档案管理信息化的措施与展望

何伟

【摘要】以文字形式存在的信息，是我国乃至全世界对于文明的记载的主要形式，已经是我国文书研究的主要内容，可以说文书档案上面承载的信息，绝不是单一化的独立的，而是在一点一滴的过程中积累得来的。档案管理的重要性不言而喻。面对新时代如何做好档案管理信息化的工作就摆在我们面前。

【关键词】信息化； 档案管理； 建议

作为档案管理工作，主要的任务就是将很多种复杂有序的数据进行有条理的管理，现代化的档案管理工作就要求我们使用计算机通信技术实现文书档案信息化，这将大大促进大量的档案管理研究。档案信息化的特点是准确、快捷，同时，他所具有的优势也同时显现出来，包括档案信息的系统化和档案研究的深度和广度。档案管理经历了早期的手工管理，一直发展到今天成为现代化的档案一体化管理，较之先前的繁冗、复杂的管理方式，优势就显而易见，包括避免了纸质档案管理难度大的问题，以及大量节约了人力、物力。计算机和网络的使用代表着档案管理已经进入到了信息时代。

信息时代的档案管理工作，具备更鲜明的时代特点，也成为未来档案管理的良好发展基础。现阶段的档案管理者，必须要在思想意识上能够跟上时代的发展，包括熟练掌握计算机和网络，还要学会建立各类档案数据库，将档案信息输入到计算机。还要建立方便快捷的查询方式，减低传统的查询方式方法的弊端，使查询的过程简单，容易操作，查询高效，成功率大大提高。档案管理现代化是办公自动化和管理现代化的最直观的表现。

一、信息时代档案管理存在的弊端

（一）决策的滞后和错误。通常，我们进行的信息化建设往往是对人们思维潜意识中的观念进行改造，档案的信息化建设的理论基础也是基于此。而作为档案管理单位的领导是相关改革的决策者，决策者对档案信息化建设的认识以及认识高度决定了信息化建设进程的快慢，直接决定了档案信息化管理的成效。因此，领导的信息化程度会直接影响档案信息化的成败。近些年来部分档案部门中，具有决策权的领导还没有充分意识到信息化管理的重要性和必要性，从其个人的能力上来看，不具备较高的识别信息化的技术；同时，对档案管理的思想不够先进，对于新的管理方法。管理模式接受起来难度较大，不愿意从信息化建设的角度进行专项研究，因此形成的决策难以满足要求。

（二）信息化管理人才匮乏。从目前的情况来看，很多档案管理部门的信息化建设都还有待提高，与此同时这些部门的相关人才也十分短缺，一些单位还存在管理部门、机构的不合理，整体素质有待提高。应该看到档案的信息化管理不是简单的投入，购买些新的机器设备就可以的，这是一个庞大的系统工程，对于如此复杂的系统，必须有足够专业化的信息人才，才能完成相关的管理升级工作，但是从现在的情况来看，还存在着较大的差距，而且与其他部门相比，很多档案管理部门不能得到地方政府的重视。无论是物质还是人才都无法及时得到满足。一些单位的档案管理人员，数量很少，而档案管理工作的量又很大，这使得上述管理人员只能机械地完成现有的管理工作，而无法拿出更多的时间和精力去研究关于档案管理的方法和技巧。

因此，很多档案管理部门急需引进复合型人才，同时，现有的档案信息化管理人才还在进一步流失，更是大大加剧了档案部门信息化建设的窘状，尤其是在中小城市，上述现象更是严重。另外，很多上级部门没有对相关单位进行固定的规范化的人员培训和管理。有关档案管理部门也缺少规范有序的培训机制，这样造成一些档案管理人员自身素质得不到提高，对管理工作没有热情，进一步加剧了档案信息化管理中人才的短缺。

二、提升档案管理工作的必要措施

（一）建立健全档案的信息化管理机制。为了保证档案管理工作能够跟上时代脚步，档案管理人员就要对新的管理方法和管理手段有所了解并加以使用。并且将上述方法运用到实际的工作中，并且对档案管理工作要有一个可持续发展的态度，应该及时考虑到未来的档案管理工作在信息化时代可能会遇到的新问题，进而主动地提高档案管理工作水平。

对于电子文件，其优点是体积小、容量大、检索方便，同时其缺点就是安全问题，例如认为的改变无法直观的识别，同时过多地依赖储存设备；与之对应的纸质档案就具有真实性和可靠性的优点，但也存在信息存储量小，占用空间较大的缺点。针对于此，我就要在现代化设备的辅助下扬长避短，完善管理机制，把传统的办公档案管理方法和现代化的办公室档案管理方式紧密结合起来。

（二）提升档案管理人员的专业知识。部分档案管理人员急需提高计算机应用水平，并且能够使他们适应信息化的管理模式。档案管理人员主观上要有学习的愿望，只有扩充了自己的知识面，才能有效地提升档案管理的能力。使得档案管理人员能夠适应现代化的档案管理模式。主管部门也要制定切实可行的培训计划及目标，因材施教、因人而异，逐步将管理人员的整体素质提升上来。

三、结语

是否具备高效查找、方便查询、科学管理的特点，是判断档案管理工作具备信息化特点的几个主要方面。现代化的管理模式还能为管理分析和决策工作提供参考，这是档案管理工作的重要性所在，这也是资源使用率提高的关键，要重视档案管理信息化建设，重视相关专业人才的培养，实现档案管理的可持续性发展。

【参考文献】

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