关于提高油田企业档案管理水平的几点思考

杨静

（大港油田勘探开发研究院，天津 300280）

[摘 要] 档案管理是油田企业管理工作中的重要内容，虽然档案管理并不能为企业带来直接的经济效益，但是能够为企业建设、领导决策提供参考依据，对于提高油田企业的市场竞争力起到了巨大帮助作用。受企业经营模式、管理观念等因素的影响，现阶段油田企业的档案管理工作仍然存在一些问题，制约了油田企业的稳定发展，必须要在分析问题成因的基础上，采取相应的解决措施。

[关键词] 油田企业；档案管理；存在问题；解决对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 101

[中图分类号] F272.9；G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）05- 0188- 02

0 引 言

早在2002年10月份，国家档案局和国家计委就联合印发了《企业档案管理规定》，对企业档案管理的具体细则提出了明确的说明。但是随着市场形式的不断变化，以及油田企业自身结构的转型升级，对企业档案管理工作提出了新的要求。作为油田企业的档案管理人员，必须要从企业实际情况出发，密切关注行业变化趋势，提高个人档案管理能力，从而确保油田企业档案管理工作保质保量的开展。

1 档案管理在油田企业经营过程中的重要作用

1.1 生产运营方面的作用

在油田企业的生产和经营过程中，会产生大量的工作记录、账目报表，这些记录、表单是对石油企业各项业务活动的真实记录，具有重要的保存、参考和借鉴价值。在对应的工作结束后，这些工作记录、账目报表就会以档案形式保存起来，为今后油田企业的工作开展提供信息参考。

1.2 企业文化方面的作用

档案是对油田企业发展过程的记录和见证，它集中包含了企业的核心价值观、文化氛围、管理理念、人文环境等内容，是对企业文化的整体反映。例如，有的企业将档案中的一些珍贵照片或文字进行重新整理，并且以照片墙、幻灯片放映等形式展示出来，从而激发起企业员工的归属感和凝聚力，这对于营造企业内部的团结氛围，促进企业进一步发展起到了推动作用。

1.3 法律方面的作用

档案是对企业业务活动的真实记录，具有极强的法律属性，可以直接作为法律证据。石油企业在生产经营和开展各项业务活动时，如果与其他企业产生法律纠纷，则可以借助于相关的档案记录，维护企业、员工的合法权益，明确双方责任，减少不必要的法律纠纷。

2 当前石油企业档案管理存在的问题

2.1 资金投入不足，管理水平滞后

早期的油田企业档案管理大多依靠人工来完成，不仅管理效率低，而且很容易出现工作失误。近年来，信息化管理系统逐渐在各个行业得到了广泛的应用，并体现出巨大的应用优势。但是信息化档案管理系统在前期建设中，需要花费较多的资金用于设备采购。而部分企业领导对档案管理工作的重视不足，不愿意拿出过多的资金进行档案信息化系统建设，导致油田企业的档案管理技术长期得不到更新，管理水平滞后，难以适应油田企业的发展需要。长此以往，必然会制约油田企业的可持续发展。

2.2 信息收集渠道狭窄

面对瞬息万变的市场发展形势，油田企业要想在行业竞争中占据有利地位，必须要对市场未来发展趋势有一个明确的判断，从而及时采取有效措施，规避市场风险。只有建立完善的档案管理系统，才能为市场信息收集提供广阔的渠道。但是从目前来看，许多油田企业并没有意识到市场信息收集给企业发展所带来的深刻影响，也没有建立专门的市场调研和信息整理机构。而企业档案管理部门虽然能够发挥一定的信息收集作用，但是由于档案管理部门的水平有限，信息收集面狭窄，也不能很好地完成信息收集任务。

3 提高油田企业档案管理水平的具体措施

3.1 适当增加资金投入，建立信息管理系统

实现信息化建设已经成为档案管理工作发展的必然趋势，也是帮助企業掌握市场变化形势、推动油田企业发展的重要举措。不可否认，档案信息化建设在前期缺失需要一定的资金花费，但是油田企业的管理人员应当从宏观层面上看待问题，着眼于油田企业的未来发展，在条件运行的前提下，适当增加资金投入，以确保油田企业档案管理信息化系统的建设。

3.2 加大企业档案收集、整理力度

企业档案是企业发展的无形资产，也是企业在激烈的竞争中保持决胜地位的重要信息保障。一方面要建立企业档案收集制度、整理规范，以确保企业档案信息收集、整理质量。另一方面加强档案管理人员的专业培训，尤其是在引入信息化管理系统后，部分档案管理人员可能对新设备的操作不够熟练，需要油田企业定期开展专业技术培训，以确保档案管理人员尽快适应新的工作环境。

3.3 确保企业档案的安全管理

企业档案的安全管理工作不仅要重视企业档案的实体安全，也要重视企业档案的信息安全。随着企业电子档案文件的出现，给企业档案信息安全带来了不安全因素。为了保证企业电子档案信息安全以及企业档案管理网络安全，企业档案管理部门要定期对计算机以及网络系统进行安全检查，采取有效手段，并做好企业电子文件的备份工作，确保企业档案的安全管理。