学术期刊网络采编系统利弊分析

库雪飞

[提要] 本文探讨数字化出版背景下引进网络采编系统的必要性。以华北理工大学学术期刊网络采编系统为例，分析采编系统的构成部分，指出其运行一年来存在的优势与弊端，并提出应对措施，以便对学术期刊应对数字化出版提出可行性建议。

关键词：学术期刊；网络采编系统；数字化出版；利弊分析；对策

基金项目：河北省文化艺术科学规划项目：“河北省科技期刊的传播现状及对策”（项目编号：HB16-QN037）

中图分类号：F49 文献标识码：A

收录日期：2017年3月30日

随着互联网在日常生活的普及和数字化出版的加速发展，网络（尤其是手机）已经成为了人们获取信息的主要途径之一。在信息时代，传统出版的学术期刊如何能在便捷的互联网世界占有一席之地，已经成为学术期刊面临的当务之急。

华北理工大学是一所以工、医为主，理、经、管、文、法、艺多学科协调发展的省属重点骨干大学。其旗下所属期刊共5本，包括科技核心2本，非核心3本。为了让传统出版的模式更好地适应新的市场需求，以及应对数字化出版的冲击，经过多次与中国知网协商，各刊于2015年开始采用针对各自情况进行微调的试运行网络编审系统，现将采编系统运行过程中面临的利弊情况进行简要分析，并提出应对之策。

一、采编系统的构成

为了更好的发展，我校期刊建立了自己的网站，并随时更新每种刊物的动态。同时，为了加强内部管理，以便更好地管理稿件、缩短编审發周期，让投稿、审稿、退修、退稿、录用等环节更加公开、透明，我们使用了中国知网的采编系统。当然，这也是我们应对数字化冲击的一项举措，目前看来这一举措还是很有效的。这一系统主要分为以下三个部分：

（一）作者投稿系统。现在，作者投稿全部采用网络在线投稿模式，首先需要注册账号，并提交基本信息，如姓名、电话、邮箱、性别、研究方向、学历、职称、工作单位等，然后系统自动生成作者的档案并以邮件的形式将作者注册的账号、密码等信息发送至作者注册的邮箱里。作者凭账号就可以进入投稿系统进行投稿、查稿了，还能与编辑在线交流等，这样也解决了作者与编辑沟通不畅这一难题。

（二）编辑办公系统。系统的这一部分主要用于编辑处理采、编、审等事务。对稿件管理有了质的飞越，当然在管理作者信息及外审专家信息方面也有很大的提升。稿件处理包括收稿、初审、回修、复审、终审、加工、校对、安排发表、优先数字出版、退稿，等等，这些均在采编系统中完成。此外，组稿、约稿、学术不端检测等也均属于编辑工作的范畴，也在编审系统中运行。但是，排版不在采编系统中进行，而是使用专业的方正排版软件进行。

（三）专家审稿系统。主要指专家在采编系统中进行在线审稿，遇到特殊问题也可以在系统中及时与责任编辑进行交流。需要说明的是，我们的外审专家一部分是依托专家库进行选择的，还有一部分是依托我们高校办刊的优势，选择的某一行业或领域的领军人物，这些专家的选择也会定期随时更新。有了这些优质审稿专家的把关，我们的稿件质量明显上升。

二、网络采编系统利弊分析及相应对策

自网络采编系统运行以来，我们的工作效率得到了很大的提升，让我们能从繁杂的事务性工作中抽出身来专注于专业，提升期刊质量。但是，在运行中也发现了一些问题。下面，笔者就网络采编系统这一新鲜事物运行中的利弊进行分析。

（一）网络采编系统的优势。网络采编系统的优势，下从作者、编者和审者这三个方面来阐述。这些优势是刊物的作者、编辑及外审专家都有切身体会的。

1、对作者而言。作者可以凭借自己的投稿账号随时查阅稿件的进度及处理情况，非常方便，信息也非常透明，免去了跟编辑部的电话或E-mail联系。如果个人信息有变动也可以及时更新，不至于让稿件因为作者信息有变动而与作者失去联系。作者在进行稿件修改和校对后可以及时上传，节省了时间，缩短了发表周期，同时也公开透明地向作者展示了稿件处理的进度。

2、对编者而言。使用采编系统后，规范了整个编辑工作流程，使编审流程条理化、编辑工作清晰化，增加了编辑工作的透明度，有利于赢得作者的信任。同时，简化了编辑与作者之间的电话、E-mail联系，直接通过平台即可交流，减少了人工劳动量。当然，这样的工作方式也节约了纸墨，减少了资源的浪费，与国家提倡的“无纸化办公”有所切合，符合环保办刊的理念。编辑的加工、校对工作在编审系统中有清晰的留痕、印迹，而且可以长期保存，节省了以往纸质办公的存储空间，还为稿件在修改过程中的责任问题保留了证据。便于领导者直观地掌握整个工作进度，以进行整体的工作安排。

3、对审者而言。可以在线随时上传审稿意见，加快了审稿周期。可以直接在线查询研究内容是否有创新，是否有研究价值。不但工作方便，对科研也有一定的促进作用。

（二）网络采编系统的弊端及相应对策。当然，网络采编系统在运行过程中，让编辑也有一些“水土不服”。主要问题有以下几个方面：

1、对作者而言。前期投稿过程需注册账号，填写基本信息，比较繁琐，不如E-mail投稿便利，也担心涉及隐私泄露的风险。此外，由于工作、生活等原因，可能有时没有及时关注稿件处理情况，以致延误修改和发表。此外，因为我们的投稿平台不属于一级域名，所以不利于作者查询。

针对上述情况，我们每期的责任编辑专门通过微信面对面建群的形式，及时在群里向作者公布稿件修改、校对、出刊、取杂志等信息，省去了很多电话通知的环节。

期刊网站如果建成一级域名，将有利于期刊的推广和宣传，但是相应的费用也比较高，由于我们依托高校，没有自主创收的能力，所以目前我们只能将现有的投稿网址公布在我们每一期的稿约里，便于大家查询投稿。

2、对编者而言。要改变传统的批阅习惯，进行网络在线加工，势必需要一个适应的过程，尤其是对一些资历比较深的老编辑来说更是如此，他们已经习惯了多年传统出版的流程。针对这些人要进行培训，让大家知道网络办公没有想象得那么难，通过学习后可以更方便地开展工作。

长期网络办公，因为眼睛盯着电脑的时间变长，势必对编辑的视力造成一定损害，我们出版中心就有多名编辑患有不同程度的眼干、眼涩、视力模糊、头晕等症状。针对此情况我们专门设置了休息室（如乒乓球、毽球、跳绳等），时刻提醒大家要劳逸结合，注重身体健康。

目前，网络系统处于试运行阶段，偶尔也有“水土不服”的情况，即不稳定的情况，导致我们的工作遭到意外中断，无法进行，针对这种情况，我们就时刻提醒大家要随时注意保存、备份工作内容，以防止稿件丢失和避免重复劳动。

3、对审者而言。审稿专家一般是某一行业或领域的带头人，工作比较繁忙。有时我们把稿子“送”到专家审稿系统后，如果他们因为种种原因没有时间及时登录进行审稿，有可能就会延长审稿周期。此外，目前大部分作者都存在无法制约的一稿多投现象，如果审稿周期被拖延过长，就可能导致我们忙碌半天白忙了，甚至出现优质稿源外流的现象。

针对这种情况，我们一方面会辅助E-mai、电话等渠道通知一下审稿专家，如果专家确实近期没有时间，我们会改送该领域的其他专家；另一方面我们对审稿专家的选择不仅局限于领军人物，还聘请了一些副高职称、博士学位、科研业务能力较强的行业骨干。这些专家一般行政事务没有那么繁忙，专业能力还比较强，对现代化的操作软件掌握比较熟练，能相对保证审稿速度和审稿质量。

三、相关建议

在當前数字化出版的激烈竞争中，各刊如何能够脱颖而出越办越好，不被时代所淘汰是我们每一个从业人员都必须思考的问题。针对手机用户群的激增，我们专门开通了刊物的微信公众号，及时发布本刊的征稿细则、专家约稿、优先出版等内容，以达到宣传刊物、吸引优秀作者、读者的目的。我们还通过外出培训、学习的机会，寻找一些优秀的专家约稿，提高刊物的影响力。

期刊网络化办公与出版是信息化时代的必然产物，他必将取代传统的办刊模式，但是这需要一个过程，我们各刊也在根据自己的实际情况逐步改变我们的办刊理念。我们根据对作者群的调查，发现85%的作者认为现有的投稿模式优于传统的投稿模式，这说明大家对现有采编系统还是比较认可的，也说明它是顺应时代发展要求的。

主要参考文献：

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