试论档案信息资源的开发利用

王越

档案信息作为信息集合的子集，是以人为主体参与的以社会实践活动为基础，依托档案实体形成的，因被“有意”保存而逐渐积累起来的原始记录。这种直接记录原始活动的本源性、对以往社会实践真实反应的回溯性以及经长期累积保存的积累性等属性特点使得档案信息成为当今社会重要的战略资源之一，是国家和社会再造信息的基石以及探寻规律预测未来的起点，承担着存史鉴史、资治襄政、传承文化的重任，在很大程度上也影响着人类文明的进度。因此，档案信息资源的开发不仅关系到档案信息自身价值的实现，档案中可深度挖掘的信息内容更加影响着今后社会在政治、文化乃至经济等各个方面的发展。社会认知度的不断提高使得档案信息资源的开发需求愈加迫切，开发质量也得到了前所未有的重视。

一、档案信息资源

档案信息资源是人类借助档案实体“有意”记录选存下来的有价值的，以客观形式存在的档案信息不断存储和积累的结果。档案信息资源依赖档案自身属性的诸多特点成为信息系统中内容真实、价值珍贵且不可替代的重要战略资源。对于当今社会的全面发展，档案信息资源的有效开发和合理利用意义非凡。

首先，档案信息资源涵盖种类繁多、内容丰富，涉及范围广，能够用来反应一个国家、一个地区、一个组织乃至一个事件或一个人各个方面的发展情况。正因如此，对档案信息资源多角度、多层次的合理开发和优化利用不仅可以实现档案信息价值的最大化，还能够发挥档案存史鉴史、资治襄政、传承文化等重要作用。档案信息资源是一个国家、一个地区或是一个组织全面健康发展的基本保障。同时，档案信息资源对于社会公众了解某一重大事件全过程或某一重要人物的生平经历都发挥着不可替代的作用。

其次，人类社会之所以能够得到经济的飞速发展、知识的有效传播以及文明的不断传承都离不开档案信息资源可共享性和可再生性特点的有力支撑。档案信息资源不会因为利用者的使用而损耗其自身的价值，不会因为使用的次数增加而减少档案信息资源的总量，更不会因为被利用过而影响其他人再次利用档案信息資源获取所需信息。相反，档案信息资源可以在不断分享利用的过程中得到信息的重组和再生。充分把握档案信息资源的这些特点，利用档案信息资源不同于自然资源数量受限、易被占有和消耗的缺点，深度、高质的挖掘档案信息资源中可共享和可再生的信息，尽可能的满足国家、社会乃至档案信息利用者获取有效信息的需求，保证档案信息价值的充分实现，力求人类社会的全面进步。

再次，档案是以往社会实践活动的原始记录，承载着丰富的历史信息和知识内容。不同于以往传统档案信息资源的开发利用，时代的进步带来了科学技术的普及，社会公众获得档案信息的途径和方式有所增加，计算机网络技术下相对不受时间和空间限制的利用使得档案信息利用的需求与日俱增。因此，档案部门只有适应新的形势并及时合理的开发档案信息资源，提供高效的利用途径为社会公众提供档案信息服务，才能逐步适应科技社会的发展以及满足人们对信息质量的要求。

最后，开发档案信息资源的最初目的是为了发挥档案的现实作用以及实现档案信息的有效利用。随着档案信息在经验总结、决策制定、未来预测等社会发展环节上的积极作用逐步得到各界人士的普遍认同，档案信息如何才能转化成人们需要的物质财富或精神财富为社会进一步发展服务成了档案信息资源开发的终极目标。档案馆身兼要务，开发档案信息资源逐渐成为顺应时代发展之举，其意义更是关系到一个人、一个组织、一个区域乃至一个国家的进步和发展。

二、档案信息资源的开发

档案信息资源开发的重要性不言而喻。尽管如此，档案信息资源的开发在现实工作中还是受到了馆藏结构单一化、整合序化难度大、投入产出不成比、利用渠道有限性、规章制度不健全等多重因素的影响。这也使得档案信息资源的开发面临着重重困难。

1馆藏结构单一化

馆藏结构单一化的原因一方面来自于档案“生于衙门，服务于政治”传统观念带来的根深蒂固的影响，另一方面则是来自于档案工作者对于政务档案长期“重藏轻用”的管理理念的制约。结构单一数量庞杂的馆藏现状，直接关系到档案信息资源的开发能否顺利开展。

回顾我国档案发展的历史，最初的档案绝大多数都产生于官府衙门，其作用往往是辅助当时的统治者加强集权，或是对当政者的歌功颂德，本就密不示人的档案更因为这独特的使命披上了神秘的政治色彩。改革开放以后，我国对档案的管理仍体现出统一集中管理政务档案的传统。这些产生于政府并为政治服务的档案更是受到档案工作者长期持有“重藏轻用”的管理理念的影响，被封闭保存于档案馆（室）之中，仅有档案的存储和保护得到了重视。尽管今天的档案部门将更多的注意力集中到档案的开发和利用方面，但档案这种来源单一，且长期封闭的状态显然对今天档案的开放工作造成了严重的阻碍，档案信息资源并不能够及时的得到丰富、传递和共享。

2整合序化难度大

档案馆藏结构虽然单一，但档案中所蕴含的信息会涉及到宗教、教育、医疗、户籍、婚姻、房产等与社会生活密切相关且被公众所需的内容。当前档案信息资源开发在实践过程中，难度较大的就是针对这些档案信息内容的整合和序化，不能有效的从档案信息中提取出来“分门别类”的信息。因此，档案馆还未能够向社会公众呈现出一种内容丰富、涉猎广泛的信息资源优势。

这些档案信息在被开发利用以前，其自身所承载的信息内容因未经过加工处理而处于“杂乱无章”甚至是“无人知晓”的“死”状态。虽在档案实体上得到了收集、整理、存储和积累，但其还未能成为真正意义上可以利用的档案信息资源。只有符合档案信息资源开发的要求，通过整合序化，才能充分挖掘出档案信息资源里蕴藏的丰富内容，将档案信息的隐形价值转变为现实可用的实际价值。虽然整合序化的必要性毋庸置疑，但其实践过程中面临的难度依旧不小。一方面，判定档案价值的标准不统一会使得整合序化时价值鉴定的难度增加，进而导致档案的错误存毁。另一方面，对档案内容的理解受人为因素的干扰也会影响到档案信息的归类，整合和序化的结果会直接影响档案信息资源开发效果和利用效率。

3投入产出不成比

随着社会信息需求度的增加，档案部门以保管为主要职责的工作理念受到冲击，将档案信息资源的开发、服务作为当前的工作目标是档案部门转变工作理念的当务之急。档案部门对档案不经加工，单纯的累积不仅会消耗其存储空间、人员精力和资金投入，还会因为档案信息不能被有效开发而导致档案部门服务功能的失效。这种收入和产出不成比例的现状是不能够作为可转化知识的档案信息变成为社会创造财富的资源的。

用最小的成本获得最大的收益也是档案部门在档案信息资源开发中应该重点把握的问题，即尽可能的缩小投资与产出（服务产品）的比例，最大限度的开发档案信息资源，加大服务力度，为社会公众及时准确的提供所需信息，以此增加档案部门的社会效益和经济效益。

4利用渠道有限性

档案信息资源的开发始终受到传统观念的影响和管理理念的制约，因而不能得到更加深入的挖掘，进而影响到档案信息的利用服务。档案信息的价值往往因为被埋没而不能充分发挥其资源的优势为社会创造更多物质财富和精神财富。就现阶段档案部门服务状况来看，借阅、展览、报纸等传统的档案信息服务模式仍占据主导地位，短期内难以突破现状。同时，伴随着计算机技术和通讯网络的应用和普及，档案信息利用也增加了光盘检索、新闻报道、网上公布等更先进的服务方式，但服务系统不完善、服务规模小且范围有限，信息资源传播和利用的效果不显著。社会公众仍然不能够便捷、及时的从档案部门提供的利用渠道里获取所需信息。

利用渠道的有限性使得檔案信息的传播和共享受到了严重阻碍。改变这种现状必须从两个角度克服困难。一方面，在档案信息资源开发中要克服馆藏结构单一、观念理念的制约做到优化整合、合理序化、深度开发，进而拓宽档案信息资源的服务范围。另一方面，通过借助档案（档案衍生物）展览、新闻媒介、新媒体平台等更多先进、便捷的渠道提供档案信息利用服务的同时，还要克服技术设备更新换代、人员技术操作水平有限的阻碍。借助这些技术手段固然能够加大档案部门对档案信息资源的宣传力度，提高社会公众对档案信息资源的认知度，引导其利用需求的增加，但需要面对的困难也是不能规避的。

5规章制度不健全

以往档案信息服务利用方式和手段上的缺失不仅仅是因为受到传统观念的影响，或是受制于长期以来管理理念的制约。其中还有一个重要影响因素就是缺乏健全的规章制度作为档案信息资源开发利用的支撑条件。完善的规章制度能够引领档案工作的发展方向，提出档案工作的前进目标。规章制度不能单纯的对管理档案实体进行规范，而是在保证实体安全的前提下对揭示档案信息的工作做出有条不紊的指导，使档案信息资源得到妥善的开发和利用。

规章制度的标准化、系统化以及规范化是档案信息资源开发直至利用能够顺利开展的基础保障。一是，档案部门需要系统、规范的管理章程和制度来保证档案信息资源科学、合理、有效的开发。二是，需要不断适应发展，更新和完善档案鉴定的标准作为开发档案信息资源质量的保证。除此之外，档案部门还要根据社会公众的需求及时把握和优化档案信息服务工作的流程。培养参与档案信息资源开发和利用的档案人员的专业素养，科学管理档案信息并努力提高档案工作的质量和效率。同时，借助新技术积极探索档案信息资源开发途径和方法，带动档案信息资源开发工作的稳步前行。

三、档案信息资源的利用

优化档案馆藏结构为档案信息资源开发提供了充分的物质保障，通过整合、序化提高了档案信息资源开发的质量，档案部门转变观念以缩小投入与产出的比例为目标，拓宽档案信息资源开发的渠道，完善档案管理规章制度，提升档案管理人员专业素养，以此来促进档案信息资源开发工作的顺利开展，其最终目的都是为了档案信息资源能够得到有效的利用。

随着档案信息资源的作用逐渐得到社会各界的关注，以档案借阅、档案报道、档案展览为主的传统型档案信息资源利用模式面临着越来越的挑战。档案借阅包括档案的查阅和外借。虽然查阅档案能够直截了当的满足利用者的信息需求，但对于跨地域的利用者而言，这种档案信息资源的利用方式更多是时间和空间上的不便。档案的外借更是需要克服档案的完整性、保密性、安全性不受侵害等困难。传统的档案报道是通过报刊的形式向社会公布档案部门近期的工作安排、制度章程或经验总结等，就网络如此发达的今天而言，档案报道显然不能迅速的、大范围的被社会公众知晓。以实物为主的档案展览也同样不能打破地域的限制被更多人知晓。为了破除传统档案信息利用模式存在的弊端和障碍。智力型档案信息资源利用模式为今天的档案工作带来了不少便捷。

（作者单位：黑龙江大学）