人事管理信息化给高校人事管理带来的变革及启示

王晶

[摘 要]在信息化社会的大趋势下，许多高校加快了信息化进程，人事管理信息化是其中一个重要的方面。其高效的信息处理手段带来了高校管理理念的变化，为管理流程的进一步梳理与优化带来了管理机构的重组，与各个部门及时便捷的沟通和协调提高了人事管理的水平。各高校要抓住信息化的機遇，积极进行业务流程优化以及信息管理系统的标准化建设，推进机构变革以及管理观念的革新，为高校事业又好又快发展提供助力。

[关键词]高校人事管理；人事管理信息化；人事管理变革

[中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2017）06-0166-03

党的十八届三中全会通过了《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》，在全面深化改革的大背景下，高校人事管理、人才制度变革势在必行。人事管理信息化是推动高校人事改革的重要手段，利用信息技术可以实现人事业务的规范化、精细化、科学化，快速响应变革的要求。这将成为当前和未来人事管理工作的重点。

一、人事管理信息化给高校人事管理带来的变革

笔者通过调研北京、上海、江苏等地高校人事信息系统的推行，发现各高校的人事管理信息化正给高校人事管理悄然带来变革。其具体体现在以下三个方面。

（一）人事管理信息化带来管理观念的变化

管理信息化从根本上是要为管理提供服务。在人事管理信息化的过程中，管理的服务职能凸显，更加强调人本管理。

1.人事管理信息化提高了人本管理的可能性

人事管理信息系统大体上由人事档案管理、学院部门管理、合同管理、薪酬管理、社保管理、绩效管理、考勤管理、培训管理、招聘管理以及系统管理这十大功能组成。[1]目前已经有比较多的高校开发了自己的人事管理系统。在人事管理系统中，教职工可以选择性地看到自己的基本信息，可以在线提交业务并随时关注业务的流程动态，可以看到考核以及绩效评价的结果，相关的通知公告也可以在人事信息系统中一站式获得。这种沟通与交流的直接性以及获得信息的便利性大大提高了教职工参与管理的幅度。在教职工参与管理的过程中，用价值观来培育和强化教职工的归属感、满意感、成就感和责任感，让他们感觉到自己是值得信赖和尊重的，激发了教职工的进取心和创造性，为文化管理的最高层次开辟了通道。[2]

2.人事管理信息化提高了人本管理的必要性

人事管理不只是人事部门的管理，而是一个实现学校整体发展蓝图的工具。通过有效的人事管理，可以实现学校的总体发展目标与规划，体现各学院、各部门的发展方向与重点，实现教职工个人的职业生涯规划。因此人事管理要创造条件支持学校各学院、部门以及学校教职员工的积极参与，提供信息沟通与交流的平台，发展以教职工为中心的激励、创新和参与的人事管理环境。

信息化使得人力资源管理从简单的重复劳动中解放出来，从单一的、自上而下的管理模式向互动、多方位、专业化的方向发展，促进了全员参与管理，形成了新的互动管理的局面，人本理念逐步提升，在管理过程中更强调“关心人、理解人、尊重人、保障人”。

（二）人事管理信息化带来管理机构的重组

在一个组织机构中，根据机构的特点以及人员的具体情况，以提高效率为准则，对于管理层次和管理幅度的划分应该有一定的比例。一个组织机构成功的关键问题就是处理好管理层次与管理幅度之间的关系。传统组织的特点表现为层级结构，当组织的规模扩大时，提高效率的有效办法是增加管理层次。但是在信息化社会中，由于信息技术的应用，信息处理渠道的增多，信息沟通与交流加强，也可以通过增加管理幅度来提高效率。当一个机构不是通过增加管理层次而是通过增加管理幅度来提高效率时，其组织形式就会趋于扁平化。这一改变使得组织结构紧凑、干练，反应迅速，各层级之间的沟通快速顺畅，合作协调关系加强。[3]

从根本上来看，信息化也是一个过程，是一个技术+管理变革+人员素质+业务流程整合和优化的过程，其目标是给相关的组织和人员提供便利，提高效率与管理功效。在信息化的过程中，需要对管理流程、工作方法进一步梳理，优化管理流程，这一过程带来人事组织机构的进一步重组。

传统的高校人力资源部门包括人事部门、师资部门、绩效考核部门、薪酬与福利部门、档案部门等。笔者调查了国内信息化程度较高的北京、上海、江苏等地的高校，发现许多高校人事处的组织机构正悄然变革，从传统的人事、师资、劳资、档案部门的组织机构变为重服务、重人才、结构更加合理、流程更加优化的组织机构。其变革具体表现在以下两方面。

1.档案管理的功能被弱化

在人事管理信息化的过程中，档案部门通常与人事系统管理部门合并，以利于信息系统的维护以及档案信息的利用。在这一过程中出现了诸如“信息档案科”之类的机构名称。

2.重视人才

成立以“人才工作办公室”“人才引进办公室”“高层次人才科”“人才服务与管理办公室”等命名的职能部门。人事处许多重复劳动被替代，使得机构内人员可以把更多精力放在人才服务上，信息系统的应用也使得人才服务的效率大大提高。

（三）人事管理信息化带来管理水平的提高

随着信息技术的发展，高校的人力资源管理也进入了资源整合阶段，其表现为：人事管理不再仅仅是人事管理，而应该以高校的战略发展目标为依托，以人事管理信息化为契机，实现人事、财务、教学、科研等管理系统的一体化，实现总体管理水平的提高。这个具体体现在以下两个方面。

1.实现了各部门的资源共享

各个系统的管理都必须以基本的数据为依据，人事管理信息化的过程也是基本数据信息化的过程。通过对基本数据的有效管理，学校各部门都可以对这些数据加以利用，实现了各部门的资源共享。人事信息系统使原本独立的管理模块有了互相沟通的纽带，加强了各部门之间的沟通和协作。

2.提升了人事部门的服务水平

人事部门作为服务部门，在组织中具有承上启下的作用，教职工、各级领导以及主管部门都会对人事管理工作提出更多、更高的要求。人事管理信息化使人事部门由简单地提供人力资源信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案，其强大的统计和分析报表功能使管理者能够在第一时间了解和掌握教职工的详细信息，经过研究、分析，使决策者更加准确、高效地进行管理。

信息公开和透明促进了各部门以及各环节的沟通和协调，有利于有效收集内部和外部信息，在同一业务流程进行的过程中，人员的交流和反馈更加及时，团队精神得以发挥，促进了人事管理工作由传统的手工管理向现代人事管理的转化。

二、人事管理信息化给高校人事管理带来的启示

根据人事管理信息化给高校人事管理带来的变革情况，可以有以下几方面的启示。

（一）要抓住信息化的机遇，实现业务流程的优化

在信息化的过程中，不能把办公自动化简单地等同于信息化，要抓住信息化的机遇，对业务流程进行梳理和改革。人事管理信息化从根本上说， 就是从流程、指标、职责、权限等各个方面深刻规范高校人事管理过程，把高校人事管理的全部流程、标准、制度等重新深入细化，对原来的管理业务流程做重新思考和彻底的重新设计，用计算机语言进行深层次的规范，把标准固化到管理细节中去。流程优化的过程堵住了粗放式人事管理的漏洞，降低了管理成本，提高了工作效率。

业务流程优化可以按照以下四个步骤来进行：第一，改变思维习惯，树立业务工作的流程观。第二，分析关键成功要素，确定关键流程，对问题严重、机能失调的流程以及举足轻重、影响巨大的流程制定切实可行的流程方案。第三，对现行流程重新设计。第四，实施新流程并获得反馈。在业务流程优化的过程中要注意以下问题。

1.业务流程优化要围绕目标进行统一规划

集成的管理需求与职能型的组织机构往往是矛盾的，这就要求我们在业务流程优化的过程中注意围绕人事管理的目标进行统一的信息化规划。

2.业务流程的优化与信息化的过程要相互促进、并行不悖

人事管理业务流程的优化可以这样理解，即通过工作环节的整合，输入必要的信息，经过信息加工，可以成为下一个环节工作的依据。比如，通过新进人员基本信息的输入，可以生成相关人员的出国（境）信息，可以作为兑现相关待遇的依据；相关的学历学位信息以及人才工程信息，可以作为建立人才储备库的依据。这一切业务流程的有效实施，都需要通过数据的信息化来实现。换言之，如果没有及时准确的信息录入与更新，没有对信息化的有效利用，就不能真正地实现业务流程的优化。

（二）要注重信息系统的标准化建设

早在1993年中国标准出版社就出版了《人事信息管理系统代码标准手册》，编录了国家标准规定的38项人事信息分类代码。2002年《全国干部、人事管理信息系统指标体系分类与代码》（GB/T14946-2002）出台，对人事管理工作中所需要的各种信息进行了描述，集成了人事管理机构以及个人各方面的指标。

人力资源管理系统在许多高校已有应用，但在标准化指标的执行过程中，各个高校对标准指标体系的选择和组合不同，从而出现低水平、重复性开发的现象，这不但会造成资源的浪费，而且会导致信息系统应用软件移植和推广的困难。这就要求在设计的过程中考虑软件的共享性、易维护性、可对接性，进行标准化开发。

在标准化建设的过程中要注意以下问题。

1.要加强领导，建管并重，总体规划，分级实施

在信息化建设的过程中，要根据本校的实际情况，认真分析本校信息化的现状以及存在的问题，科学规划信息化建设的总体战略，抓好具有软件开发能力的技术专家队伍以及精通业务流程的管理专家队伍，完善信息化建设的内容及检查、监督机制。信息化建设的周期一般比较长，要从最能体现管理信息化价值的地方入手，逐步推进，分级实施。

2.正确处理个性化与标准化、兼容性之间的关系

标准有其通用性，在各系统的互连、互通、互操作上能体现其优势。但是，如果执行标准的全部内容，会造成系统的庞大和冗余，降低其易用性。因此，人事信息系统设计要在考虑通用标准的同时，根据各个高校的个性化需求，从具体的功能上着眼，根据工作内容选定相应的标准规范。设计系统时要做好需求论证工作，对选用的标准进行裁剪，使其更符合高校的实际情况，更有针对性，提高其易用性。[4]

人事信息系统的作用不仅仅是减少工作量，更大的作用是规范人事管理工作，以适应各管理信息系统的信息对接；同时要协调好职能部门与集成的管理需求之间的矛盾，建立合理的工作流程。高校人事管理信息化给人事管理带来了巨大的变革，学校在寻求进一步发展的过程中，要抓住信息化的机遇，科学理解，慎重实施，循序渐进，全面落实，积极进行机构变革以及管理观念的革新，使信息化的过程和管理的过程相互促进，为高校事业又好又快发展提供助力。

[ 注 释 ]

[1] 闫洁瑜.基于SOA架构的人事管理信息平台建设[J].中国人力资源开发，2015（10）：54-61.

[2] 陈晶瑛，余剑锋.18 世纪末以来西方人事管理思想的演进、特点及发展方向[J].学术研究，2010（1）：70-77.

[3] 戚汝庆.信息技术对组织结构变革的影响[J].科技信息，2009（3）：463+406.

[4] 徐忆.和平时期的办公业务信息系统标准化[J].船舶标准化工程师，2015（4）：54-55+59.

[ 參 考 文 献 ]

[1] 贾兰英.推进事业单位人事管理信息化建设的思考[J].中医药管理杂志，2011（9）：854-857.

[2] 高校人事管理与信息化深入应用交流会顺利召开[EB/OL]. 2014-12-23 http：//net.chinabyte.com/413/13185913.shtml.

[3] 黄炎磊，叶青.谈实现高校教育管理的信息化[J].中国成人教育，2013（20）：36-38.

[4] 方莉. 高职院校人力资源管理系统的设计与实现[D].吉林：吉林大学，2011.

[5] 王小露.高校信息化建设风险评价研究[J].中国成人教育，2014（22）：22-24.

[6] 牛俊文.云计算对高校信息化的影响[J].大学教育，2012（4）：80.

[责任编辑：庞丹丹]