高校财务前台报账管理的优化设计

2017-06-16王幼桂

会计之友 2017年11期

王幼桂

【摘要】随着高等教育事业规模日益扩大，政府及社会各界对高校资金投入加大，使高校财务保障工作更繁琐且复杂，在已有编制人员不变的基础上，如何有效解决师生报账难显得尤为重要。文章针对高校财务前台报账管理中存在的等候时间长、工作效率低、报账手续复杂等问题，深入分析高校财务前台报账系统的需求及目标，依托互联网技术、电子支付技术等设计新的财务前台报账管理系统，并详细介绍了该系统用户报销、报销审批、数据库等设计情况，为财务管理信息化建设提供一定借鉴和参考。

【关键词】高校；前台报账管理；数据库；功能模块；设计

【中图分类号】 F234；G647 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2017）11-0123-04

受理全校师生报账是高校财务部门的重要工作之一，也是财务管理的基础性工作。高校财务报销作为财务部门管理的重要工作，业务种类繁多、手续复杂、涉及面广，直接关系高校财务处理的效率，部分高校出现财务信息管理不够完善、报销困难等问题。财务前台报账是为全体师生提供服务的重要窗口，其管理水平直接影响高校贯彻执行党和国家财经法规的情况。国家每次颁布的经济政策、法令，会直接或间接反映在日常报销审核工作中，如果高校财务前台报账工作出现一系列问题，不单导致部分单位支出混乱、会计信息失真，也会导致公款挥霍、腐败逐步蔓延，因此，改革原来的报销流程势在必行。

一、高校财务前台报账管理现状

现阶段，财务前台报销过程中，报销者每笔开支先由领导审定，会计后审，领导确定的事情没有几个财务管理人员会去推翻它。这种情况导致高校财务管理人员只顾记账不重视审查，无法发挥有效的监督作用，从而丧失会计监督的意义。加之高校各种资金大幅度增加，收入来源呈现多样化的特点。必须注意，高校属于一个特殊的机构，财务预算遵循自然年度展开，本校学生的实习及科研活动均在春季、夏季实施，学生开学的上半学期需要办理大量的借款、实习、博士生报名费等，下半年办理学杂费收取、医疗费报销等，不少高校报账大厅每天都像农贸市场一样，流动人员较多，报销人员将整个柜台包围起来，里边的环境不够理想，报销效率低[ 1 ]。同时，高校领导多数为双肩挑的工作状态，他们不仅负责日常的教学，也要负责日常事务管理工作，在这种情况下，经办人找领导签字审批需耗费大量时间。如果前台报账出现问题，上报人员会对财务部门产生一种不满情绪，尤其在科研经费报账上，他们认为上述经费由自己辛苦努力获得，无需经历繁琐的签字报账流程，这会在不同程度上打击教职人员的教育科研积极性。

二、分析高校财务前台报账系统的需求及目标

（一）分析系统需求

近些年，我国各大高校教育经费投入不断增加，办学主体呈现多样化的特点，使得高校财务管理工作趋于复杂化，财务报账工作繁琐且繁重。加之财务报账耗时多，引起教职工和学生的抱怨，为财务管理人员带来更大的工作压力。需求分析是指基于有待解决的问题进行深入、细致的研究和分析，了解设计系统的需求。如果设计者并未认识到客户的实际需要，最终设计的软件将无法达到要求。系统开发前应做好相应的需求分析，将用户需求做到位，并保障如期完成项目。优化财务报账管理流程成为有待解决的问题。高校实际报销账目过程中，由于教育工作人员工作繁忙，希望无需排长队等候、不用填写大量单据，只要简单把相关票据、说明等附件提交给财务即可。优化设计财务前台报账系统，可借助计算机技术，把那些需要当面沟通的内容尽可能压缩，将其他环节转移至操作系统中，并配备相应的填单、网银支付等功能，缩减不必要的等候时间[ 2 ]。

（二）构建目标及设计原则

1.系统设计目标

对高校财务前台报账功能设计和实施前，财务管理者应从学校发展的全局出发，综合考虑校园的整体规划和财务管理的需求，组织财务人员、技术人员等对财务前台报账信息化建设展开实地考察，明确财务前台报账系统的建设目标。财务报账管理系统与互联网技術结合起来，提供网络转账、审批等功能，把报销流程重新组成网上制单—审批—投递—后台审核等环节，有效解决学校财务报销排队时间长、手续繁杂等问题，提升高等院校财务服务水平和工作效率[ 3 ]。

2.遵循的原则

高校财务前台报账管理系统的设计应遵循下列原则：（1）实用性：保障财务报账管理系统拥有良好的性能，设计友好的用户界面，便于用户使用和掌握相关技术[ 4 ]。（2）可扩展性：系统所设计的功能应在保障软硬件配置升级、扩展等方面具有较好的性能。（3）直观性：有待分析的数据以报表的形式展现出来，并依据历史数据对指标展开分析。（4）兼容性：系统的设计不仅要更好地体现使用者的需求，也要满足软硬件与系统日后升级和扩展的需求。

三、系统总体架构

系统架构实际设计时，为满足高内聚低耦合设计理念，通常会对系统展开分层、细化处理。财务前台报账系统主要由应用表现层、业务逻辑层和数据访问层组成。其中，表现层主要包含UI界面、操作逻辑，客户端UI界面接收数据，随之传递至逻辑层进行针对性处理，从而展现出对应的结果[ 5 ]。本系统借助MVC框架，把业务逻辑聚集至相应的部件内，在改进并制定个性化界面的基础上，无需重新展开编写操作。具体开发程序操作中，业务逻辑一般封装在业务逻辑层中，如合理控制权限、数据计算，表明应用系统的关键就是进行业务处理[ 6 ]。数据访问层主要功能是访问底层数据库，例如执行增加、删除等一系列操作。系统总体结构如图1。

（一）设计合理的数据库

财务报账管理系统使用Mysql数据库为管理平台，其能够充分满足用户对信息的各项操作，例如：输入、增加、删除、查询等，满足后续的决策支持系统。Mysql属于一个小型关系型数据库系统，具备体积小、成本低等优势，能确保其广泛应用于各中小网站中[ 7 ]。在对数据库逻辑结构进行设计时，应尽量采用功能操作较少的数据表。因此，在数据库初步设计环节，需收集各项基础信息，配置清晰的数据结构，尽可能减少数据冗余。为简化选项，并满足可以自主定制的目标，数据主模型表主要使用的参数和代码存储在其他数据表内[ 8 ]。在财务前台报账管理系统中主要有费用类型表、信息表等参数表，下文仅对报销表结构（表1）作一详细说明。

（二）系统功能的设计及实现

基于分析系统需求状态下已经完成系统总体框架的设计，下文根据用户对本系统的功能需求，进一步介绍系统功能设计和实现情况。由于篇幅有限，笔者只介绍报账业务流程、报账模块表单设计情况。

1.用户报销

根据不同业务实际需求制定针对性的业务模板，加之不同模板定义内容存在显著差异，各业务模板应配置详细的介绍信息，并对模板中部分字段有需要的部位进行相应的注释[ 9 ]。同时，依据网报单在不同环节对应的状态，系统可以提供日常业务、薪资发放、专家来访等报账服务。部分内容是本系统使用相对频繁的功能，如：日常业务中的填报业务、设备维修、缴纳水电等费用，本业务划分为以下步骤完成：

（1）用鼠标点击“我的报销”菜单，选定“新增”按钮，挑选一个有权限、有可用余额的项目当作本次报账管理的项目。

（2）挑选一项报销业务，如图2所示。

（3）填写报账用户的基本信息。选定报账点、经办人、附件张数等信息，报账页面如图3所示。此时，用鼠标点击费用类别之前“+”图标，以此展现细致的信息，并在相对应的报销小项中填充报销数据，在费用小类下选取报销内容，其选项不得超过3项。

（4）挑选相应的支付方式。不同的支付方法需要填写的内容有所差异。再次确认报销内容，确定准确无误后提交单据，系统会冻结开支项目的报销金额。

（5）自动投递。报账人确定报账信息并选择打印操作，交给项目负责人签字以后，附上此次报销所需的附件材料，前往最近的自动投递点进行投递。先用鼠标单击单据投递按钮，根据系统的提示，刷新校园卡明确用户的身份。确定相应身份后，跳转至单据投递列表页面，选择本次需要投递的单据，投递成功后会打印相应的条码标签，并将报销确认单与附件装在信封内，投入邮筒即可[ 10 ]。报销流程见图4。

2.报销审批

高校执行财务报账操作中，制单者制作、提交的单据，需要获得相关管理者的审批。在这个环节内，制单人员有权利修改整个单据的内容，由负责人判定设计的报销单据是否合理，如：财务支出项目等，单击审批按钮后，系统能够自动将信息提交至财务收单环节[ 11 ]。必须注意，由项目负责人进行审批的优势是报账人员将报销单据提交给学校财务管理部门，运用自动投递终端完成单据投递[ 12 ]。

3.财务收单

报销单据经审批人确定核实后，系统自动将单据流转到财务收单这一环节，该阶段由学校财务部门管理者展开各项操作。前台工作人员根据财务核对标准对接收单据的内容及相应票据实施处理，即可完成相应的收单操作，报销人只需等财务部门通知即可。若发现有报销单据未达到标准制度要求，财务人员可直接把单据退回给制单者，让其进行修改后再次提交[ 13 ]。这个环节中，财务工作者只有对制单者提交的单据提供建议的权利，不可修改其制单项目。财务收单操作流程如图5所示。

4.报账管理

系统自动收单后，下一个环节需将网报单分配给相应的财务人员，并执行生成凭证操作。软件不单单支持单个或批量派单操作，也支持制单人过滤网报单并进行派单处理。在这个环节中，管理人员可查看各个网报单状态，也可利用软件自动或手动为用户发出短信，真实掌控整个网报流程。报账管理指标见表2。

5.财务审核

作为财务报销管理的最后环节，财务审核者收到相应单据后，选取相对应的支出用途及资金来源，以这些数据生成凭证。财务审核者可采用自动接单完成一系列操作。网上报销单会依据软件设置的规则展开判断，系统自动生成凭证并显示在相应的核算软件内[ 14 ]。网报单依据展示的处理凭证情况决定网报单变化，并自动给用户发出手机信息提示。后续过程由财务会计、出纳在系统中展开财务凭证的审核工作，并把处理状态返回报销系统内，整个报销流程结束，生成审核凭证。

四、结论

综上所述，高校财务报销流程作为财务报销制度的补充形式，是根据财务报销制度设计的，以指导全校职工更好地开展报销工作。同时，充分运用校园网络技术平台将各类报销规程进行公布，达到透明化管理的效果。本研究针对高校财务前台报账管理的实际需求，利用.Net MVC技术设计了一套包含报销业务审批、项目授权管理、报销流程管理等适用性强、可扩展的报销管理系统，以期解决高校财务部门报账难的问题，进而提升高校财务服务水平和管理质量。

【参考文献】

[1] 张亢.优化高校财务前台报账工作的几点思考[J].商，2015（40）：123.

[2] 但敏.高校财务报账存在的问题及对策[J].科学咨询，2013（3）：45-46.

[3] 徐耀琪.優化高校财务前台报销的新思路[J].会计之友，2012（27）：96-97.

[4] 师艺宸，卞慧娟.优化高校前台报账的思考[J].财经界，2015（9）：131.

[5] 黄凌云.科研项目财务报账制初级探讨[J].会计之友，2012（33）：33-34.

[6] 刘海燕.浅谈高校财务前台报账工作的重要性[J].现代经济信息，2013（22）：180-180.

[7] 肖红梅.浅析高校财务前台报账管理中存在的问题及对策[J].科学时代，2013（19）.

[8] 彭秋容.高校财务前台报账管理中的问题及对策[J].东方企业文化，2015（21）：296-297.

[9] 季茵茵.高校财务前台报账管理的常见性问题及对策解决策略[J].财经界，2014（9）：181.

[10] 黄青山，帅毅.基于信息化的高校财务报账流程优化研究[J].会计之友，2013（23）：119-121.

[11] 刘琳.行政事业单位财务内控信息化管理：以深圳市光明新区国库支付中心为例[J].财务与会计，2015（18）：22-24.