基于WEB的科技馆电子文档管理系统的设计与实现思路

谢谊雷

摘 要： 科技馆是我国重要的政务管理单位，同时文档管理工作是科技馆日常管理中的重要组成部分。当前随着科技馆的规模和涉及领域不断增大，文档管理工作面临诸多挑战，文档管理工作的质量和效率直接关系着科技馆的管理和运行效率。但是很多地区的科技馆由于资金和管理理念的限制还停留在纸质文档的管理阶段，如档案堆积严重、重复劳动多、查询困难以及纸质档案的难以长期保存等问题都在很大程度上影响了科技馆的管理质量。因此探究基于WEB的科技馆档案管理体系在当下具有重要的现实意义。

关键词：WEB技术 科技馆 电子文档 管理

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）05-0004-01

一、引言

当前随着我国电子信息技术和网络技术的不断发展，档案管理系统和技术得到了不断进步，实现了由纸质档案向电子档案的过度。基于电子档案管理运行效率高、信息安全、查询方便以及便于集中化管理的特点在很多单位和部门得到了广泛的的应用，极大地提升了档案管理的质量和效率，同时电子档案系统的建设水平在很大程度上决定了我国电子信息技术的总体发展水平。本文重点针对科技馆文档管理系统中存在的诸多问题探究了基于WEB技术和系统的电子档案管理体系的设计和实现方法。

二、电子文档管理系统概述

1.电子文档管理的基本概念

根据国际上对相关概念的基本介绍，电子档案管理系统指的是一种基于WEB技术和计算机网络操作系统的软件应用，利用该软件应用可以使得用户通过计算机和网络实现对相关文档的创建、存储、调用、分发和信息查询，并能在组织范围内对文档进行有效的监控。电子文档管理系统与传统的纸质档案管理系统在工作方式和管理模式上存在根本差异，他可以有效解决纸质档案管理系统中存在的种种问题，提升档案管理的质量和效率。总结来说，电子档案管理系统具有以下基本特征：一是以网络化为基本特征，文档的录入、存储、修改、查询、监管和信息分享等都通过计算机和网络系统实现，具有数字化的一般特征；二是可以对相关文档的起草、审批、签发等进行有效的管理和监督，有效避免纸质档案管理系统中安全性低、工作量大、人为影响因素大和工作繁琐的问题。

2.科技馆中建立电子文档管理系统的必要性

科技馆是我国重要的政务和服务型部门，很多科技成果和展示内容都是通过文档记录的形式进行存储和展览，因此可以说文档是科技馆的智力资产。但是随着科学技术的不断进步以及新型科技研究成果的不断涌现，科技馆的文档管理工作变得越来越复杂，工作量也越来越大，传统的纸质化档案管理模式已经难以适应科技馆档案管理的业务需求。因此必须加快科技馆档案管理的信息化和网络化建设，通过建立完善的电子档案管理系统和科学的管理模式提升档案管理的质量和效率，为促进社会进步提供一定的技术保障。

三、基于WEB技术的科技馆电子档案系统的设计

1.系统设计目标

1.1实现规范化和制度化办公：目前我国很多事业单位还停留在纸质文档的管理模式和水平上，大部分工作都是通过人工完成，实际中掺杂了大量的人为因素，工作中缺乏规范化和制度化，同时管理质量也较为低下。因此建自动化办公系统的首要目标就是实现规范化和制度化办公，规范工作流程。

1.2管理各种数据文件：数字文档管理系统的另一重要特征就是可以实现对各种数据类型文件的管理，不仅可以建立Word文档进行储存和管理，同时还可以通过扫面图像或是图形数据对数据进行分类储存，从而实现对这些各种类型数据的科学管理，实现各种数据的无缝对接。

2.系统结构设计

基于WEB技术的开发方式具有跨平台、界面统一、操作简单、维护成本低和系统开发快的特点，与传统的C/S模式相比，B/S信息管理系统是基于（Browser/Server，浏览器/服务器）系统开发的电子信息管理系统，该系统分为两个基本构部分，一日常事务管理，二是业务事物管理，根据不同的业务类型，以项目为单位进行运作。该系統主要由Server服务器、Internet网和浏览器组成，通过Internet网将Server服务器和浏览器连接起来，用户可以通过浏览器进行电子文档的查看和管理。

3.系统功能模块设计

科技馆的电子文档管理系统主要分为部门信息管理、员工信息管理、公共文档管理、个人文档管理、部门文档管理和系统管理模块等六大模块，各个模块分别负责不同的业务，其中部门信息管理、员工信息管理和系统模块管理属于日常事物管理系统，而公共文档管理、个人文档管理和部门文档管理则属于业务事物管理的范畴，通过建立完善管理系统将六个模块统一于WEB信息管理系统中，并对用户的访问行为进行权限管理和系统设置。

四、基于WEB技术的科技馆电子档案系统的实现

1.系统三层架构的构建

目前比较流行的是包含表示层、业务层以及逻辑层的三层构架的文档管理系统，该系统具有维护性好、稳定性高以及安全性好的特点，同时可以方便系统功能的扩充，从根本上实现用户的需求。通过对科技馆的文档管理进行深入分析笔者创建了四个子项目，即表示层（也成为界面层）、业务层（封装了实现系统功能的应用函数）、逻辑层（对数据库进行操作）和通用层。通用层是为了减少系统的冗余而引进的，并包含一些对本系统的各个层通用的函数。

2.数据库的连接

本文中采用微软最新的ADO.NET来进行数据库的操作，这是一种跨时代的技术，提供了平台互用性和可伸缩的数据访问。同时ADO.NET提供的功能可以读取各种源文件中的数据信息，并减少了需要编写的代码量，并提升了系统实际运行效率。将数据对象的操作都放在了数据层，因此定义了一个全局变量public string constr 对数据库进行连接操作。

3.系统登录模块的设计和实现

本系统中采用用户认证码技术设计用户登录模块，用户的每次登录行为中产生的认证码都是不同的，生成的认证码保存在Session模块中，然后在用户登录过程中对输入的认证码是否与存储的认证码一致，如果一致则验证通过，否则将会出现“验证码错误”的提示。另外，系统对用户地用户名错误和密码错误进行了不同的处理，并保存在系统的日志表中，供管理员进行分析。

五、结束语

综上所述，基于WEB技术的电子文档管理系统具有传统的纸质档案管理系统不可比拟的技术优势，其在诸多单位和部门中的应用极大地提升了单位的档案管理质量和效率，是今后档案管理系统中建设和发展的主要方向，科技馆部门应该提起高度重视，逐步建立和完善电子文档管理系统，为档案管理工作和整体效率的提升提供技术保障。

参考文献

[1]王静. Web技术在电子文档安全监管系统中的研究与应用[D].北京邮电大学，2015.

[2]刘巍. 一种基于WEB的科技馆电子文档管理系统的设计与实现[D].北京邮电大学，2008.

[3]刘丽.基于Web服务的分布式文档管理技术研究[D].国防科学技术大学，2005.