浅谈微博在档案信息服务中的应用

郭欣

【摘要】本文通过对微博应用于档案信息服务的优势分析，并调查目前微博在档案信息服务应用中的现状，提出了微博应用于档案信息服务的策略对策。

【关键词】微博； 档案信息服务

2010年5月，上海大学档案馆在新浪微博上首开微博，揭开了档案界微博信息服务的序幕。随着云计算、大数据、物联网等信息技术的发展与应用，对档案信息服务工作产生了巨大的影响。截至2016年6月，微博用户规模达到2.42亿，已经成为我国最具影响力的网络平台之一。在这种背景下，如何将微博更好地应用于档案信息服务，值得我们思考。

一、微博应用于档案信息服务的优势

（一）微博信息受众群体多。衡量一个媒体是否具有竞争力的一个重要指标就是现实与潜在的受众数量。2016年7月，据中国互联网络信息中心第38次《中国互联网络发展状况统计报告》统计，我国在线政务服务用户规模达到1.76亿，占总体网民的24.8%，其中通过政府微博获得政务服务的使用率为6.7%，发展空间广阔。微博档案信息服务平台的建立，使每个微博注册用户都可以成为档案信息服务的潜在用户，这些用户将远远超出我国传统档案信息服务对象数量，档案信息服务的受众群体将更为广泛。

（二）微博信息传播时间快。在传统媒体中，从信息的产生到传播媒介，再到受众都需要一定的时间周期，而通过微博进行的信息传播，从信息的产生、发布以及传递到受众手中，不受时间、地域的限制，几乎可以实现同步进行，实现了信息与人在时空上的无缝链接。2011年的温州“7·23”动车事故，新浪网友“袁小芫”发出第一条微博进行报道，使上万网友第一时间知道了此事，而这个时间比互联网媒体报道的时间整整快了两个多小时。微博病毒式的传播方式，使得信息传播的时间更快，能够实现实时的档案信息服务。

（三）微博信息运行成本低。2015年5月29日，李晨在微博上晒出与范冰冰的合影，并配文“我们”。虽然只是简简单单的一张照片和两个字，却实现了惊人的阅读量。仅新浪微博全站评论次数9亿，讨论人数156.6万，获赞650万个。档案部门作为公益型社会服务机构，经费有限，只要编辑140字的档案信息即可面向粉丝发布，成本极低，这无疑是一个既经济又节约的好方式。

二、微博应用于档案信息服务的现状

2016年3月，李克强总理在政府工作报告中提出大力推行“互联网+政务服务”，实现部门间数据共享。正是在“互联网+”的大环境下，全国大部分政府机关及企事业单位都开通了微博账户，同样档案类微博账户如雨后春笋也在不断增长。虽然档案类微博数量在不断增长，但现状却不容乐观。

（一）档案类微博管理不到位，服务意识欠缺。一是微博更新慢发布数量少。例如“@无锡档案”发布微博数量为0；“@白银市档案局”共发布2篇微博；“@长春档案”14年2月27日开通并发布第一篇微博，更新至15年3月19日，共发布微博11篇。二是基本资料简单，大部分账户没有简介，标签填写不准确，邮箱、电话等联系方式没有，存在着辨识度不高，服务方式简单等问题。例如“@无锡档案”微博认证显示是“江苏省无锡市档案局官方微博”，但所在地显示是“北京东城区”，基本信息填写明显不准确；“@档案小卫士”微博认证显示是“江西省鹰潭市档案局官方微博”；“@pxdaj”微博认证显示是“江苏省徐州市沛县档案局官方微博”，都存在着昵称不规范，辨识度不高等问题。三是线上服务意识欠缺。

（二）档案类微博发布内容随意，粉丝关注度不高。一篇原创微博从撰写、审定、发布各个环节都至关重要，由于微博管理不到位，档案类微博出现了审定环节缺失，发布内容随意，用户认同度低等问题。“@宝鸡档案”“@鄂尔多斯市档案局”发布微博数量分别为7篇和11篇，但和档案有关的内容就只有1篇；“@四会档案局发布”共发布原创微博11篇，其中8篇是关于14年足球世界杯赛程安排，微博管理员是足球爱好者无可厚非，但这肯定不是我们设立微博账户的初衷。微博发布内容的随意性，导致用户对档案微博不感兴趣，没有认同感，对档案类微博关注度不高。

（三）档案类微博粉丝数量少，影响力有限。粉丝人数和微博发布数量是衡量微博影响力的一项重要指标。纵观档案微博，发现与其他政务类微博相比，还存在着不小的差距。“@湖南档案”是近几年档案微博发展比较好的账户，粉丝达到50592人，是档案微博的佼佼者，但它的微博粉丝数量同湖南其他政务类微博几十万、上百万的粉丝数量相比，可谓是初出茅庐。档案微博发展最好的账户尚且如此，粉丝在三位数的其他账户更是不胜枚举。而在微博发布数量上，笔者把粉丝数量过万的11个档案微博账户发布微博的数量进行了统计，“@浙江省档案馆”发布数量最多共4071篇，“@武汉市档案局”发布最少只有198篇。其他过半档案微博发布的数量在百条以下。从以上的统计数据可以看出，在粉丝人数少、微博发布数量小的制约下，档案微博的影响力是很有限的。

三、微博应用于档案信息服务的策略

（一）转变服务理念，实现从展示型向服务型的转变。现在我们档案微博信息服务，主要以展示“档案部门”工作为主，而没有从“档案内容”上下功夫，用户需求得不到满足，造成对档案微博不感兴趣。因此，我们要积极转变档案微博信息服务理念，坚持以用户需求为中心的原则，优化服务质量，主动向用户推送丰富的、有价值的、有时效性的档案信息资源，通过良好的用户体验吸引用户关注，树立档案微博的良好形象，提高档案微博影响力。

（二）优化微博内容，加快档案信息化建设。微博内容是微博发展的核心竞争力，随意杂乱的内容不但不能得到广大网民的关注，反而会增加对档案微博的反感，因此，档案部门必须时刻关注档案微博内容的建设。首先，档案微博内容要注重从“我在干什么”向“我有什么”转变。现在大部分档案微博内容主要是以宣传档案部门业界动态为主，每天都是流水账式的新闻要点，而对于公众关心的档案资政内容却鲜有發布，导致公众失去对档案微博的兴趣。“信息获取”是微博用户的核心需求，档案微博内容只有以用户为中心，将用户“需要什么”与档案部门“有什么”相结合，想用户之所需，才能真正牢牢抓住用户的心，不断提高粉丝的关注度和忠诚度。其次，紧跟国家官方媒体时事热点，突出档案信息特色。现在我们处在互联网信息大爆炸的时代，由于信息过载，人们往往采取“快餐式阅读”来处理大量的信息，甚至是只看标题不看内容，这就造成了人们对很多事“只知其一，不知其二”。而档案部门就可以充分利用档案留史资政的信息资源，深入地回答“其二”的问题。再次，加快档案信息化建设。现在档案信息数字化、电子化程度比较低，也是制约档案微博内容发展的重要因素。由于电子档案信息资源有限，归档不及时等原因，致使档案微博难以提供准确、丰富的档案信息，造成档案微博信息服务工作难以开展。

（三）强化档案微博管理，积聚力量谋发展。首先是强化制度管理。“没有规矩，不成方圆”，一个好的制度是任何事物良性发展的重要保证。针对微博在档案信息服务中应用的重要性，各档案部门要从档案微博信息的撰写、审定、发布、监测、反馈各个环节入手，制定完善的网络信息发布管理制度，坚决杜绝微博内容发布随意，用户建议投诉无人理会的突出问题，树立档案微博在公众心中的良好形象。其次是加强互链互动，积聚力量求发展。李克强总理提出“互联网+政务服务”，就是要实现部门间数据共享，推动互联网与各个行业的融合。因此，档案微博要注重基本资料“友情链接”建设，加强与当地政务微博“明星”的合作，积极参与全国开放档案信息资源共享平台门户网站建设，发挥互联网和信息化技术的载体作用，以及互联网的交互性和共享性优势，实现跨部门、跨区域、跨层级的政务信息共享，提高档案微博的社会关注度，积聚各方面力量谋求档案微博建设大发展。

【参考文献】

[1]任越，曹玉.以微博为平台的档案文化产品共享现状分析与发展策略研究.档案管理，2014（3）：27～29.

[2]中国互联网发展状况统计报告[R].2016年7月.

[3]新浪微博，2016年10月份数据统计.