高校办公自动化建设的思考与建议

2017-06-16袁星李军锋刘伟刘金扬

中国教育信息化·高教职教 2017年6期

袁星++李军锋++刘伟++刘金扬

摘要：高校作为大型法人组织，在人员构成、业务集群等方面有着多元化的特点，信息化建设在高校日常行政管理工作中起着至关重要的作用，正在并将继续引发高校管理思想、管理体制、管理内容和管理方法的重大变革。其中，办公自动化作为现代化的管理手段，对其应用的程度已经成为衡量高校管理水平的重要指标之一。纵观国内各高校，在办公自动化建设方面与世界一流大学还有一定的差距。文章从人员、管理、技术三个方面系统分析了我国高校办公自动化发展的制约因素，并针对上述原因提出了改进对策，为后续高校办公自动化建设提供借鉴，从而不断推进高校信息化建设工作的发展。

关键词：高等学校；信息化建设；办公自动化

中图分类号：G472.1 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2017）11-0048-04

一、前言

信息时代到来后，高校把信息化建设作为学校发展的重要环节，信息化建設水平已成为一所高校形象和地位的重要标志之一。办公自动化是高校行政管理信息化建设的主要内容，也是衡量高校行政管理建设水平的重要指标。办公自动化应用兴起于20世纪60年代的美国，70年代获得快速推广，并于80年代开始传入我国。经过近40年的发展，已在我国政府机关、企事业单位中广泛运用。办公自动化应用的优势显著，极大地改善了原有的办公模式，如降低了办公成本、减少了人为失误、提高了工作效率、规范了工作流程、协调了部门关系、强化了业务集成、改进了人员观念、转变了管理方式、强化了服务意识等等。大学作为先进科技和先进文化的重要策源地，纷纷投入力量进行办公自动化建设，特别是985、211等高校均已建成了各类办公自动化系统。目前，国内各高校办公自动化的建设进度各异，其过程中也存在一些问题，值得进一步的分析与总结。本文通过总结归纳高校办公自动化建设的经验和问题，提出对策与建议，为兄弟高校后续进行办公自动化建设提供有益借鉴。

二、高校办公自动化建设普遍存在的影响因素

高校办公自动化建设从引入我国到现在已有近40年的历史，但相比欧美一流高校较为智能的办公自动化系统，国内大部分高校的办公自动化系统还停留在事务型系统的水平，仅有少数几所高校实现了信息管理型的办公自动化。而在支撑学校重大决策、提炼办学核心指标、动态反映整体办学状况等方面，国内高校几乎鲜有实践。具体来看，本文认为主要存在人员、管理和技术等三方面的影响因素。

1.人员的影响因素

第一，认识不到位。国内高校办公自动化系统发展的核心瓶颈在于系统使用者对办公自动化系统的认识还不到位，对智能办公的功能延展和迭代缺乏理解。事实上，办公自动化建设一方面需要有先进的网络设备等硬件系统和相关的软件系统，软硬件系统是实现办公自动化的手段工具，是办公自动化的“形”；另一方面需要建立相应的管理机制、管理办法和管理系统，是一所高校管理理念和管理文化的体现，是办公自动化的“神”。因此单纯用钱购买，是无法真正实现办公自动化，顶多也就是“形似神不似”。也正因为其二元属性，一方面办公自动化系统需要随着新的软硬件技术发展而发展，另一方面随着用户业务内容和功能应用的变更，办公自动化系统自身也需要演化和升级。因此办公自动化系统应该是有生命周期的，而日常维护和升级改造是其生命周期的必然过程。这就需要用户不断地迭代、改进系统。

第二，管理者的重视程度不一。学校领导是学校行政管理体系的核心节点，也是学校行政工作运行的中枢。在办公自动化系统的推广和应用中，学校领导的使用习惯和使用频率对办公自动化推进程度至关重要。目前，国内一些高校办公自动化建设较好，与学校领导干部积极广泛参与其中有着密切的关系。但总的来看，国内高校自动化办公的推广和升级还需要进一步调动领导干部参与的积极性。

第三，使用者的个人素质有待提升。机关办公人员的自动化办公习惯和技能也是决定办公自动化系统能否实现有序高效的核心要素。应当看到的是，国内高校在机关办公人员信息化和自动化办公技能的培训和要求上已经取得了长足的进步，但传统的办公方式和办公习惯对办公自动化系统的发展仍然存在一定的制约作用。

2.管理的影响因素

第一，顶层设计缺乏，规划管理不足。由于办公自动化是“舶来品”，最早是学校各部门根据提升本部门的业务能力的需求，各自开发业务系统，这种自下而上的建设模式，在功能集成和统一管理的阶段出现了三个方面的问题。首先是集成困难。随着信息化建设的推广，学校各部门均有相应的业务子系统，但由于开发企业的不同，缺乏统一的对接标准，数据共享和交换困难，形成了一个又一个的信息孤岛。其次是重复建设。因缺失有效的组织，各部门在开发各自业务系统时，存在追大求全的现象，不少功能业务模块都在重复建设，而且因标准不统一，无法整合形成统一的信息共享平台，存在极大的浪费。再次是定位不高。各部门业务系统设计时主要按照部门职能管理来进行，往往缺少全局观，主动考虑服务师生的较少，因而普通一线教师参与度不高，系统用户粘性差；不仅如此，各部门在开发业务系统时视野仅局限在一个部门，缺少一个全校性的统一办公平台，因而很难实现全校各部门的协同办公。

第二，标准体系尚未统一，制度化建设缺乏指导。首先，高校办公自动化作为国家大数据运用的一个分支，理应参照国家相关规定来治理。但是目前国家对数据主权、数据立法和数据标准尚未有明确的规定，存在政策的空白。现行制度均是各个学校依据学校的实际情况，出台的数据标准、管理制度及体系，还很不健全。其次，办公自动化是一项复杂的系统工程，既包括软硬件设备因素，又包含着制度决策因素，因而建立高效完善的办公自动化系统，需要“软硬兼施”。但目前不少高校的工作重心集中在网络设备的采购和软件的开发，对管理机制和管理办法思考得较少，往往是出现了各种问题，再事后整改，亡羊补牢。再次，系统启动建设时，各部门几乎都是将原有的线下办公流程直接挪到了网上，办公管理模式依然是过去的条块管理模式，然而随着网络技术的运用，许多流程还有优化的空间，可以创造出便于服务师生的基于工作流的项目管理模式，但前提是必须重新划分各单位的职能范围，同时也一定会出现过去不存在的流程审批职能，也需要重新明晰各职能部门的责任与义务。最后，办公自动化系统缺乏操作监督和效能反馈。系统建好后，使用情况如何、使用人数多少等情况，关注度不够，没有问责机制，对延时办理的行为缺乏警示，造成工作未能在规定或承诺时限内办结。这样则无法展现办公自动化系统的优势，也无益于系统的改进和优化，更丧失了通过办公自动化系统促进学校管理提升的可能性。

第三，科学管理不够，协同建设不足。高校办公自动化建设过程也是一项系统工程，不仅涉及行政办公、教育教学管理、科研管理等全校各个业务部门，需要满足各部门的业务需求；同时涵盖了需求调研、推进步骤、开发模式、实施方式、培训模式、运行维护等多个建设环节，需要科学合理的安排。因此高校办公自动化的具体实施不仅要结合学校工作目标的实际需要，同时也需要充分考虑信息技术的实现可能，不断修改、补充、调整方案，否则容易出现开始阶段一哄而起，最后阶段一哄而散的尴尬局面。

3.技术的影响因素

第一，基础条件方面。良好的基础设施条件有利于实现大量数据的共享和网上信息传递，为实现办公自动化系统提供了强有力的支持。近年来，高校在校园网建设方面投入了大量经费，数字化校园平台建设日趋成熟；同时高校购置了大量的计算机、电话、传真机、复印机、扫描仪和数码摄录等办公设备，硬件条件保障非常到位。但是在软件技术基础保障方面，各学校差距较大。网络通讯技术、计算机技术和数据库技术是办公自动化的核心技术，也是办公自动化建设的基础。目前数据库的建设各高校的水平高低不一，这也是影响高校办公自动化建设的重要因素。

第二，信息安全方面。高校办公自动化的安全风险主要来自三个方面。首先，主要是硬件安全的风险，由于系统使用必须与因特网的校内服务器频繁连接，并配套安装一些应用软件和程序，因此系统被破坏、被攻击的概率也大大增加。其次，主要是信息安全的风险，办公系统的信息量非常大，但不同人员对信息了解和处置的权力不同，如何让应当知晓人知情，让不应知晓人无法了解。再次，主要是保密工作防范。目前不少高校不仅探索科学的前沿，也在服务国家的战略需求，参与大量涉密课题的研究，保密也是不可忽视的重要问题。

第三，新技术和新理念的使用。目前互联网技术飞速发展，“互联网+”已经遍布各行各业，网络通讯技术变化日新月异，如何与新技术接轨，使办公自动化更加智能；同时伴随新的管理理念的产生，如何通过技术服务促进管理的改进，这些都是影响高校办公自动化层次提升的重要突破点。

三、高校办公自动化建设的对策与思考

1.提高认识，更新理念

办公自动化是一种新的工作理念和工作习惯，是信息社会深度发展的必然。因此高校的各级领导干部对此应有深刻的认识，并高度重视和带头实践，通过顶层设计、根据实际情况分类分步实施建设。对于那些已经取得一定建设成果的高校，应把重点放在如何提升办公自动化的层次，通过现有系统的升级改造，逐步统一信息化的标准，重点打通多系统的信息共享，构建全校的办公自动化统一平台，逐步由事务型或信息管理型向支撑决策型转变；而对于尚未建设办公自动化的高校，则可充分发挥后发优势，精心统筹。重点在于顶层设计、标准制定、意识养成三个方面，以事务型办公自动化系统使用开始，逐步拓展功能，快速提升学校的办公自动化层次。

2.顶层设计，统筹开发

第一，加强办公自动化的顶层设计。将办公自动化的各个业务子系统纳入学校信息化建设的整体方案，建设全校各部门共用的统一平台。把“资源共享、协同办公、科学决策”的设计理念融入到系统开发的各个环节。第二，提高系统功能的可扩展性。不仅在工作流程方面实现“流程引擎”的功能，要求能够根据工作的需要，个性化设定流程，可轻松实现流程的扩展与修改完善；而且在功能模块方面，现实根据工作进展的需要快速零编程完成功能扩充和需求变更，有力支撑系统的自身演进和二次开发。第三，完善系统建设的集成性。系统建设满足国家数字校园信息标准，采用数字门户统一认证和统一的数据库平台，与校内其他系统接口统一，方便日后全校数据集成，无障碍进行数据交换，实现数据共享，打破信息孤岛。

3.科学安排，把握节奏

加强办公自动化建设的过程管理，需要科学安排，把握节奏。合理安排好建设之初、建设过程中和建设之后的各项任务。建设之初，重点在通过广泛调研，梳理自身需求，结合学校实际情况和技术现实可能，确定学校的建设目标。建设过程中，重点在于分期实施逐步扩展。对于应用模块的建设，把握“先共性、后个性”的原则，优先考虑各部门要求一致的共性模块，并满足各模块的业务要求。对于各业务单元的个性化应用需求，安排在共性模块实施完毕后逐步建设。对于业务流程的建设，执行“先固化、后优化”的原则，在初步实现信息化的基础上，再对业务流程进行优化，提升管理水平，以保证项目的顺利推进。建设完成后，重点在于运行调试和系统培训。系统需要不断运行调试，不断迭代修改，不断接近理想状态，同时广泛系统地开展培训，尽快让各级人员熟悉使用。特别注意的是在系统完成后，技术服务部门要分散到各个单位，提供技术服务保障，初期重点解决计算机或软件兼容等非系统本身的问题，将非系统本身的影响因素降到最低，让广大师生能够以最短的时间接受并实践使用。

4.构建机制，完善运行

第一，可以通过组建信息化管理委员会等组织形式。打通学校领导、主要业务部门负责人、办公自动化系统建设和推广专业队伍之间的组织沟通渠道。第二，合理配置主责单位。可以采用行政办公枢纽部门（如学校办公室）和技术支撑部门（如信息中心）共同负责模式。学校办公室侧重在业务需求和功能模块的运行管理方面，信息中心则主要负责系统运行维护的技术支持。与此同时，通过CIO信息化管理体系，明确学校各个部门的信息化工作负责人配合学校办公自动化系统的运行维护工作，以及协调本部门信息化系统与学校系统的衔接工作。第三，完善制度建设。为加强办公自动化系统的规范运行，出台相应管理文件，明确系统管理和使用权责，对工作人员正常、准确、安全地使用系统，提出具体要求。

5.加强数据库的建设

一个全校性的通用数据库是高效办公自动化的基础，也是决策支持型系统必须满足的条件。目前不少学校因历史等多方面原因，数据库不统一，形成了众多信息孤岛，无法形成统一的信息展示平台，难以获取全面准确的信息，无法满足决策支撑的需求。不仅如此，各业务子系统应用数据库将随着新应用的不断产生而迅速增多，造成大量数据冗余，给数据维护和集成带来极大的困难，成为了高校办公自动化层次的瓶颈。建议通过技术和管理两方面解决途径。一方面采用升级替换，建立数据交换协议和数据接口，以及通过集成平台实现系统应用的集成。通过分布式模式的设计架构，各业务系统只需要通过统一的数据交换平台与共享数据库进行数据交换，实现平台数据与各业务系统数据之间的动态和同步更新，各业务系统之间则相对独立，松散耦合。另一方面施行信息化“归一路线”管理，即统一领导、统一规划、统一建设、统一管理。平台数据建设中则遵循“谁生产，谁维护”的原则，所有数据均只有唯一维护者，从而保障全校数据的一致性、完整性和准确性。开发“公共标准維护”模块，提供信息编码规范的维护功能，能方便快速地展现和维护学校实际执行的各项标准。

6.加强安全性建设

积极加强安全建设，构筑硬件安全、信息安全和保密安全的三位一体安全防范体系。第一，加强硬件的安全防范，及时完善和升级学校服务器、防火墙、上网行为管理产品的性能，保证系统的稳定和可靠，防止黑客的攻击。第二，加强信息安全防范。通过加强软硬件的备份，提高容灾备份的能力，保障数据存储安全；通过痕迹保留、流程跟踪和权限控制等内控机制，保障数据操作安全；通过与学校统一认证平台绑定等加密传输手段，保障数据传输安全。第三，加强保密安全防范。明确上网不涉密、涉密不上网的原则。学校线上与线下相结合，保留纸质运转体系，一方面所有涉密材料和敏感材料均通过线下纸质文件流转运行；另一方面也是一种安全备份，当网络存在问题时，线下流转便成了应急处置的一套方案。

7.加强新技术、新理念的运用

第一，加大对移动端的开发利用。随着智能手机、iPad等智能设备的日渐普及，以及对移动设备处理事务的逐步依赖，部分高校同步开发了移动办公终端APP，大幅提高了办公机动性。首先，移动端对待办待阅事务主动推送消息，无需登录即可接受提示。其次，在功能设计方面，鉴于移动设备屏幕相对较小的局限性，移动端的定位在于满足审批、查阅的需要，因而重点开发了日常文件的审批流转与信息查阅功能。再次，加强移动办公终端安全措施，进行VPN认证联接。同时移动端办公系统数据只储存在学校服务器中，手机端不进行相关资料的存储，并在退出软件时，自动清空缓存，删除操作痕迹，最大限度地确保信息安全。

第二，加强知识管理模块的开发利用。在高校管理中，智慧成果等无形资产的管理、传承与有形资产管理同等重要，部分学校在办公自动化系统引入了知识管理模块，将学校发展過程中的核心知识、实践经验积累下来，建立知识管理分类、知识积累渠道、知识运用管道等知识管理模块，让知识源于工作、用于工作。这一模块为各级用户提供基于网络文件存储和安全共享服务，通过设置不同的权限，实现学校学院重大会议活动文稿资料的上传、下载、查阅、存档等，同时从工作应用的角度思考知识的展现，加大有效知识积累和重复知识的筛查，避免成为知识“垃圾场”。知识管理模块的推进程度也决定了决策型办公自动化系统的建设程度。

综上所述，办公自动化建设是高校自身建设、改革发展的必然要求，也是高校实现现代管理和科学决策的重要手段。高校办公自动化建设程度已是高校综合实力和管理水平的重要指标之一，同时高校办公自动化建设更是一项基础性、长期性的工作，需要人们在思维和管理上有一个深层次的转变。通过办公自动化建设不断推动高校信息化建设发展是高校深入进行管理体制改革的重要举措。因此各校应结合自身情况，开发与自身文化和管理理念相匹配的办公自动化系统，建立健全行政管理、服务信息化工作的实施平台和体制机制，进而有效整合学校资源，提升管理水平，以智能高效的行政办公体系支撑服务好“双一流大学”建设。

参考文献：

[1]袁星，李军锋，刘伟，刘金扬.高校信息化建设的实践与思考——以北京航空航天大学办公自动化系统建设为例[J].中国高校科技，2016（9）.

[2]何磊.高校办公自动化系统建设的效果及发展趋势分析[J].合肥师范学院学报，2015（5）.

[3]刘晓莜.高校教育管理信息化的体系建设[J]理论界，2015（7）.

[4]韩潇影.从信息自动化到知识自动化——大数据时代办公自动化系统的功能分析[J].图书与情报，2014（3）.

[5]黄瑞，邹霞，黄艳.高校信息化建设进程中信息安全问题成因及对策探析[J].现代教育技术，2014（3）.

[6]张毅君.高校办公自动化的现状与对策[J].贵州民族学院学报（哲学社会科学版），2012（4）.

[7]周舒，方忠进.高校信息化建设的现状及发展对策[J].江苏科技信息，2011（6）.

[8]李争光.浅谈高校办公自动化[J].长沙大学学报，2010（5）.

[9]王国宁.高校办公自动化系统的设计与建设[D].山东师范大学，2009.

[10]万永敏，张宁.关于高校办公自动化系统建设的思考[J].江苏高教，2007（5）.

[11]张计龙，刘季平，朱亚晓，宓詠.高校电子公文流转系统实施模式研究与实践[J].教育信息化，2003（12）.