优化中学人事档案管理工作之我见

普琼

【摘要】中学人事档案作为中学人事管理的重要基础，其能够为人才的培育、队伍的建设提供重要的数据支撑与依据，并能够最大效率地提升中学人事管理水平、打造中学校园良好的文化氛围等。为此，在本文中作者结合自身从事该领域工作的经验，在对大量文献进行阅读与研究基础上，对优化中学人事档案管理工作提出对策与建议。

【关键词】中学；人事档案；档案管理

作为国家人才培养的重要基地，中学校园整体师资力量的繁盛程度、专业水平、团队素质会影响到教学的方法、方式与质量。人力资源管理作为提升员工工作效率、提高员工专业技术水平、培育优质员工团队的重要管理手段，其在中学院校中同样适用并能够为有效资源与水平下人才的培养带来巨大帮助。人事档案作为中学人力资源管理的基础信息依据，其能够为人才的培养与队伍的建设提供数据支撑与依据，帮助中学人事管理工作更有效地开展。因此，不断重视中学人事档案管理将具有丰富的实践意义与研究价值，并将能够帮助提高中学教师队伍教学整体素质与水平，为当代中学生的教育与培养带来帮助。

一、中学学校人事档案管理现状及存在的问题

第一，管理水平较为落后。当前中学学校人事档案管理中存在着管理水平较为落后的问题，其主要体现于硬件与软件两个方面。对于硬件而言，其主要体现于当前中学学校人事管理的整体设施较为落后。档案的管理并不是单纯的储存、调用与汇总，而是应当逐渐提升档案管理的水平，不单注重档案管理的安全性，而且还应注重档案管理的可用性。大多数中学学校没有建立专门用于管理档案的场所、没有设置具有档案管理要求的柜子和文件夹、没有设置较为完善的门禁与安保系统等。这些问题的存在给当前中学学校人事档案管理带来了硬件管理水平较弱的现状与问题。对于软件而言，其主要体现于当前中学学校人事管理制度与系统的落后，对于大多数中学学校而言，尽管已经开始从意识上对档案管理加以重视，但是却会由于缺乏较为完善与科学的档案管理机制造成档案管理功能性与专业性的缺失。其主要体现于当前较多中学学校人事档案管理调用与使用流程的缺失、各部门均肩负部门档案管理职能，造成整体档案管理效率与质量较低、人事档案管理没有与现代科技信息技术平台相互对接，导致重复录入与档案筛选时的大工作量。

第二，管理人员素质较低。除了第一方面的现状与问题之外，中学学校人事档案管理还存在有管理人员素质较低的问题。产生这一问题的原因主要有两个方面。其一在于中学学校大多数为事业单位，但是由于整体学校工作量较大和事业编制人数较少等问题，使中学学校聘请了大量不具备较高素质与专业技术能力的工勤人员。而档案管理作为文书类、文秘类的工作通常会由不具有应有条件的工勤人员担任。其二在于档案管理缺乏人才队伍培养机制。近年来中学学校在不断扩大招生与市场化发展的过程中，已经开始重视人才队伍的培养。然而对于档案管理而言，没有对整个学校的教学质量提升产生直接联系，从而造成了档案管理人才培养的缺失。并且，大多数中学学校并未针对人事档案管理专门建设考核与评价机制，从而造成了人事档案丢失、错漏、欠缺整理等大量问题的存在。

二、对中学学校人事档案管理提出的对策与建议

第一，提升人事档案管理水平。人事档案管理在硬件与软件方面均存在较多问题，可从这两个方面加以完善与改进。针对硬件方面，中学人事部门应积极向学校申请专用档案管理资金用以对现有档案管理的硬件设施加以完善。在此过程当中应从学校当前的师资力量出发，为学校设计更加符合实际管理情况与档案使用情况的硬件设施建立方案。与此同时，可以在不具有专门精力开展档案管理时，聘请外部档案管理机构对现有档案进行初始整理，以契合未来学校规模扩大后对档案管理提出的更高质量要求。针对软件方面，中学人事部门应逐渐结合时代背景使用电子计算机与互联网云存储技术，实现原有纸质基础档案的信息对接与共享，以便于利用先进科学技术实现档案管理水平的提升。与此同时，也可借助云存储技术实现中学学校自由档案管理平台的建设，便于为相关软件数据进行备份及共享。

第二，培育具有人事檔案管理素质的人才队伍。人事档案管理需要具备专业素质与能力的现代化人才，以便于能够与时代背景下中学人事档案管理的需求相互对接。对于人事档案管理人员队伍的组建，首先应当从学校层面加以重视，为学校档案管理工作配备具有一定素质能力的人才。其次，应当从培训与研讨方面对现有从事人事档案管理的教职工队伍专业技术与素质能力进行提升。另外，还可以利用加强中学学校与社会档案部门之间的联络，开展档案管理工作方法与手段的交流，实现现有档案管理教职工队伍综合素质与经验的提升与积累。

三、结语

在本文中，作者首先针对中学学校人事档案管理现状及存在问题进行分析，在此基础上对中学学校人事档案管理提出了对策与建议。

【参考文献】

[1]张天龙.干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J].企业改革与管理，2016（22）.

[2]马欣.新时期如何做好人事档案管理工作[J].赤子（上中旬），2016（18）.