管理工作的研究与探索

姜泉霞

摘要：公文档案管理工作如何才能满足社会时代的需要，是每一个从业者都必须思考的重大问题。本文从规范公文处理程序，把好公文形成关开始，就档案管理工作的整个流程进行了探讨，提出的观点对于指导当前档案管理工作具有重要意义。

关键词：公文档案；管理公文；研究与探索

一、从公文格式正规化严格要求开始，为档案管理打好基础

公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中时，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不相同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。

日常在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

1.文种使用不当。文种的选择与确立，是公文写作成败的关键，也是能否实现行文目的的首要环节。对文种的使用，要注意坚持四条原则：必须按照党和国家公文法规的统一规定准确使用文种；要符合制文机关的法律地位和权限；要以正确的行文关系做依据；要考虑发文的具体目的与要求。之所以如此，是因为公文一经发出，即产生一种权力关系，体现着严格的权限与政治从属，因此，我们决不可捧以轻心，更不能随心所欲。但从实际情况看，一些单位对文种的使用，掉以轻心的有之，而随心所欲的情况也不乏其例。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。

2.附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3.公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。

4.公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

5.数字使用不规范等等。

上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为一名专门负责公文拟制的人员，平时有责任和义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，确保公文和档案的质量。

二、做好档案管理工作的前提是搞好公文的评估分类

公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，档案管理人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对档案管理人员是个严峻的挑战，它要求档案管理人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

1.对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文书工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，這样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文秘工作流程更加科学化、合理化。

2.要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。

3.要不断提高自己的专业素质和综合素质。文书工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，档案管理人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。

三、从信息上不断完善公文材料，努力实现档案信息资源共享

档案管理部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1.档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，迸一步归整，以备平时查阅。

2.档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。

随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，档案管理工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。

综上可见，档案管理工作具有很强的挑战性。作为工作人员要很好地把文书工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。

参考文献：

[1]黄金莲.关于提高档案整理质量的思考[J].档案，2009，（4）：42-43.

[2]彭群颐，信息化社会档案建设研究[J].教育与职业，2010，（5）：189-191.endprint