企事业单位会议费管理的有效分析

周晓翔

【摘要】本文主要根据现阶段我国在企事业单位的会议费用管理上存在的问题，有针对性地提出相应的管理对策：首先建立健全的会议费用内部管理和控制系统；其次是注重会议开展之前和会中相关机构之间的沟通和联系；再次就是加强承接会议单位对会议的监督和约束；最后就是监理内部的考核以及问责的机制，保证会议经费透明可控性强。

【关键词】会议费管理 ；内部控制

“精简会议”“厉行勤俭节约”这是我国中央八项规定中提出的需要各企事业单位贯彻的精神，我国相关机构更是印发了《中央和国家机关会议费用管理办法》对会议经费进行约束。在《办法》中，就会议的管理、分类以及审批和费用开支等做出了非常详细的规定，为的就是能够把会议费用控制在合理的范围之内，由此可以看出，我国比较重视会议费用的治理，相关制度的推行也是要致力于建立一个高效、廉洁的政府，而如何才能更好地建立这一系统，是我国各相关机关单位需要重视的课题之一。

一、我国会议费支出的现状

现在很多单位把一些其他方面的费用以“会议费”的形式支出，并且额度过大，而实际上所出的费用与会议无关，主要有以下几种形式：

第一种，把招待费用以会议费用名头支出。国家严控“三公”费用支出，很多单位为了避免招待费用超支，就把超支的招待费以“会议费”的形式报销。最常见的做法是把超支的酒店招待、宾馆招待费用发票开成“会议费”的名头，这样就顺利地成为了会议费。

第二种，将各地旅游费用以会议费报销。很多上级主管部门借助外出会议、学习之名组织单位员工到各地旅游，然后将旅游过程中产生的费用以“会议费”的形式报销，这样就让旅游费用报销合理化，甚至很多旅游公司也可以把旅游发票直接开具成“会议费”发票，这样让相关部门报销起来更加的肆无忌惮。

第三种，过节福利、礼品以及日常的职工福利费用的支出以会议费报销。很多单位在年节的时候都会给职工发放一些福利，而这些福利会以“会议礼品”等形式记账，这样就自然而然的归纳到“会议费用”之中了。

第四种，一些无法报销的费用以会议费用报销。有些单位产生一些不会规定或者根本无法报销的开支，而这些费用的产生则会通过宾馆、酒店等场所转换成会议费用支出，逃避相关部门的审查。

第五种，是将会议费用套现。很多单位为了中饱私囊、套取现金，则会虚开会议或者谎报参加会议的人数，这样就会以会议费用的名义虚列会议费用的支出，把多出来的资金放进自己的腰包中，或者把会议费用名义拨付到宾馆或酒店的费用以“返现”的形式返还给单位，为单位甚至是个人使用。

第六种，把赞助款隐藏在会议费用中。有些单位为了套取资金，在一些会议召开的时候会要求出席的单位交一部分的赞助款，然后把赞助款转到会议宾馆中，这样就会把应该的会议费用节省下来为个人所用，套取现金，这样都会加大会议费用的负担。

二、会议费用管理的意见

（一）建立健全的会议管理办法。根据国家出台的相关政策对会议费用的申请、支出等关键环节进行控制和管理，每一个节点都能有严格的制度进行支持，通过健全内部的管理系统，将会议费用管理监控起来，使每一笔费用的支出都有理有据。

首先，要制定合理的会议申请、审批的管理制度，对于不同类别的会议、不同级别的会议费用申请以及审批的权限做好严格的划分。其次，是严格规定预算的编制程序，每一笔费用的申请、审批流程进行梳理，增强会议费用预算编制的合理性和有效性，提高预算的执行力。再次，要重申会议费用到底是哪些费用，而哪些费用是禁止加入到会议费用之中的，规范会议费用的使用。然后，是完善企业内部会议支出的审批，部门在会议费用使用上需要有哪些部门的审批一定要严格把关、相互监督，建立健全的机制。最后，是要有完善的报销流程，一切都要按照手续办事，所有报销的凭证要齐全，会议费用使用一定要充分且有理有据，不能对模棱两可或者是凭证不全的会议费用进行报销。

（二）会议承接单位的约束。对于在定点酒店、宾馆进行会议的，一定要加强对定点地方举行会议的审批管理，在与举办会议地点进行服务协议签署的时候，必须要把内部审计规则以及会议费用计算的相关规定列举，并且定点单位也需要无条件配合会议单位的审核，如果不配合审核或者是提供不真实业务的单位，要明确所要承擔的相关责任，这样也是对双方进行的约束。对定点单位纳入到内部审计的范围中，加强日常的监督检查，防止出现弄虚作假的行为，也会对虚假的报销进行限制。

（三）建立内部的考核制度。对于会议费用的管理，相关领导必须加强重视，只有领导的重视并且在此起到指导和示范的作用，带头执行会议管理的相关制度，这样才能保证内部的制度能够顺利推行下去。因此，可以把会议费用的控制和审核加入到领导和整个部门的考核制度中，算是对单位主要负责人考核的重要指标之一，并且建立明确的奖惩制度，使单位管理人员能有责任感和紧迫感，采取强有力的措施，这样也是保证会议费用管理更好落到实处的有效方法，会起到非常明显的效果。

同时，还要加强审计部门的检查工作，审计部门如果发现企事业单位在会议管理费用中存在违规违法问题时，一定要严格追究，并且加大惩处的力度，找到相关的责任人，对其进行责任的追究，必要使进行通报或者更加严重的惩罚措施，这样形成一股股强大的震慑力，逐渐纠正谎报会议管理费用的不良之风。

【参考文献】：

[1]吴顺智.刹住滥收会议费的歪风[J].上海会计.2013（07）.

[2]原风.会议费再也不能这样涨！[J].浙江财税与会计. 2016（02）.