加强企业人事档案管理的重要性探索

徐晶

【摘 要】随着社会经济不断发展，人事档案管理在企业发展中的重要性愈发突出，直接影响着企业自身的经营发展。信息时代背景下，企业人事档案管理涉及的工作内容更加复杂、多样，不仅增加了人事档案管理的实际工作量，并且提高了对于人事企业管理工作的实际要求。但就企业人事档案管理工作现状而言，无法满足现代企业的实际发展需求。笔者从企业人事档案管理发展现状入手，就其工作提高措施，发表几点看法，以供相关人员参考。

【Abstract】With the continuous development of social economy， the importance of personnel file management in enterprise development is becoming more and more prominent， directly affects the development of enterprise's own business. Under the background of information age， the content of enterprise personnel file management is more complex and diverse， which not only increases the actual workload of personnel file management， but also improves the actual requirements for the management of personnel enterprises. But as far as enterprise personnel file management is concerned， it can not meet the actual development needs of modern enterprises. The author starts with the current situation of enterprise personnel file management， and puts forward some opinions on how to improve the management of personnel files for reference.

【關键词】企业；人事档案管理；重要性；提高措施

【Keywords】enterprises； personnel file management； importance； measures to improve

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0125-02

1 现阶段企业人事档案管理常见问题分析

1.1 对于企业人事档案管理不够重视

虽然人事档案管理在企业发展过程中占据重要地位，但其并不会产生直接、明显的经济效益，故而一些中小型企业及少数大型企业不重视人事档案管理工作，不能认识到人事档案管理背后的实际意义，从而导致人员配置缺失、设备配置不到位、档案管理混乱等一系列问题，严重阻碍着企业人事档案管理工作的良性发展。

1.2 人事档案管理模式落后

改革开放以后，我国进入社会经济快速发展时期，各类中小型企业纷纷成立，市场经济逐渐发展完善，相应增加了企业人事档案管理的工作内容，并提高了对于企业人事档案管理的实际要求。但目前我国企业相关人事档案管理工作，仍以纸质档案和人工管理的传统管理模式为主，工作效率低，档案管理质量差，并且受纸质档案自身局限性影响，档案信息有效利用率较低，无法满足现代企业的实际发展需求。

1.3 管理机制灵活性不足

现代企业管理理念中，人才资源占据重要地位，直接决定了企业的市场竞争力和企业的未来发展，增加了企业对于优秀人才的实际需求，促进了企业用人方式的灵活发展。这种环境背景下，企业员工的流动性大大增加，给人事档案管理工作带来巨大的工作困难和挑战。传统的人事档案管理模式较为僵化、灵活性差，面对目前越来越灵活的企业用人模式，表现出较为明显的不适应性和局限性，无法发挥人事档案管理工作的实际效用。

2 人事档案管理对于现代企业发展的重要性分析

2.1 企业发展层面的重要性分析

人事档案管理作为企业人力资源管理的重要组成，在企业发展中占据重要地位，企业管理者需要通过人事档案管理工作进行专业性的数据分析，从而深入了解企业员工的发展状况，并对内部员工综合能力、专业素质做出客观准确的评价，从而提高企业发展决策的科学性和实效性。就企业人才招聘而言，科学、系统的人事档案管理可以为企业提供更具价值的招聘参考信息，从而帮助企业快速完成招聘，提高员工招聘效率和质量[1]。

2.2 个人发展层面的重要性分析

对于企业员工而言，企业人事档案即等同于其个人的职工档案，其中详细记录着员工在企业工作各个阶段的工作表现，既是员工职业生涯的真实记录，也是员工个人发展规划的重要参考。随着企业用人方式越来越灵活、多样，对于企业人事档案管理提出了更高的要求，客观要求企业加强自身人事资源管理，以协调员工与企业的发展关系，实现企业与员工间的共赢发展。

3 企业加强自身人事档案管理工作的有效措施分析

3.1 提高对内部人事档案管理的工作重视

人事档案是一种独立的档案资料，通常由员工档案、干部档案等内容组成，人事档案详细、真实地反映出员工个人的职业历史和工作现状，是企业了解员工信息及企业招聘决策的重要信息参考，在现代企业发展过程中具有重要作用。因此，企业管理者需全面重视内部人事档案管理工作，并将其作为公司发展重点工作，与企业战略发展相关联，以充分发挥企业人事档案管理的实际效用，促进企业经济效益的稳定发展。

3.2 创新认识档案管理理念和管理模式

传统观念下，企业普遍将人事档案资料视作为一种过期的文件资料，并不能认识到人事档案管理工作的内在价值，管理观念落后导致档案管理规范性差，且缺乏对于人事档案信息价值的深度挖掘。新时代背景下，企业需积极创新自身人事档案管理理念，充分认识并重视信息资源对于企业发展的重要性，为各项人事资源管理提高措施的有效落实，奠定扎实的基础。

从档案管理模式的角度分析，企业应全面推动人事档案管理的信息化建设发展，通过信息技术、计算机技术以及互联网技术等先进技术的应用融入，提高人事档案管理的工作效率和质量，进而深度挖掘人事档案内在价值，促进企业进一步发展。首先，企业应在传统纸质档案基础上，构建员工电子档案系统，利用现代计算机设备实现基础的信息化管理功能，从根本上改变档案管理的查询及编辑模式，提高信息的传递效率；其次，企业应在电子档案基础上，扩展员工个人信息平台，及时上传员工个人工作信息，如工作考核、工作成果、奖惩等，以提高人事档案管理的时效性和针对性；最后，企业需科学规范人事档案管理工作流程，重点加强对电子人事档案安全的管理和保障，避免企业内部人事档案资料遭到泄露和篡改[2]。

3.3 完善企业人事档案管理制度

系统、完善的制度是人事档案管理工作质量提高的基础保障，企业应从人事档案管理发展需求和企业员工基本特征入手，结合人事档案管理信息化建设发展需求，对原有人事档案管理制度进行补充和完善，确保企业人事档案管理的每一项工作操作均“有理可依，有章可循”，从而规范人事档案管理行为，落实人事档案管理优化措施要求，提高人事档案管理工作的针对性和科学性，促进企业经营管理效益的良性增长。

4 结语

综上所述，人事档案管理是一项系统、复杂的工作，随着社会经济不断发展，企业用工形式愈發灵活，对人事档案管理提出了更高的标准要求。这种环境背景下，企业管理者需积极创新自身管理理念，提高对人事档案管理工作的重视，增加对其的资源投入，加速其信息化管理建设，从而提高企业人事档案管理工作效率，规范人事档案管理流程，促进企业的进一步发展。

【参考文献】

【1】冯小蓉.新时期企业人事档案管理重要性及策略研究[J].兰台世界，2013（S4）：125-126.

【2】马静.加强企业人事档案管理的几点思考[J].中国商论，2016（21）：100-101.