浅谈供热项目档案管理思路

赵良杰

摘要：供热项目档案是供热企业在工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，涉及到工程建设的方方面面，因此必须把供热项目档案工作纳入科学化、规范化的管理轨道，全面规范企业档案工作，提高现代化管理水平，为建设一流的供热项目提供档案方面的保证。本文结合供热项目档案资料的特点及分类管理原则，针对当前管理工作中存在的问题通过建立信息化操作平台、加强部门人员培训等措施来改善现状，全面提高档案管理水平。

Abstract： The heating project archives management is an important work which is indispensable for the heating enterprises in the construction process. It involves all aspects of the project construction. Therefore， it is necessary to incorporate the archives of the heating project into the scientific and standardized management track， and improve the level of modern management， to provide file assurance for the construction of first-class heating project. In this paper， based on the characteristics of the archives of heating projects and the principles of classification management， in view of the current management problems， the archives management level is comprehensively improved through establishing information technology platform， strengthening departmental training and other measures.

关键词：供热项目；档案管理；编制

Key words： heating project；archives management；compilation

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）16-0019-03

0 引言

供热项目档案资料是在项目实施过程中与工程进度同步形成的，是从供热项目立项开始直到实施结束、竣工验收为止，各阶段所产生的、与供热系统相关的各种文件、资料、设计图纸、图表、计算资料、试验报告与试验资料、工程照片、记录照片、录像、光盘等。供热项目档案资料作为一种从科技和经济领域衍生出来的重要的科技信息资源，在企业的运营和管理中发挥着至关重要的作用。在日常工作随时注意对档案资料的收集、整理或者检索、应用，促进档案系统日趋完善、规整，同时达到通用的要求，对于供热项目的顺利实施，以及供热设备的维护和管理，都有非常重要的意义。本文结合供热项目档案资料的特点及分类管理原则，针对当前管理工作中存在的问题通过建立信息化操作平台、加强部门人员培训等措施来改善现状，全面提高档案管理水平。

1 供熱项目的档案特点、分类及档案编制原则

1.1 供热项目档案资料的特点

1.1.1 成套性

对于供热管网项目，从项目立项（核准、可研、评估）、项目设计、项目准备、项目管理、项目施工到项目竣工，形成的档案相互联系、不可根据供热区域的延伸和热负荷的需要，可能还会有新建锅炉工程，还会涉及设备维修、改造等，生成相应的档案。因此，供热管两项目从建设到生产运营所形成的档案有较强的独立性、成套性特点。

1.1.2 复杂性和多样性

对于热电联产项目，为了最大限度发挥供热潜力，使供热管网在安全、稳定的状态下充分满足采暖高峰期的热负荷需求，同时有效平衡热网投资。需要建设与供热管网配套的调峰热源厂，在电厂突发故障后，以确保供热管网持续供热维持热力系统正常运行。调峰热源厂主要选用燃煤高温热水锅炉为阶段性调峰锅炉，经换热站进行热力交换后为终端用户送出采暖低温水。热力管网工程主要包括一次管网和二次管网。一次管网指的是蒸汽网、高温水网，二次管网主要指的是居民小区的供暖网，两套管网系统通过设在厂外的热力站实现连接，采暖热水网由热网站引出后直接连接各换热站，利用换热站中的水换热加热。二级热水网直接连接终端用户。热水网和蒸汽网均以预制保温管直埋敷设到位，过路段采用钢套钢管直埋敷设，架空管道采用无推力旋转补偿器对管道热膨胀进行补偿，直埋管道采用外压式波纹补偿器。

因此，对于像热电联产项目一类的专业多、辐射面广、采用不同方式供热的项目，就需要加强热网技术的研究，相应的档案系统也应该建立起来。档案管理人员应该熟悉供热项目档案资料的特点，根据这些特点制定出可靠的管理方案才能提高档案管理效率。

1.2 供热项目档案编制原则

1.2.1 热电联产项目

热电联产项目即以发电为主、供热为辅的供热项目。借助两台机组抽汽管道抽汽，再通过换热站和配套的热力管网输送终端用户，相应的销售档案和技术资料一律参考DIVT241—2012《火电建设项自文件收集及植案整理规范》，按照规范的目录号和分类号进行编制。

1.2.2 过渡热源项目及配套热源项目

在供热项目前，在初期必须先投建配套的蒸汽锅炉，以满足项目在建期间的用汽需要。为了充分发挥供热系统的供热能力，特别是在系统出现事故的条件下保证持续供热，满足热电联产企业在采暖高峰期的热负荷需求，除了蒸汽锅炉，还须建设调峰热源项目。

对于过渡热源和配套的调峰热源项目的档案资料，从项目通过审批，到设计、施工，再到交付后投入运营，每个环节的档案资料都是相对独立的，但从整体来看所有的档案资料基于项目建设过程又构成了一个档案系统。为确保对过渡及配套热源项目档案资料规范化，应该将该部分的文件、资料从整个项目中区分出来，做成独立的档案系统进行妥善管理。

2 供热项目档案管理中存在的问题

2.1 档案管理的意识不强，各项规章制度执行不到位

当前，由于企业及施工各方对档案意识相当薄弱，档案管理人员对形成的原始资料不注意及时存档，未按要求定期检查参建单位工程档案整理情况，致使工程完工后资料短缺。而且，由于供热项目建设档案管理规章制度不健全，实施细则未及时跟上，缺乏完善的约束机制，造成执行不到位，而供热项目建设一般牵扯多方，且各自相互独立，容易出现档案管理工作相互推诿、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良现象。

2.2 档案管理人员配备不足且素质不高

建立一支专业化的人才队伍是提高档案管理效率的基本前提。要做好档案管理工作，档案管理人员首先要具备足够的专业水准。但是在现实条件下，部分供热企业对经济效益的关注程度高于一切，对供热项目建设档案管理不重视，配备的档案人員少，而且从事工程项目资料管理的人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，他们身兼数职、不稳定，又不了解其专业知识、工作程序、行业标准，对档案资料的收集、整理、归档等环节不规范、不标准，使档案不能真正反映建设项目的实际情况，在工程竣工、移交上带来很多不必要的麻烦。

2.3 档案归档不及时且质量不高

有的供热项目建设长达数年，其中征地、环境保护批复等重要文件办理周期较长，而档案文件的收集整理工作又具有持续性、阶段性和成套性，部分供热企业对重点供热项目建设过程中生成的文件、资料没有在第一时间进行收集整理或者不能定期整理归档，不能在规定的时间内完整移交，远远滞后于工程建设的进度；部分锅炉、管网的竣工图和相关技术资料缺失，现有资料修改质量达不到归档要求，导致最终形成的竣工图与现实状况存在差距；归档中有些数据存在明显的误差，审核人签署时存在部分数据项漏缺的问题，有的工程图纸违背了编制规则，部分标识不统一，造成最终收集的竣工图出现很大的误差，甚至部分数据失真。按照相关规定，项目竣工后必须进行质量验收并办理竣工验收手续。在验收环节重新组织工作人员话费大量时间和精力来突击补充档案资料，而此时由于周期过长，致使档案资料的真实性、完整性、准确性受到影响。

3 供热项目档案管理思路

3.1 基于互联网平台加快建设档案资料信息化管理平台

当前，随着网络科技在档案领域的逐渐普及，项目档案资料的收集效率及档案管理水平大幅度提升。档案工作不再局限于纸质，而是通过一套支持快速录入、修改、打印、检索和整理等操作功能的档案管理平台实现（见图1），这给档案工作带来了巨大的挑战，为了应对挑战，要求档案管理人员必须全面掌握档案管理软件的操作方法，利用信息手段将纸质文件转换成电子文件，大幅度提高档案录入效率，同时组建档案目录系统数据库，对纸质文件和电子文件同步管理，促进信息资源共享，为供热项目建设服务。

3.2 建立健全供热项目档案管理制度

要保证供热项目档案资料完整，就必须建立一套统一的档案管理模式，结合国家政策以及行业中的相关规定，在供热项目实施的现实条件的基础上秉承“规范、合理、实用”的原则建立或完善档案管理制度，按照文件资料的形成、收集、分类汇总、移交的工作顺序重新树立档案工作流程，对各个环节提出规范化的工作要求，以实现对文件资料的集中管理。另外，要根据文件资料的形成过程组建专业化的档案工作组，由负责人集中协调各个组员的工作任务，明确个成员以及各相关部门的职责和义务，使档案管理工作真正成为供热项目建设的目标之一，基于工作目标建立业务考核体系，确保工程档案的规范性和完整性。

3.3 梳理档案管理流程，加强档案管理人员的技能培训

为了实现供热项目建设档案的有序管理，提高企业对档案工作重要性的认识，全面推进档案宣传培训工作，将相关制度、归档文件范围、分类标准、整理流程到各个参建单位，并进行有针对性的讲解、答疑，确保工程档案的完整、准确，提高他们做好供热项目建设档案管理的自觉性和责任感，及时将工程建设过程中形成的资料归档并送交专门档案管理人员，避免档案的丢失，确保工程档案的完整性。

3.4 根据供热项目的建设进度及时搜集并完善相应的档案资料

在供热项目实施过程中，为了在保证相关文件、资料真实可靠的前提下将其及时归档保管，档案管理部门必须在项目实施开始前提前介入，并在项目实施过程中和实施后实时关注文件、资料的生成和收集，使档案工作真正渗透到项目实施的全过程。负责收集和整理文件、资料的档案工作人员，必须主动深入现场展开跟踪调研并提供业务指导，以确保随时掌握第一手资料，特别是要对关系到项目建设质量的关键节点的资料加强跟踪收集工作，发现问题及时解决。

4 结束语

供热项目档案是项目建设中不可或缺的数据信息，涉及到工程建设的方方面面，因此必须把供热项目档案工作纳入科学化、规范化的管理轨道，全面规范企业档案工作，提高现代化管理水平，为建设一流的供热项目项目提供档案方面的保证。在本文中，笔者结合供热工程档案资料的特点、分类管理原则及档案管理工作中存在的问题进行了分析和探讨，从明确各参与方责任、规范化收集整理和实行科学化管理体系、加强档案管理人员的指导等方面提出了加强档案资料的管理措施，从而为整个项目的管理提供了必要的保障。在实际管理工作中，不同的供热项目在档案资料的搜集和整理方面会有不同的要求，档案管理工作人员应该结合具体项目的特点及档案管理要求有针对性的开展档案工作，使档案管理真正成为整个供热项目的有效保障。

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