如何让老师“拎包入住”、“关门走人”

周岐鸣

浙江大学行政服务办事大厅于自2013年2月27日正式启用到现在，已成为全国高校校内服务平台的一个标杆，以一站式办公场所和智能化受理系统为基础，全面整合师生在校期间有较大需求的服务事项。房地产管理处在办事大厅只设立一个窗口，平均每天50-60人的接待量在所有部门窗口业务量中排名靠前。而教师公寓一直是窗口量大面廣的一项业务，也是电话咨询最多的一类事项。虽然业务流程一直在优化，但很多事项还不够简便，本文立足于信息化建设探讨如何优化教师公寓业务流程，力求让老师“拎包入住”、“关门走人”。

一、教师公寓相关业务办理现状

目前浙江大学教师公寓共2881间，随着房源改造工程的推进，这一数字将继续增加，除了几处零星公寓外，相对集中的就有13个区块。另外教师公寓人员类别分为26类，每类人员对应不同的教师公寓房源。基量大、分布散、类别多是我校教师公寓的基本特点。下面主要从入住、房租缴交、退房这三个事项来具体说明。

（一）教师公寓入住流程

通过教师公寓网络服务平台可以现房选房和排队轮候选房，简单概括成流程一，第二步网上审核时间为三个工作日，但在实际操作中为方便老师办理都做到在提交申请的当天就完成审核。学校在编事业性质人员可选择流程一或流程二办理入住手续，而项目聘用人员、兼职教师、在职博士后只能按照流程二在紫金港行政办事大厅窗口办理。

（二）教师公寓房租缴交

教师公寓房租缴交分两种形式，一种是工资代扣，适用学校发放工资的正式事业编制老师；一种是现金交租，适用无法通过工资代扣缴纳房租的其他人员，主要就是之前提到的项目聘用人员、兼职教师、在职博士后等。

工资代扣的房租是提前扣款的，比如5月份的房租是在4月20日核算好递交给学校计财处，如果老师在4月25号退房，则是先在工资里扣除5月份的房租再在6月份工资里返回多扣房租。对于现金交租，老师必须来紫金港现场办理。

（三）教师公寓退房流程

工资代扣的老师只需在公寓中心服务点办理退房手续即可，而现金交租的老师必须跑公寓中心服务点和紫金港办事大厅两个地方后才能办完退房手续。

二、现有流程存在的问题

（一）入住流程方面，老师在人事处完成报到入职，24小时后人事信息才能同步到我处的房地产管理系统，老师才能登陆教师公寓服务平台在网上提交入住申请；按照流程一办理入住，老师需要来来回回至少操作三次电脑，往返公寓中心服务点至少两次，各校区办或紫金港办事大厅至少一次；流程二虽然简洁，但由于老师没有现场看过房源，对房源的情况不是很了解，入住时觉得不满意只能先退房再次选房，或者到大厅后才发现资料不够齐全，还需再次往返补足材料；或者发现没有合适的房源白跑一趟。

目前26类人员对应不同的教师公寓房源，房源又基量大、分布广，甚至处房产科和大厅工作人员也无法迅速判断某个老师能够入住的房源，老师尤其是新进校的老师更加不了解自己能够租住哪些房源，由于不熟悉教师公寓的入住流程和相关政策，往往折返于各个校区看房、等候选房，办事大厅也经常接到相关的咨询电话。

（二）房租缴交方面，因处财务室设在紫金港校区，部分现金交租的老师每2-3个月专程跑紫金港办事大厅交租。此外，房租工资核算流程特别复杂，每次都需要专人花两到三天的时间计算。房租未缴交未扣款情况目前不能及时排查和通知。

（三）退房流程方面，很多工资代扣的老师由于不了解房租是提前扣款的，因担心个人工资扣款情况，退房后往往还会跑紫金港办事大厅确认。而现金交租的老师在公寓中心服务点退房后还必须跑紫金港办事大厅结算房租、退还押金。

三、 流程优化方案探讨

近期政府部门正积极推进“最多跑一次”改革，我处作为学校服务型行政部门也应积极思考应对，通过提升信息化水平来实现教师公寓“拎包入住”、“关门走人”。

（一）加强信息系统对接和共享

人事处的人事信息录入直接关系到教师公寓的入住问题。因人事信息系统同步到房地产管理系统需要24小时，在之前的流程优化中已向人事处申请人事信息系统权限，大厅工作人员可以及时查看相关人事信息，为新进老师办理入住，这为按照入住流程二申请教师公寓的老师提供了极大的便利。而流程一的优化考虑以人员类别为突破口，先对目前的人员类别数量及相对应的房源做进一步调整；因人事处的人员类别更为细致复杂，需再跟人事处进一步对接沟通，利用信息化手段做到我处房地产管理系统和人事处人事信息系统人员类别“多对多”自动衔接；然后人事信息系统录入新进老师信息后，房地产管理系统自动开通符合网上申请条件的老师的申请权限，减少网上提交申请和网上审核这两个步骤。因排队选房环节对双职工、有子女的老师有加分，而人事信息系统中并不会录入这类信息，这部分老师仍可以通过教师公寓网络服务平台提交相关证明材料，由大厅工作人员审核后获得加分参加排队选房。

（二）推出移动平台彰显优质服务

目前大厅窗口已开通处微信公众号发布公积金、住房补贴相关政策信息，受到老师的肯定和欢迎，但教师公寓这块业务因更新快变化大并不适合通过微信公众号发布。下一步将在完善教师公寓服务平台这个网站的基础上再推出移动客户端，老师下载软件后就可以轻松在手机上申请入住、换房、查看现有房源、预约看房、排队选房等，免去来回操作电脑的麻烦，并能及时查看所需材料和办事流程。特别要做到老师输入自己的工号后，就能清楚了解自己所属的人员类别和能申请的房源，并列明房源的基本信息和实时状态，包括公寓中心服务点名称及地址、公寓地址、建筑面积、户型标准、可承租人数、现可住人数、租金标准、是空房、在用、维修还是调整状态等。此外，力求实现网上看房功能，将各公寓各房间的图片、视频上网，让老师对房源有更为直观的了解，减少老师入住后发现房源与期望差距过大而退房再选房的情况。目前我处已与科技公司在洽谈沟通该软件开发问题，各项准备工作在有序推进中。

（三）因地制宜探索新型签约模式

我校教师公寓基量大分布散，分区块共设置了八个公寓中心服务点。从入住流程一可以看出，现场看房要跑公寓中心服务点，有些老师甚至要跑好几个服务点看房源，而签订协议在各校区办或紫金港办事大厅，最后再去公寓中心服务点办理入住。为减少老师的奔波次数，加快入住进程，我处提出在各服务点使用电子签约或电子签章的方式，老师在网上查询到满意的房源后，可以直接至服务点看房、签约、办理入住，只需跑一次即可办理完成全部入住流程。但电子签约或电子签章涉及到相关法律风险、技术成本、管理成本等问题还需进一步探讨。

（四）完善系统功能开通支付模式

目前系统房租计算还处在“半人工”阶段，房租按天计算，每月因入住、退房、换房产生的房租变化都需要先从系统中导出数据再人工计算，非常耗时耗力，房租计算功能必须进一步完善，做到系统自动结算，并及时排查未按时缴交房租或扣租人员，开发提示功能，通过短信或者发送email的方式定期提醒。因我处为校二级财务，目前只能现金、刷卡或转账交租，暂无法开通网上支付方式，思考与计财处再沟通这个问题，争取开通网络支付方式，方便现金交租的老师及时缴交房租，省去来回奔波的麻烦。另外，现金交租人员退房后需凭押金单跑紫金港财务室退押金，提前退房也需跑财务室退回房租，如果网络支付的问题得以解决，将进一步考虑网络退押金和退房租的系统开发问题。

要实现办事大厅服务事项最多跑一次的目标，信息化建设是基础是关键更是提升我处服务水平的助推器。教师公寓这块工作量大且琐碎，不可能一蹴而就一劳永逸，需要我们怀着一颗敬业之心不断摸索、不断创新，踏实做好信息化建设的基础性工作。相信通过努力能尽快让老师“拎包入住”、“关门走人”，体现我处服务与保障的宗旨。