高职院校档案管理工作中的保密原则

张晓静

摘 要：当前高职院校发展形势要求其必须对档案管理进行水平的提升。至于当前社会发展呈现的全新动力，高职院校必须要对当前发展进行有效制度的整改，要增加教育水平和职能的建设，这样才能够让院校实现更高成效的教学建设。但是，院校在进行高质量发展和建设过程中存在一些问题，其中开展档案管理中保密性就是其中一项工作。为此，该文对当前高职院校开展档案管理这一工作中存在的问题进行分析，并提出几点解决措施，以期让高职院校实现更高质量的档案管理。

关键词：高职院校 档案管理 保密原则

中图分类号：G717.24 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）05（a）-0108-02

管理是一项具有重要性的教学工作，高职院校在进行此项工作时一定要关注其保密性，必须要通过一些相应措施让保密性实现有效的保障。但是，一些院校在开展档案管理这项工作时，没有将其保密性进行有效的重视，整体工作开展的重视度不够，缺少整体管理和优质建設的意识，电子化的发展方式程度不够高。基于这样情况，高职院校必须对整体管理进行有效的保密建设，这样才能够让院校实现健康长久发展。

1 档案管理在高职院校开展的职能分析

档案是一项具有重要性和发展性的工作，也是各个单位实现人事管理的一项依据，它能够对单位所呈现的历史和各项工作开展的水平和历程有着一定的参考意义。针对高职院校来说，开展档案管理并不仅是一项行政工作[1]。同时也是对整体信息资源进行有效开发和高质量学术研究的一项资源，是校园资源实现有效交流以及整体信息实现优质沟通的一种桥梁。

但是，基于高职院校具体管理情况，在对档案进行管理时所使用的手段和具体理念都存在一定滞后性，重视程度也不够理想，这样就导致整体档案管理存在初级发展的情况。一些群体只是对档案管理进行浅层的认知，如对文件进行简单收集、借阅或者是保存等。这个时候就不能够让档案实现有效的资源保管和利用，也就无法对档案开展中所需要的保密性进行有效的履行。

2 高职在进行档案管理时保密性存在的一些发展问题

2.1 制度不够高度健全

当前是一个信息实现高度发展和网络建设高度强化的时代，档案开展也面临一种全新的挑战，必须要针对当前时代发展和具体的市场发展需求，对档案工作进行有效的制度改革。一些院校也基于这样的情况，对档案工作进行一种信息化模式的转变。但是在转变过程中，基于信息化所呈现的一些特点，给整体管理呈现一些安全问题，其中保密性就是需要重点关注的一项环节。院校进行档案管理不仅是对学生隐私的一种保护，同时也是对学校发展中学术安全的一项措施保障[2]。但是高职院校在进行档案管理时，存在制度不够高度健全问题。高职院校在进行具体档案管理时，并没有将保密制度和院校保密工作进行有效联系，在具体管理过程中，未能根据当前的法律规定对档案进行有效的管理。

2.2 管理人员开展档案保密意识不强

高职在进行档案具体管理工作中，管理人员在思想观念以及保密意识上整体的程度较低，未能够以较高主观性对档案进行保密管理和工作。有些人甚至认为在当前信息发展中，很难对档案进行保密，也就是说保密工作在档案管理时可以进行一定忽视。有一部分人员在开展管理过程中，因为自身对一些事物的认知程度不够，保密专业意识较少。同时也没有对当前的保密法律进行有效钻研，导致高职在进行档案管理时，人员的保密思想较低，这样就会在很大层面出现档案信息泄密的发展风险。

2.3 软件建设存在滞后性

当前时代的显著发展特点是网络化和信息实现高度化，这也使高职院校在进行管理工作时，所要面临的保密挑战更加严峻。市面上档案管理的软件费用太贵，导致一些院校就没有利用发展和教育资金对其进行购买。同时也基于这一种情况，院校在进行保密工作建设时，没有进行有效的经费投入。所以就导致没有专门的经济费用来源，支撑高职开展保密工作硬件的建设。这两种情况就导致院校在进行管理时，整体保密工作开展软件建设存在一定滞后性。

3 高职在进行档案工作时保密性原则构建分析

3.1 开展法制和规范管理

上文中讲到，高职院校在进行保密工作时，整体的建设未能够根据当前的法律进行有效的开展，整体制度建设性不够。基于这样的发展现状，必须要对档案进行法制以及规范管理，应该根据保密法进行当前的档案管理，以信息化和具体的法治化为整体建设的基础。可以说，信息化应是当前各个单位进行档案工作的一个关键点，也是一项标志。必须要在具体建设中，利用法律对管理和信息的程度进行优化和具体规范[3]。为此，高职院校在进行此类工作时，必须要以制度化和法律化对整体保密性进行有效保障。这样才能够让档案管理在具体工作中能够实现有法可依，进而让管理质量实现有效增长，让保密工作实现更高建设。

3.2 强化管理人员对保密性的认知度

高职院校在进行档案管理中存在工作人员保密意识不够强的问题，为此要对其进行保密意识的培养和强化。最根本途径是对管理人员进行法制教育，加强他们对档案保密工作开展重要性的认知。此外，高职学校领导也要对此项工作所呈现的保密意识进行重要性以及工作开展复杂性的认知，这样才能够让保密工作实现有效开展。高职应该对管理人员进行保密法专题教育，让他们对保密法进行熟知，进而提升他们的专业程度，让管理人员知道如何在档案管理中对法律进行有效的维护，对自己的工作进行高度履职。应该以保密法这一项法规进行整体档案管理宣传工作，在学校内部开设相关的讲座，加大保密工作开展宣传。能够让管理人员对保密法进行高度认知和学习，让他们在具体档案管理工作中，增加保密意识和工作开展的有效性。

3.3 对涉密档案进行科学管理

保密法对档案管理中进行一定规定，例如涉及机密性较高管理时一定要建立专门的库房，对门窗进行有效加固并且要配置防盗门、灭火器等，这样能够让涉密档案进行有效管理。高职院校在以往管理中对涉密档案存在分散性，未能够对涉密档案进行有效管理，必须要针对这一问题进行有效解决。此外，管理人员在进行此类档案管理时，一定要以较高敏锐性对整体档案进行有效的管理，避免出现泄密现象[4]。对这些档案进行管理时，一定要以详细精准度进行开展，提升档案管理工作开展的科学性。

此外，在开展档案管理时，一定要构建安全体系，通过安全体系让整体档案实现保密工作。首先在网络方面进行安全建设，通过网络保密能够阻断一些来自网络上的不安全威胁，以防火墙等形式对一些网络威胁进行有效阻拦，进而实现网络建设安全化。此外，高职院校要根据自身的情况，对档案进行硬件建设，实现科学管理。最后在开展档案管理时要做好审查这一项工作，通过审查能够将档案进行有效的规划和使用，让保密工作能够按照有序化进行开展。

4 结语

高职在进行档案保密工作时，一定要按照相关原则以科学程度对整体问题进行有效处理。通过软硬件两方面的建设，强化工作人员的保密意识，来让整体保密工作实现有效开展。保密工作需要根据当前法律建设为开展依据，管理者以较高法律意识和保密性原则对整体档案进行有效管理。管理人员在具体档案管理中，一定要对违背保密意识的行为进行杜绝，以高度责任感开展保密工作。通过这样的模式，能够让高职实现更好的档案管理，实现保密性建设。

参考文献

[1] 姜馨.档案管理在高职院校教学管理工作中的作用及地位[J]. 现代经济信息，2016（23）：392-393.

[2] 钱坤.高职院校档案管理工作中电子档案的应用研究[J].办公室业务，2016（16）：182.

[3] 张艳.高职院校档案管理工作的发展与前景[J].中国教育技术装备，2016（6）：62-63.

[4] 陈俊颖.高职院校档案管理工作中的保密原则[J].高教学刊，2015（18）：156-157.