浅析如何做好中小学学校档案管理工作的信息化

蒋世利

摘 要 档案管理工作是学校运作体系的重要组成部分，对学校发展有着重要影响。在信息时代的今天，学校档案管理工作也以信息化手段为主，但是从目前学校档案信息化管理形势来看，依然存在着一些问题。因此，创新档案管理工作的步伐必须加快，从而使其能够适应学校和社会的发展。本文主要对中小学档案管理信息化建设进行分析，提出了一些建议。

关键词 信息化 学校档案 管理

中图分类号：G47 文献标识码：A

随着我国教育事业不断发展，学校规模逐渐扩大、学校在校人数不断增多，档案管理工作的难度也随之增加。学校档案管理是校园管理的重要组成部分，不仅关系到学校管理工作，还关系到学校的教学改革和教学质量。如果档案管理效果不佳，将会给学校的正常运作带来不利。随着信息化时代的发展，信息技术已经逐渐应用到各个领域，中小学学校档案管理工作应该适应时代发展。加强档案管理工作，对各种档案信息进行整合以及存储采用信息化的方式进行管理，采用电子介质管理档案，管理的方式逐渐自动化，逐步实现改革创新，使之更适应学校和社会的发展，就显得尤为重要。针对当前我国中小学学校办公室的档案管理工作来看，管理档案的相关设备被更换成了符合当前社会条件的技术设备，为创新管理档案方式提供了有利条件，但是档案管理因为传统观念的限制无法实现创新，这明显己经跟不上时代发展的脚步。

1中小学学校档案管理工作信息化的优势

1.1操作方便灵活

利用计算机进行档案管理，使中小学人事档案的增加、修改、补充、输出、复制、加工工作更为灵活、方便。免去了传统的档案因温度、虫害、火灾等不可抗因素影响保管的质量的隐患困扰。互联网的普及使数字化档案出现，网络检索将档案管理工作提供帮助，利用计算机管理，使学校人事档案的查询与检索更为高效、快捷、准确。如果采用传统的手段来管理，在人力物力上，都会加大管理成本，带来资源上的浪费，不利于学校的发展，更不利于学校人事档案的管理。灵活、方便、高效，应该成为学校现代化信息管理的目标。

1.2管理高效快捷

在传统的中小学学校档案管理工作中，档案的收集、整理、鉴别、装订、保管、录入、利用都是通过档案管理人员手工完成，繁琐、低效、易出错，且耗时费力。不仅浪费了管理者的时间，也浪费了信息使用者的时间，使档案管理工作的效率低下，无法满足信息使用者的需求。例如遇到少量信息需求时人工查阅还能应付，一旦遇到大量的信息需求，在经过手工检索、档案提取、逐页查阅、逐条摘录的过程中必定会捉襟见肘，经常容易出错，延误工作。在实际查档中，程序繁，要经过查阅登记、检索等要求等等。面对这些日益突出的管理问题，适时、适势整合资源，引进计算机等电子信息产品，对学校档案进行信息化管理。利用计算机不断完善和管理系统中档案信息内容，极大地方便了信息查询和使用，提高档案管理工作效率。

1.3信息存储量大

传统的档案通常利用纸张记录信息，信息存储量有限，并且很容易出现档案的损害与遗失。随着电子档案的不断出现，档案的电子化的优越性越来越明显，由于现在是信息化社会，任何信息都是电子化了，文字、照片等数量越来越多，加之人员本来就多，电子化后只需一张小小的存储卡就能装下几个库的内容，这将极大地减少档案占用的空间及存储价值的投入，只需要一台电脑和专用软件就可以了。一块小小的存储卡可存入几千万条信息，这将极大地减少档案储存空间，其中的优势不言而喻。中小学学校档案的信息化建立，可以有效地减少弃档、“死档”和无档的现象。

1.4促进资源共享

随着计算机网络的普及，无论是学校的教学还是科研，都采用了网络信息技术，这为学校管理提供了先进的技术和优良的网络环境，学校档案管理的中心工作也逐渐发生了质的变化。利用信息技术能够对档案信息资源进行搜集和整理，达到资源的共享，档案管理部门能够通过网络为信息使用者提供学校的档案信息、档案文件、档案服务，信息使用者不必再像以前那样手动查阅，档案信息的共享为信息使用者提供了便利，提高了档案管理的服务质量。需要注意的是，有些档案信息是涉及安全和保密的，这就要求加强档案管理，保证资源共享的安全性。

2中小学学校档案管理工作信息化需要注意的问题

受到信息时代的影响，档案管理工作逐渐改变了传统的方式，电子化的档案逐步替代纸质档案。档案储存很少会进行备份处理，只会存放于管理人员的电脑之中，缺乏有效的保管措施。其次随着互联网技术的发展，使电子档案信息的安全受到严重威胁，如病毒、黑客、木马等危险因素的增加，使档案管理的信息风险也随之增多，直接导致了信息安全受到威胁。档案中包括上级部门文件等办公室档案以及学生信息档案，这类重要档案的泄露和丢失都将对学校产生重大不良影响，也使学生的安全隐患增加。

档案管理人员整体素质较低。随着中小学学校档案管理工作信息化，信息安全成了档案工作的重要前提，目前档案管理的内容较多，强度较大，这就使得工作人员不重视信息安全管理。另外，传统观念认为学校档案管理只要细心就可以很好地完成工作，不具备很高的难度，所以很少会培养相关人才，导致工作人员无法熟练地掌握现代化信息技术管理档案的能力，直接影响档案管理的效率低下，无法高效地完成任务。并且由于受到了技术与能力的限制，不能很好地保护信息安全，不具备完整的风险意识，容易泄露档案信息。

3中小学学校档案管理工作顺利开展的方法

3.1建立健全档案管理制度

在以往的档案管理中，很多学校对档案管理都没有较好的认知度，没有意识到档案管理的重要性，依旧采用传统的方式进行管理，致使档案管理工作中存在许多隐患。因此，学校领导必须提高对档案管理的重视。在对自身实际情况以及档案管理特性明确后，学校领导需完善相关档案管理制度，制定出多项管理标准，并细化相关条例。学校须要求各管理人员对档案管理各环节质量进行严格审核，要求工作人员严格按照相关规范进行操作。学校领导需落实责任制，明确每个档案管理工作人员的责任，提高其质量意识；学校领导还可以实行奖惩制，加强惩罚力度，促进档案管理工作的规范性，这样才能更好的保障档案管理质量，促进学校的正常运作。

3.2提高档案管理人员的综合素质

档案工作是一项管理性很强又具有涉密性质的工作，因此要求档案工作人员具有很高的政治觉悟、职业道德、价值观、人生观还要具有强烈的事业心、责任感，此外，还要增强档案管理人员的法制意识和服务观念。面对信息化的社会，档案管理人员必须熟知档案管理的业务知识和工作技能，同时还应了解和熟悉所在单位的其他相关的机关业务知识。随着社会的进步新技术大量涌现，档案管理人员还要学习钻研和掌握现代化办公手段，具备相应的计算机操作能力，最终达到能够采用现代化管理方法、技术和手段，改变传统的档案管理方式，使档案管理工作逐步现代化、科技化、信息化。

4结语

档案管理能够保障各种档案资料的准确性和真实性，促进学校各项工作的正常开展，提高各类资源的使用率，从而更好维护学校的正常运作。档案管理的信息化进一步优化管理手段和方式，極大地方便干部信息查询和使用，灵活、方便、高效，可以提高工作效率，提升管理质量、因此，学校必须针对实际情况完善档案管理相关规范，加强档案管理，并对各环节进行严格监督，从而促进学校的发展。

参考文献

[1] 谢碧慧.论信息化时代的学校档案管理工作创新[J].才智，2012（08）：335.

[2] 杨贵硅.大数据时代学校干部人事档案管理的信息化思考[J].江苏科技信息，2015（25）：25-27.

[3] 王建华.浅析如何做好学校档案管理工作[J].邯郸职业技术学院学报，2016（02）：93-96.