信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析

余毅

摘要：在信息社会的背景下，办公室文书档案管理工作是非常重要的一项工作，它涉及到办公室的人事管理，并且对办公室的人事管理起着非常重要的作用，本文从办公室文书档案管理工作的现状入手，针对完善办公室文书管理工作提出建议。

关键词：信息社会；文书档案；管理工作

引言：

在信息化的社会中，办公室文书管理工作面临的挑战会加大，要想让办公室文书管理工作能够适应不断变迁的社会，应该对其进行改革和创新，这对办公室工作效率的提高和人事管理水平的提高均有所帮助。

一、办公室文书档案管理中存在的问题

在信息社会中，办公室的文书档案管理工作不是人们想象中的那样轻松，这是因为办公室的文书档案管理并没有充分利用好信息社会中种种便利的手段，即办公室文书档案管理与信息化社会发展存在严重脱节[1]。这种情况的出现，责任不能全推到办公室工作能力不强上面，毕竟在快速发展的时代中，仅作为一个职能部门的办公室在招聘和培养人才方面都需要一段时间，但是很多管理人员认为办公室内部管理体系已经很完整，不需要多做变动，这是不对的，也正是因为这种意识的存在，导致办公室工作人员日常工作中循规蹈矩、按部就班、不懂创新，并且在工作中得过且过、漫不经心，这导致了了办公室工作气氛的散漫，导致办公室文书管理工作难以接受信息时代的新理论。

此外，在不断进步的社会中，出现了不同种类的文书，这是之前所没有的，这是一种新兴的事物，因此对很多工作人员来说，有些不知所措、无从下手，这种情况会导致文书工作的工作难度增加，导致办公室职能的发挥受限。

二、对办公室文书管理工作进行改革与创新的建议

（一）对管理方式进行改革

从之前的文书档案管理工作看，其中常常存在着档案登记不清的情形，这对办公室中的档案安全和个人信息安全都造成了很大的威胁，并且不利于办公室发挥职能，因此，在文书档案管理方式上，应该进行改革和创新[2]。

在工作中，应该将责任落实到具体的人头上。在办公室接收一份档案后，要知道这份档案的流动经手人员，对这份档案的安全负责，在办公室中也应该建立分工体系，这样能够更好地实现职责明确，使得办公室工作中减少不必要的麻烦，能够让办公室的管理工作逐步走向规范化，使辦公室的职能得到最大限度的发挥。办公室档案管理工作的创新与改革，能够很大程度上解决办公室中存在的问题，这也能提高办公室人员的工作效率，这是未来办公室发展的必由之路。

（二）创新保障工作

办公室文书档案管理的主要作用是方便查找信息和保障信息安全，因此在办公室文书档案管理过程中还要注重保障工作的进行，因此，应该在条件允许的情况下，安装值得信任地安保系统，对于这一系统的引进，并不是仅仅在形式上对保障方式进行创新，而是通过这一系统的引进能够切实保障办公室内所有文书档案的安全，办公室文书档案管理工作不是孤立存在的，它与企业中很多部门的运行存在着很大关系，也与办公室职能的发挥有着很大的关系。

（三）建立档案检索系统

正如上文的所说，办公室文书档案管理工作的职能住了保障信息安全，同时也是为了方便信息的查找，因此建立文件检索系统能够实现信息的快速查找，完善办公室文书档案管理工作。文件检索系统可以根据文件的重要程度划分为两个层次，即普通程度和重要程度，其中普通档案检索系统中可以只录入文档名称、建立时间、关键人姓名和经手人姓名以及文档存放地点等，在查找时，可以根据编号来找出对应的柜门号实现快速查找，而对于重要档案建立检索系统，除了要记录上述信息外，还要进行更加详细的记录，并对电子档案和纸质版分别进行备份，重要档案除非特殊情况以及管理人员签字批准，不然不得外借，应该保存在保险箱内[3]。

（四）定期清理过期文档

办公室档案中通常会存在一些时效短的过期文件，文件一旦过期就如同废纸一张，不但浪费办公室的资源空间有时还易于与其他重要文件混淆，因此应该对其进行定期的清理，这可以很大程度上提高办公室的工作效率，如果被清除的文档是纸质文档，可以进行废物再利用，如果是电子文档，则可以直接从磁盘中清除。对于重要文档来说，也存在失效的问题，并且对其进行无限期的保存，始终存在着潜在的风险，因此，应该在领导审批后，协同单位相关管理人员，一同对纸质版进行销毁，对电子版及备份进行删除[4]。

（五）加强对工作人员的培训

在信息社会下，发展速度越来越快，信息量不断增大，并且这种趋势越来越明显，办公室文书档案管理工作是信息化社会的一个缩影，同样存在着这种趋势，这就对办公室文书档案管理人员提出了较高的要求，相关的人员应该从自身技能出发，对照现代社会中所需的技能，在欠缺的地方加紧努力，单位也应该对员工进行定期培训，做到哪方面短缺就在哪方面培训，这样才能不断适应信息化社会的要求，摆脱办公室文书档案管理工作与信息化社会脱节的困扰。

结论：

在信息化发展非常快速的时代，办公室文书档案管理工作也应该随着社会进步而进步，而不是单纯的进行档案的分类或者是汇总。这使得办公室文书档案工作面临很多挑战，并且从现实情况中可以看出办公室对于这种转变还不能很好地适应，但是这种环境下的办公室应该怀揣着挑战的心态来积极主动的进行改革，而不能安于现状。

参考文献：

[1]栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].中国培训，2015，20（01）：209.

[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016，03（01）：57-58.

[3]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，01（07）：191+194.

[4]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017，02（02）：108.endprint