论新时期高校系部行政秘书的角色定位

李圣菊

摘 要： 新时代背景下，要求高校院系行政秘书必须明确自身的角色定位，提高专业素质和能力，为院系发展做出贡献。本文以高校系部行政秘书为例，就系部行政秘书的角色定位、以及素质要求等方面，进行了论述分析，希望对广大行政秘书工作者提供一定的帮助。

关键词：高校系部 行政秘书 角色定位

中图分类号：G46 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）05-0182-01

高校系部行政秘书作为系部行政工作的承担者，保证了系部正常工作的运转，同时还是与其他院系、以及学校之间沟通的桥梁[1]。在新时代的背景下，各大高校管理体制不断成熟，对系部行政秘书的要求也越来越严格，系部行政秘书一职在各系的发展建设中，也越来越重要。这就要求系部行政秘书必须明确自己的角色定位，这是做好行政秘书工作的关键。同时，也要积极提升自己的专业素质和能力，为全系师生以及领导做好服务工作。下面就以高校系部行政秘书为例，对系部行政秘书的角色定位、职能等各方面进行论述。

一、系部行政秘书的工作职能

系部行政秘书是院系领导的参谋和“左右手”，也充当了全系师生的服务者。其日常工作大多是服务和辅助性质的。主要表现在两个方面：第一，办事。比如系部领导要召集全系教师员工召开教师会议，系部领导会特别交代行政秘书着手准备会议前的工作，会议中要做好文案记录工作；以及对系中一些琐碎的事件进行简单管理等；第二，当好参谋。字面意思理解就是为系部领导出谋划策，比如当系主任以及其他系部领导在对本系即将举行某个重大活动进行商讨时，行政秘书要充分发挥身为参谋的作用，为系主任以及其他的系部領导提出相关意见，以供参考。行政秘书工作做的到位与否，在一定程度上能够影响到系部领导阶层的工作效率。

由上可看出，行政秘书的工作性质是服务和辅助作用，这是一个非常稳定的特性[2]。

二、系部系行政秘书的角色定位

系部行政秘书除了是系部行政工作的承担者之外，还是系部领导的参谋和“左右手”，也是系部办公室内的协调监督人员，同时也充当着全系师生的服务者。充当着如此之多的角色，更加说明了系部的行政秘书需要对自己的角色定位，有一个很好的掌握。下面就系部行政秘书的角色定位，进行以下几个方面的阐述。

1.服务型

系部行政秘书身为秘书的一个种类，其本质和秘书工作是一样的，注重服务性。因此系部的行政秘书主要就是做好服务工作。但是需要搞清楚，服务对象是谁。就高校系部行政秘书来说，其职责应该是为系部的领导，以及全系的师生服务。除此之外，作为系部行政秘书，心里要清楚，自身岗位的服务型地位。在日常工作中，真心实意的为系部服务，让全系师生感受到行政秘书一职的魅力所在。

2.时效性

这里说的时效性，可以理解为新闻工作者所重视的时效性[3]。系部行政秘书作为秘书的一个种类，日常的系部行政工作必将是颇为繁杂。在繁杂的工作当中，还要要保证在获取到重要信息时，第一时间将信息传达出去。而这一过程所花费的时间越少，时效性自然就越高。

3.多面性

系部行政秘书日常的工作种类较为繁杂，什么工作都会涉及到。文书处理、会议记录等等，但凡是涉及到系里行政方面的工作，以及系部领导交代的工作，行政秘书都需要完成。

4.机密性

行政秘书的工作注定了会经常与领导接触，因此系部行政秘书在工作中，会经常和系部领导以及一些系内的机密文件有所接触，或者听到系部领导所谈的一些机密话题。因此，系部行政秘书必须要有一定的保密意识，时刻都要保持清醒的头脑。不该看的，坚决不看；不该说的，坚决不说；不该问的，也坚决不问。严格遵循相关规章制度行事。

5.创造性

虽然系部行政秘书的职责主要是以服务为主。但是随着新时代的到来，也带来了创新的观念，这不仅顺应了时代的发展，同时也是现在高校发展的需求。特别是对于高校的系部行政秘书来说，创造性更是必不可少的。身为系部行政秘书，要善于打破传统思考模式，能够标新立异，用创造性思维来思考问题，为系部领导提出具有创造性的建议，或者对系部领导的核心思想进行更加完善的补充。

三、系部行政秘书应该具备的素质

1.具有一定的思想政治素质

系部行政秘书的工作内容，这要求行政秘书必须具有良好的政治思想素质，这是行政工作能够顺利完成的重要保障。在日常的工作中，以遵守学校相关规章制度为前提、具备一定的责任心和事业心，有了事业心和责任心，将有利于提高行政秘书的职业道德、职业素养以及职业能力。

2.良好的专业文化素养和心理素质

作为系部的院系行政秘书，必须要具备足够的专业文化素养。行政秘书毕竟是属于办公类人员，平时接触最多的就是文件和档案，还要经常撰写一些文案。因此，行政秘书对于专业文化素养这方面是非常看重的。倘若没有一个好的专业文化素养，怎么谈得上业务技能的掌握，而连一个简单的文案都不能编撰好的行政秘书，怎么能称的上是一个称职的行政秘书。除了良好的文化素养之外，一个称职的行政秘书还要具备良好的心理素质。前文提到过，行政秘书定位是具有多面性的。城市学院的系部行政秘书一天当中的工作量可能会很多，很繁杂，有时还会发生一些突发事件，行政秘书往往会有很大的心理压力。这就要求行政秘书必须有一定的心理承受能力，具备了一个好的心理素质，行政秘书才能坦然的面对系里日常繁杂的工作，以及一些复杂的突发性问题。

结束语

在高校的系部中，系部行政秘书承担着多个角色。除了是系部行政工作的承担者之外，还是系部领导的参谋和“左右手”，也是办公室内的协调监督人员，同时也充当着全系师生的服务者。因此，明确的角色定位，是系部行政秘书做好本职工作的关键所在。而业务素质是做好工作的保障。如此才能适应新时代背景下，高校的发展需求，为系部建设以及全系师生做出贡献。

参考文献

[1]杨春艳.浅析高校院（系）行政秘书的角色定位及素质要求[J].教育教学论坛，2012（39）：26-27.

[2]王珊珊.浅谈新时期高校行政秘书的角色意识[J].科技资讯，2014（27）：163-164.

[3]邱晗凌，黄兰芳.高校院系行政秘书管理素质研究[J].教育教学论坛，2014（36）：9-10.