基于信息资源共享的企业档案管理模式探讨

韦艳媚

摘要：档案资料是企业表现其经济价值和社会价值的重要参照依据，如何提高档案资料质量对企业提高其经济价值和社会价值具有重要的作用。而对提高档案资料的质量来说，如何做好档案的管理才是关键，結合信息技术在我国档案管理中的不断应用，本文着重分析了企业档案管理资源共享模式的各方面内容，希望对相关企业和行业有所帮助。

关键词：信息资源共享；企业档案；档案管理；探讨

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）012-00-02

随着信息技术的不断发展，网络资源共享已经成为了当今时代重要的发展目标之一，而随着信息技术在企业档案管理中的应用，信息技术在企业档案资源的共享中扮演着越来越重要的角色。

一、企业档案信息资源共享的必要性

1.企业发展的内在需求

企业发展的内在需求主要体现在三个方面，一是企业的长远发展战略，二是企业内部管理的需求，三是企业廉政建设的需要。无论从哪一个方面来看，信息资源的共享都为企业的管理需求提供了便利的条件。首先，对企业的发展战略来说，信息资源如果掌握不到位，很容易对企业的经营管理和长远发展造成影响；其次，对企业内部管理来说，由于企业在经营管理中很容产生大量的文件档案，尤其是在当今时代信息技术高度发达的年代，企业已经逐渐依赖于信息技术的应用。因此，目前企业的信息处理难题，在于海量的电子文件的堆积对企业内部管控的影响，对许多需要以档案信息为依据的内部管控工作造成了严重的影响。最后，对廉政建设来说，档案资源保留了企业发展历程中的所有原始资料，有利于与企业日后的查询与管理，有助于廉洁风险评定准则的准确执行，防止企业内部管理人员出现弄虚作假的现象。

2.企业外在形象树立的需求

企业档案信息资源共享对企业的外在形象树立具有重要的作用，尤其是对一些民生工程来说，由于民生工程是一种取之于民、用之于民的工程项目，因此，公众是具有知情权的。因此，民生工程在建设过程中，有义务向公众公开完整的建设信息，保持民生项目的高度透明，让公众对企业产生信赖，同时也树立了企业公平、公开、公正的企业形象，有利于企业在民众之间产生良好的信誉，提高品牌价值。

二、档案整合管理和信息资源共享的内涵

1.档案整合管理

档案管理的起源在原始记事时期便已经存在，同时原始记事也是档案管理的最早起源，文字的发明是档案产生的前提条件，而国家的产生是档案产生的社会条件。从历史角度来看，档案的划分可以分为：甲骨档案、金文档案、缣帛档案、简牍档案、石刻档案、纸质档案、以及当今时代的声像、电子档案。在《中华人民共和国档案法》中指出：“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文学、图标、声像等不同形式的历史记录。”对于企业管理来说档案的主要作用是作为管理工作的考察依据、以及企业生产活动的参考依据，以及维护企业法律权益的法律书证。而企业档案整合管理指的是将企业某个系统的档案或某个系统中的部分档案进行联结，从而形成一个统一完整的整体的过程。整合管理是一种全新的管理理念，它是采用科学合理的管理理念和管理办法，结合时代信息技术的发展将企业档案进行高效有序的管理，提高企业的管理效率，促使企业快速发展。

2.档案信息资源共享

档案信息是企业内部管理和生产发展的重要参照依据，随着信息技术的发展，档案信息的保存载体也变得多种多样。在当今时代，想要将档案信息的作用发挥到最大化就必须依靠信息技术将档案信息资源进行资源共享。其主要目的是为了向企业和公众提供优质的信息服务。在当今时代为了达到资源共享的目的一般依靠网络档案信息中心的平台建设，利用网络强大的传播效力，以达到档案信息资源共享的目的。由于档案的性质具有一定的原始性、回溯性、社会性和分散性，因此档案可以很好地反映企业的原始数据、历史发展记录、社会效益情况等等。但由于其具有一定的分散性，不完整的档案容易影响档案整体的效益价值。

三、企业档案管理信息资源共享原则

1.效益性原则

企业档案管理信息资源共享必须遵循一定的原则才能保证企业档案价值的最大化利用。而在企业档案管理信息资源共享原则中，效益性原则是进行档案信息整合的最重要原则。首先，效益性原则的根本目标就是为了保证企业档案的效益价值能够被最大化的利用。档案的效益一般体现在两个方面：一是经济效益，二是社会效益。企业的经济效益主要体现在企业投入和企业生产效益之间存在的经济关系，同时利用档案数据可以对市场需求进行一个全面的分析，有助于企业在生产规划和营销策略上进行修正，保证企业的可持续发展；二是社会效益，企业的社会效益主要是体现在企业的品牌形象对公众造成的影响上，充分发挥企业的社会效益有利于企业提高其品牌价值。

2.整体性原则

档案信息的完整性对企业来说具有不可忽视的作用。在档案记录上，如果长时间记录信息不全的档案资料，将会对企业日后的数据分析、形势判断造成严重的危害。因此，遵循档案管理的整体性原则，有利于企业对档案资源的整体利用，同时可以保持档案资料具有充分的保留价值，并发挥其作用，为企业的统一管理奠定基础。

3.服务性原则

企业档案的实质作用就是为了服务企业的各项基本工作，在档案管理中，企业一定要尊姓服务性原则，充分将档案资源的利用分配到每一项工作任务之中。利用资源共享平台，让每一项工作任务都能快速利用档案资源信息，最大限度提高企业生产活动的工作效率。同时通过网络资源共享平台还可以做到档案资料的实时更新，保持企业档案的动态管理，为企业和公众带来更加便利信息服务。

四、企业档案管理信息资源共享模式的分析

在企业档案信息资源共享的发展中，企业的档案资源共享模式也开始朝多元化发展。而在目前的资源管理模式中，主要分为集中共享管理模式和分散共享管理模式。两种模式都能够达到资源共享的目的，但其中还是存在着比较显著的差异。

1.集中共享管理模式

集中共享管理模式在目前的企业中应用十分广泛，它改变了传统的档案管理模式，将企业的档案资源利用信息技术建立网络档案信息中心进行管理。同时取消了企业内部的其他档案管理部门，将企业的档案资料进行集中管理。集中共享模式主要是对档案资料进行了统一规划、采购、部署运行和管理，对企业的各个部门不再通过上级进行档案资料的审阅和管理，而是按照信息中心的要求，将各部门的档案资料按照统一的规格标准进行收集和整理。通过集中共享管理模式，企业可以有效降低管理成本，同时可以避免重复的数据出现，大大提高档案管理的工作效率和服务质量。通过网络共享平台，档案资料还能充分发挥其社会效益，为树立企业的外在形象传播品牌效应做出了巨大贡献。

2.分散共享管理模式

分散共享管理模式和集中共享管理模式的主要区别在于分散共享模式并不是将所有的档案信息都集中到信息中心进行管理，而是由企业各部门进行分别管理。这种共享模式，主要是为了保证企业档案资料的真实性和完整性，同时有利于企业维护自身的商业机密和知识产权。但由于其具有分散性的特点，对企业的统一管理具有一定的影响。

五、基于企业档案管理信息资源共享模式的分析

1.从管理效果上进行分析

对企业来说，无论选择何种资源共享模式，其主要目的都是为了提高企业内部的管理效果。对上市公司来说，为了向公众展示其品牌价值，因此企业的经营管理信息必须保持高度透明的状态。因此，将企业各部门档案信息进行统一管理，有助于企业对整体的信息进行系统的整合，同时通过这种系统的档案整合方式，可以将企业形象价值更加鲜明地体现在公众视野。因此，从管理效果上看，集中共享管理较分散共享管理更具有优势。

2.保证信息的安全性

在档案资源管理中，保证信息的安全性是档案信息资源管理的最重要因素。如果是采用分散共享管理模式，那么档案信息数据将会储存于不同的数据库中，而企业对档案信息的利用必须是通过系统的分析才能得出准确的结论。因此这种分散储存的数据库，一旦任何一个数据库发生故障将会导致其他数据库的数据无法有效利用，为企业的经营管理造成不便。而通过集中共享管理模式，即便是发生突发状况，企业也能够利用整体的数据备份及时做出有效处理。

3.从发展潜力上进行分析

在信息技术不断发展的背景下，我国步入了大数据的信息化时代。从信息技术的发展方向来看，未来的信息管理更加趋向于对信息资源的集中管理。因此，对档案信息共享管理来说，集中共享管理模式更加符合时代发展的方向，在发展空间上有着比分散共享管理模式更加广阔的前景。因此，从发展潜力上看，集中共享管理模式的优势同样要大于分散共享管理模式。

4.从企业的统一管理上分析

首先从企业的管理性质上来看，企业是一个统一的经营管理整体，企业更加要求统一的规范性管理。而对分散共享管理模式来说，它的档案管理相对各个部门比较独立，在整体上难以得到统一的规范性管理。而相对来说，集中共享管理模式有助于企业更好地掌握各部门的真实档案资料，同时也更利于企业制定统一的档案整理标准，同时也可以减少领导对员工的干涉，充分保证了档案资料的真实性和准确性，有利于提高企业档案资料的整体质量，使企业的档案资料具有更大的价值。

总之，要做好企业档案资源共享工作，就必须从企业的实际需求和时代发展方向两方面进行综合的考虑，充分分析目前企業档案共享模式中的优劣，选择最适合企业发展的资源共享模式，为企业的档案管理做出正确抉择，充分提高企业的管理效率和可持续发展能力。

参考文献：

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