新形势下企业档案管理工作规范探讨

陈亚娟

[摘 要]文章简要分析了国内企业档案管理现状，结合企业档案管理存在的一些问题和漏洞，阐述了加强企业档案管理工作的必要性，最后总结了在新形势下如何正确、规范地开展企业档案管理工作的几条建议，旨在提高企业管理档案的意识和积极性，同时促进企业档案管理工作的规范操作。

[关键词]企业档案管理；问题；新形势；规范

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.190

1 目前企业档案管理存在的问题

随着经济我国经济的快速发展和非公有制经济的迅速崛起，企业档案管理工作已经成为了一个不得不提上议程的问题，特别是在当前的新形势下，加强和提高企业档案管理工作变得尤为重要。但是事实上，国内许多企业档案管理的档案管理工作都做得不够充分，因为很多企业只注重生产和经营，没有意识到企业档案管理工作的重要性，致使企业档案管理工作无法与公司的发展同步，长此以往，这个潜伏的问题必然会成为企业发展的鸡肋，导致许多企业的健康发展受到阻碍，从而使整个国家的经济都受到一定程度的影响。下面举例说明目前企业档案管理主要存在的问题。

1.1 许多企业没有意识到档案管理工作的重要性

改革开放以来，非公有制经济的突飞猛进对社会生活造成了深刻的影响，致使一些企业人员变得无所适从，对企业档案管理工作的认识不够充分，许多从业人员甚至是企业领导都没有意识到档案管理工作的重要性。主要表现在三个方面：一是部分企业领导过分注重经济工作，一心扑在生产和经营上，忽视了档案管理的工作；二是企业里的从业人员大都缺乏档案管理意识，觉得只要做好自己本职工作即可，档案管理是可有可无的工作；三是档案管理的工作人员没有充分意识到自己工作的重要性，认为企业都是以盈利为主，档案管理是一个无关大局的工作。

1.2 企业对档案管理工作没有足够的投入

档案管理作为一种基础建设性工作，需要企业投入一定的资金、人力等。但是目前许多企业在这方面的投入都不够，致使档案管理工作的硬件无法满足需求。有的企业是档案管理的设备简陋，还有的是虽然拥有完整配套的档案管理设备，但由于没有及时更新，致使设备老化损坏，也无法满足档案管理的需求。

1.3 档案管理的操作不够规范

企业档案管理操作的不规范主要体现在：一是没有相关的明确可行管理制度，致使档案管理工作无章可循，档案长期处于无人问津的地步；二是企业没有明确档案管理的直接负责人，导致档案管理陷入一个“多头管理”的尴尬境地；三是缺乏档案管理的规范，有些企业的档案没有专人进行分类和归档，导致档案变成一堆“流水账”甚至是废纸；四是档案管理的工作人员被动工作，只有在应对领导检查的时候做面子功夫，而日常的档案维护管理没人负责，导致档案无法发挥它的作用。

1.4 管理力度相对薄弱

目前企业档案管理力度相对薄弱主要体现在以下几个方面：第一点是管理手段比较落后，管理方式相对陈旧及管理思想还停留在传统阶段；第二点是档案管理的工作人员职业素质水平较低，事实上，许多企事业单位的档案管理工作人员都是些兼职人员，在需要做好本职工作的同时，他们没有足够的精力投入到企业档案管理工作中去。另外这些档案管理工作人员中许多人专业素质较低，有的甚至对这个行业知之甚少，不清楚档案管理工作的具体要素、工作的内容和原则等，这就经常导致档案管理工作中的交接、收集和划分资料事宜无法达标。

1.5 没有充分开发利用档案的价值

企业档案是企业建设和管理的一个重要组成部分，也是促进企业发展的一个有效途径。但是在实际工作中，很多企业都没有充分地开发和利用档案的价值，大多数时候对档案的管理都只是停留在收集和存放的阶段，致使档案的资料价值以及为企业服务的效能都没有体现出来，大大地减弱了档案的服务功能。

2 加强企业档案管理的方法

2.1 增强企业领导的档案管理意识

正如上文所说，很多企业，特别是企业的领导，只注重企业的经济效益，几乎忽略了档案管理的工作，因为档案管理无法带给企业直观的经济收入。然而事实上档案管理某种程度上直接影响着企业发展的后劲，所以理应受到重视。作为一个企业的核心，领导不论在哪个方面都应该做好带头的作用，如果领导都不重视档案管理的工作，那试问员工又怎么会重视呢？所以加强企业档案管理工作的第一个任务，就是需要增强企业领导的档案管理意识，首先领导自己要确实地体会到档案管理工作的重要性，他们才会真的重视档案管理工作，然后带动其他的员工了解档案管理的重要性，当整个企业的员工都意识到这一点之后，档案管理的工作就可以顺利开展了。

2.2 成立专门的档案管理机构

在档案管理工作的重要性得到大家的認识之后，下一步就要开始着手档案管理的实际操作了。企业应该要成立一个专门负责档案管理的部门，一方面体现出领导对档案管理真的很重视，进一步促进员工对档案管理重要性的认识；另一方面在档案管理的实际操作中，很有必要存在一个直接负责管理档案的部门，这样既方便了相关工作人员的工作，也可以具体落实档案管理的责任。

2.3 号召并监督所有员工参与档案管理工作

《企业档案工作规范》是国家档案局于2009年编制颁布的行业标准，里面明确要求企业的所有员工都有义务参与企业档案管理的工作，因此，在进行档案管理时，除了专门管理档案工作的领导和员工之外，其他员工也需要参与到档案管理的工作中去，这是每个企业员工的义务和权利。一方面全体员工的参与可以保障档案资料的完整与齐全；另一方面档案管理的工作事关每个员工利益，参与其中正是为自己谋利。只有得到全体员工的集体重视和参与，企业档案管理工作才能够顺利通畅地进行。

2.4 提升管理意识和管理观念的创新

企业档案管理和观念的创新是企业档案管理工作规范中的一个非常重要的环节，特别是在新形势下，档案管理工作的创新势在必行，事实上档案管理工作的创新历来都是企业管理中一项重要的任务。尤其是处在信息化不断进步的今天，许多企业的档案管理工作都已经开始运用计算机网络这种媒介，其实除了计算机之外，还有许多其他跟随时代产生的新鲜元素都已经开始被运用在企业档案管理工作中了，这正符合了档案管理工作需要创新的理念。除了管理方式的创新之外，管理观念的创新也是企业档案管理工作规范一个不可或缺的环节，从以前的纸质档案到现在的电子档案，这不仅是管理方式的创新，本身也是一种观念的创新。

2.5 充分利用档案的原基础

在企业档案中有许多档案基础比较好且具备全目录的案卷，对这些案卷应该直接进行全因目录标引。还有一些形式比较特殊的档案，可以通过计算机程序录入相关姓名、地址、时间等信息，然后进行分类编号，以便于今后的使用。

2.6 制定一些符合自己企业实际情况的档案管理规范

在企业进行档案管理的工作过程中，除了参照档案局颁布的《企业档案工作规范》之外，可以根据自己企业的实际情况，制定一些具体的可行性更大的档案管理工作规范，这个新的规范不仅可以体现出企业高层管理人员对档案管理工作的重视，也更符合自己企业档案管理工作的实际需求。

3 结 论

总之，作为企业文化的重要组成部分和企业前进不可或缺的动力，企业档案在企业发展的过程中扮演着一个非常重要的角色，所以企业档案管理的规范就成了企业管理中一项必不可少的工作，特别是在新形势下，各企业要努力提高档案管理意识，加强档案管理创新，以保障档案管理工作的有序开展。

参考文献：

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