浅谈档案管理工作的重要性

孙丽

摘 要：企业档案管理工作是企业管理工作中的重要部分之一，它记录着企业的发展历程，也是企业文化内涵的一种承载。随着我国改革开放的不断深入，企业档案工作也越发受重视。虽然如此，可在实际的档案管理工作中还是存在着许多的问题与不足，这些问题给企业的发展带来许多的不利影响，因此就需要对企业档案工作进行深入的研究，针对出现的各种问题进行有针对性解决，在实际工作中用创新的理念去改善档案管理工作，使其能够更加成熟完善，为企业的发展做出贡献。

关键词：事业单位 档案管理 重要性 策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）03（b）-0166-02

档案管理工作不但记录着企业的发展，同时也是一个职工的工作经历的记录，无论是单位还是个人档案都是很重要的。一般来说，档案管理工作算是企业人力资源管理的工作范畴，它详细记录着一个职工从初到单位到最后从工作岗位上退下来的所有历程，也是人的人生状态的真实写照，在这个过程中我们可以了解到其在企业发展中都发挥着怎样的作用。而对于企业来说，档案管理工作不仅能记录职工的发展情况，同时也是对企业的发展进行真实的记录，它保存下了企业每个阶段的发展状态，也为企业的未来发展提供着参考资料，在企业的人事管理上也是很有益处的。既然如此，我们就更应该对档案管理工作进行详细的研究，了解其重要性，也为管理层提供更多的帮助。

1 档案管理作用

档案既是历史的记录者同时也是未来的指引者，相关人员通过对档案的查阅可以对企业未来的发展做出科学的规划，因此档案管理工作是具有重要意义的。

1.1 行政管理作用

档案管理也是行政管理工作的一部分，它为企业的各项规章制度的制定提供了管理的参考依据，况且想要制定有效的管理制度就需要依靠档案来进行参考，因此档案在某些方面为管理工作提供了决策的依据。

1.2 项目运营作用

档案详细真实地记录着企业的各种业务往来，它是有凭证和参考作用的。这种业务记录为企业的管理提供了各种管理数据，各种项目上的档案整理会给整个企业的运营提供了促进的作用，也能不断地提升项目的盈利和管理水平。

1.3 企业文化作用

档案是与企业文化息息相关的，它是企业文化的重要组成部分，它见证着企业的发展历程，为企业的发展做好记录；同时它也是企业精神文化与价值观的一种体现，记录着企业的各种文化氛围，一张张真实的照片，一段段真实的影像，都是企业真实的回忆，也是企业员工的珍贵经历，它凝聚着企业的向心力，因此它在企业文化中有着无可取代的作用。

1.4 法律咨询作用

档案的真实性决定了它是证据提供的有力数据，它真实地记录着当事人在何时、何地进行了何种的业务活动，是最真实的反映者，它能保护企业与员工的利益不受到损害，在法律上得到保证，也使得各方面的责任更加明确，减少不必要的纠纷。

1.5 培训作用

档案其实也是一种教育资源，它在企业对员工进行培训时可以用作教材与参考资料，只因它是真实的记录和反映，它对比其他的资料来说更加具有说服力，也更能让人信服，尤其是其中记录的真实案例。

2 档案管理工作中存在的相关问题

2.1 档案管理人员缺乏责任心

档案管理工作人员缺乏责任心重要体现在两个方面：其一，是不重视档案管理工作，在实际工作中，只关注档案的保存工作，忽视了对档案的分类、管理以及整理工作，使得档案的管理十分混乱，无章可循，在这种情况下，一旦管理层或相关人员需要查阅答案时，不能及时找出相关档案，降低了档案查阅的效率。其二，管理层对档案管理工作的忽视，使得档案管理工作岗位上人员，缺乏专业的档案管理知识，无法开展良好的档案管理工作。

2.2 乏档案管理工作规范

档案管理工作人员在档案管理工作中，没有依照相关的规范与标准进行，忽视档案管理中立卷与归档工作的规范性，使得归档与格式无法统一，最终出现分类不准确、不恰当的标题草拟等情况。

2.3 档案收集的问题

档案管理中需要保证档案内容的全面性，这就需要所有部门上交相关的档案信息，而有的部门为了方便自身使用档案，就少上交档案，使得部分的档案信息无法进行全面的收集。比如，有的工作人员要出国考察，其档案资料以及成果只能被相关工作人员了解，而档案中却没有涉及，使得档案信息出现缺失。

2.4 档案的编研与鉴定问题

目前，管理层与相关工作人员忽视档案管理工作的现象是十分常见的，一些档案资料也会出现严重的管理问题，这就是因为对档案信息资料缺乏编研工作。而且，一些管理层与工作人员为了节省精力，就忽视对归档档案材料进行鉴定，或者是材料鉴定工作较为庞杂或简单化。还有一些档案管理人员过于小心，留下较多没有用的材料，使得管理强度增加，也占用了大量的空间。

3 加强档案管理工作的措施

3.1 加强档案管理工作人员的培训

首先，档案管理的领导层，要重视档案管理工作，在人力、物力上支持档案管理工作，自上而下地让档案管理工作人员重视档案管理工作。可以组织档案管理工作人员学习《档案法》，使得其档案管理能力不断提升。其次，可以制定一些奖惩制度，鼓励档案管理人员对工作的积极性，也能有效避免档案管理人员懒散、懈怠的工作状态，进而促使档案工作的质量与效率得到提高。

3.2 做好档案收集工作

档案管理需要做好档案收集工作，这样才能保证档案内容的全面性与广泛性。管理层可以做好档案管理的收集工作，提高档案管理者的收集意识，以及档案所有者的提交档案的意识，保证档案管理人员能及时进行档案的归档与分类工作。

3.3 做好档案价值鉴定工作

档案价值的鉴定工作主要指在庞杂的档案资料中选择一些有保存价值的内容，进而实施分类与归档工作，这就需要档案管理人员具备扎实的专业知识，才能辨别出档案的各种档案资料的价值，能分析出档案的历史价值与全面性价值，最终决定对资料进行存档。

3.4 利用现代化技术手段

近年来，计算机网络技术的快速发展，档案管理工作中也可以加入网络技术，使得档案管理工作能更加全面、更高效地进行。不可否认的是，信息技术已经成为人们生活中不可或缺的一部分，因此，要在档案管理中利用现代化技术手段，结合计算机技术的管理，使档案管理工作效率得到较大的提升。而且在檔案管理工作中，结合网络技术能最大化呈现出档案管理的社会价值。

4 结语

随着时代的进步，档案管理工作不仅仅只是作为信息的记录载体，而是应该加强对其的应用。管理层及相关工作人员要想提高经济效益，提升单位的市场竞争力，就必须通过档案管理进行资源的整合和战略的规划。文章通过阐述档案管理的重要性及存在问题，提出档案管理有效措施，供参考借鉴。

参考文献

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[2] 贾秋.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技创新导报， 2013（7）：209.

[3] 李宝全.档案管理工作的重要性分析[J].办公室业务，2016 （7）：88.