以信息化推动我国大学管理体制改革的历程与策略研究*

刘 瑞，姜 霄，籍文帅

（1.解放军理工大学 政治部，江苏 南京210023；2.解放军理工大学 理学院，江苏 南京210023；3.解放军理工大学 通信工程学院，江苏 南京210023）

以信息化推动我国大学管理体制改革的历程与策略研究*

刘 瑞1，姜 霄2，籍文帅3

（1.解放军理工大学 政治部，江苏 南京210023；2.解放军理工大学 理学院，江苏 南京210023；3.解放军理工大学 通信工程学院，江苏 南京210023）

教育管理信息系统是我国教育信息化建设的战略重点与推动大学体制变革的重要力量。本文通过对我国五所大学的调研，揭示了信息化推动下我国大学管理体制发展演变的历程，提出了我国大学以信息化推动大学管理体制改革的策略与建议。

信息化；大学管理体制；策略；历程

一、问题提出

变革高等教育管理体制、完善中国现代大学制度建设是当前我国教育改革的重点[1]。而大学内部行政权力泛化、机构臃肿、部门条块分割、管理僵化、效率低下、官僚作风盛行是我国完善现代大学制度面临的主要障碍之一[2][3]。信息技术是一种打破组织边界，突破复杂利益格局，推动组织变革发展的革命性力量[4]。信息化正成为我国大学突破体制壁垒，深化体制改革的强大动力。《国家中长期教育改革和发展规划纲要 （2010-2020年）》、《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》都将构建教育管理信息系统列为战略重点，我国大学在此迎来以信息化推动体制改革的新机遇。

值此我国高等教育体制改革之际,与信息化对大学管理变革之势初见端倪之时,分析信息化影响我国大学管理体制改革发展的过程与机制，总结以信息化促进大学管理体制改革的策略，是信息时代中国现代大学制度建设的重要议题。

二、研究现状与研究思路

以信息化推动大学管理体制改革是国内外实验与研究的热点。国内研究者提出管理信息化将引发大学组织结构变革，大学组织将重组，由“金字塔”向“凸型”转变，管理工作模式从过去独立完成向团队协同完成发展，基于网络的信息系统将承担更多决策支持作用[5][6]。当前观念更新慢，对信息技术认识不深入，学校不重视，缺乏统筹规划，管理服务系统不完善,师生信息素养低是制约我国大学管理中应用信息化的主要问题。需树立科学的管理服务观念、统筹规划，打造坚实的管理服务平台，提升服务质量，推进管理体制变革，优化组织结构,实现管理流程再造[7][8]。我国此方面研究多以思辨为主，然而信息化对我国大学管理体制改革已经带来怎样的变化，这些变化是如何产生的，有无可借鉴的成功经验，此方面的研究甚少。

笔者以我国Q大学、B大学、F大学、H大学、Z大学这五所管理信息化建设卓有成效的大学为个案，通过对相关人员访谈及相关文献资料的分析，探究我国大学以信息化推动管理体制改革发展的历程，总结以信息化推动管理流程再造，促使管理结构、管理文化改革的成功策略，以期对深化我国大学管理信息化建设，探索以信息化推动大学管理体制改革有所启示。

三、信息化推动下我国大学管理体制改革发展的历程分析

我国大学管理信息化的发展，经历了从独立管理系统建设向统一教育管理公共服务平台建设的发展，从面向职能部门以业务功能主动的管理信息系统建设向面向师生用户服务的基于业务流程再造的大学资源规划建设。在这一发展中，管理信息系统提升了大学管理效率，促进了管理的规范化、标准化，改变了大学管理业务的运行与管理方式，正在管理业务流程再造中推动大学管理体制的改革。

1.我国大学科层管理体制的手工时代

我国大学科层管理体制对管理业务的划分，一是根据管理对象，即“人、财、物”设定，如人事处、财务处、设备处、房产处、学工处等。二是根据大学师生的活动类型，教学、科研、学习等进行划分，如教务处、科研处、研究生院、团委等。各项工作向上设立分管不同职能部门或事务的副校长，向下在院系设立如科研副院长、教学副院长、财务副院长、教务员、科研秘书、办公室主任等职位，形成了如图1所示的科层管理体制结构。大学管理业务运行依靠师生员工将自己的信息活动，以各部门职能为标准分解，按照“师生——院系行政人员——职能部门”这一层级，以纸张为媒介，以“人的物理运动”为信息传递通道，实现大学管理业务的运转。

图1 大学科层管理体制结构

科层组织结构引入大学是由其历史必然性。从 “信息”视角来看，要管理大学这么一个复杂的组织，手工时代校领导群体没有时间精力搜集和整理各方信息以做出决策，引入科层管理体制，通过设置不同职能部门，将大学中“人”的整体、复杂的信息活动进行分类管理，职能部门成为衔接领导层与院系执行层的桥梁，进行信息汇总、传递、分析，为工业时代大学的发展提供了保障。担当桥梁的“职能部门”因其信息处理能力的局限，部门业务跨度不能太大，必须要设定多个职能部以提升管理效率。

但我们要看到大学管理效率的提升是建立在师生对自身“信息活动”分解基础上，是以被师生的低效率为代价。与此同时，因信息载体限制，职能部门、师生经常为相同信息的重复获取与加工花费大量时间与精力。信息获取、加工、传递的手工操作方式效率低下，使很多职能部门设置了某项业务只在某天办理的规定。新生报到、毕业离校，跑多个部门，盖多个章，数日方能办理完毕。这种师生为一项业务忙碌数天的现象在大学中屡见不鲜。随着时代发展，大学科层管理体制所带来的机构庞大重叠、多头管理、信息不畅等诸多弊端凸显，尤其当大学步入日趋复杂、多元，很多事情需协同方能完成的信息时代，科层管理体制弊端已束缚大学发展。

2.科层管理体制下大学管理方式从手工时代向数字化时代的转变

伴随着IT的发展，大学职能部门开始使用管理信息系统进行业务信息管理与业务办理。如Q大学、P大学、H大学等在20世纪80年代末在教务、财务等业务上开始尝试管理信息系统的应用，21世纪初叶全面推进。迄今五所大学已开发了本科生教务系统、人事管理信息系统、教务管理信息系统、学工管理信息系统等二十多个面向各职能部门的管理信息系统，对大学管理产生了影响。

（1）在管理业务的数字化中提升管理效率

如图2所示，此阶段的管理信息系统是面向各职能部门建设，将原先“管理者——管理业务——师生”之间的关系改变为“管理者——计算机——管理业务——机器——用户”之间的关系。师生通过电脑登录各部门信息系统，即可随时、随地查阅信息、办理业务。信息系统加速了业务信息获取、加工、处理、传递的速度，拓展了业务办理时空，减少了职能部门办事人员的工作量，提升了办事效率。原先很多因“信息处理速度慢而定的不合理规章”开始逐渐消逝。H大学IT主管深有感触的说：“以前我们办事，职能部门经常会告诉你这个事情我们只在某天办理。但信息系统应用，你一操作就能办理，这对师生而言就便捷了很多。”

图2 基于独立信息系统的大学管理业务运行模式

（2）科层管理体制体制下管理信息系统的问题与弊端

面向职能部门的管理信息系统建设提高了大学各部门管理效率，但也暴露了出传统大学管理体制的弊端与问题。我国大学管理信息系统最早是自上而下行政推进，其建设初期主要从职能部门的业务需求及运行方式角度建设，并未考虑业务服务对象——师生及院系的需求，实现的是职能部门传统业务流程的数字化，未对管理业务流程进行优化和改变。如图2所示，师生仍然需要根据部门的职能划分自己信息活动，登陆不同部门的系统办理业务。师生不仅需记住一堆账户和密码，而且如果对职能部门功能划分不熟悉，往往很难很快在系统中找到所需办理业务的功能模块。此外各部门管理信息系统相互独立，信息孤岛现象严重，相互不能共享数据。信息孤岛现象导致师生不仅需要在不同系统中多次填写重复信息，更发生同样信息在人事处、教务处、财务处、研究生院各自系统不一样，学校也无法掌握全校的全局数据。

3.在系统整合与面向用户信息服务门户建设中推动大学管理体制改革

针对上一阶段所出现的问题，大学开始从师生个性化需求为出发点，建立统一身份认证系统、统一数据中心，推动各信息系统之间的整合，开发以用户为中心的教育管理公共服务门户。

图3 基于用户信息服务门户的大学管理业务运行模式

如图3所示，如各大学IT主管所言：相对于独立管理信息系统时代而言，整合后的服务门户系统，师生一站登陆即可办理所有业务。在事务办理中，无需清楚哪些事务该在哪些部门办理，不需按职能部门划分自己的信息行动，只需从自身需求出发提交业务办理申请，系统自动形成业务流，分发到相应部门处理，再通过门户系统给用户反馈，多个部门协同为师生提供个性化服务。信息化开始成为推动大学部门管理业务流程再造，促进职能部门从“管理中心”向“用户服务中心”转变的动力，信息之于管理的战略价值也日渐体现。

（1）在信息系统整合中暴露管理业务的不规范与业务真空问题

信息系统建设及整合必然要基于业务标准对信息进行分类，并分析各类信息在系统中的流转路径。信息系统中每个信息要准确、唯一，各类业务信息的流转过程要非常清晰、畅通，否则系统就无法运行。这就要求大学部门间的业务分工明确，业务流清晰。

科层管理体制虽然对我国大学职能部门已有明晰分工，但一方面不可能对师生所有信息活动考虑全面，一些业务细节分工模糊有交叉，部门间存在业务真空。另一方面随着时代的发展，业务内容与范围不断变化，职能部门间分工往往很难及时应变。就如F大学信息系统部副主任所言：“大学部门与部门间恨不得划清界限，井水不犯河水，但实际他划清界限时，就在部门与部门之间留下很多业务真空地带，成为业务盲区。”在纸笔办公时代，当因部门业务交叉或业务真空而导致业务无法办理时，多是依靠师生自己往返于多个部门间沟通以解决问题，部门很少去改革业务流程。

当我国大学进入以用户为中心的统一信息系统建设时，师生所需办理的事务是一个“连续的信息流”，部门间的业务交叉或业务真空必然使信息系统中的信息冗余或信息断流，从而导致业务在系统上无法运行。此时部门间的业务问题自然暴露，并且非得解决。如H大学在整合系统时发现师资科与劳资科同一个教师数据不一致，人事处与研究生院同一教师职称信息不一致。F大学在研究生系统建设时，发现三个部门所给研究生人数不一。正如F大学信息办主任所言：“信息系统的建设使大学职能部门中存在已久的业务不清问题浮出水面，领导认识到完善优化部门业务流程的迫切性，推动部门着手厘清分工，确定业务标准与规范，保证信息的统一与准确。”

（2）在系统整合中突破部门边界推动管理业务流程再造

在信息系统的应用与整合中，大学不同职能部门之间的联系和渗透越来越紧密[9]。大学IT主管与部门主管都开始发现，按照传统纸笔业务流程所建设的信息系统往往让业务信息流不是以最短路径流动，且层层关卡减缓了信息流动的效率，不能充分发挥信息系统优势，以更好为大学师生服务，大学管理业务流程再造已是必然。H大学IT主管举例说：“一个教授要出国，在校办公系统填写申请后，先要系领导审阅，再批转到外事部门。如果你是副处级以上干部，还得再批转到组织部备案，然后再到财务处确认你可用那笔经费出国。虽然有信息系统支撑，相对以往办理速度快了不少，但即使这样，这个申请没有两周也办不下来的。所以这引发我们思考，这样的一个签报流程是否合理，哪些可缩减，哪些可并行，从而进行流程再造。”

流程再造是“为了飞跃性地改善成本、质量、服务、速度等现代企业的主要运营基础，必须对工作流程进行根本性的重新思考并彻底改革[10]。大学资源规划从大学全局，遵循“以人为本，为师生服务，小管理、大服务”的管理理念，以人为核心，促进职能部门之间的交流与联系，重构大学业务流程[11]。在流程再造与大学资源规划思想指导下，我国大学开始了基于信息化的大学管理业务流程再造，乃至管理体制改革探索。如Z大学根据本科生在大学活动的生命周期设计系统，从原先按教务、学生处、团委、院系、图书馆等部门划分变成以学生为中心的一体化的业务信息运转与服务流程。“数字迎新”系统以“学生为中心”，将原本分散于校长办公室、IT部门、招生办公室、教务处、学生处、财务处等近20个单位部门的业务进行规范和简化，并将其集成于数字迎新系统中。迎新时学生只需扫描录取通知书上条码，即可识别身份，一次办理绝大多数业务，提升效率。可以看到此阶段，信息化使大学业务信息流动方式、速度、路径发生了变化，对组织中很多原先发挥信息中转站功能的部门地位产生了影响，对以“信息”为业务处理对象的部门的职能以及工作方式产生了影响，并正促成大学管理流程再造。信息化所推动的管理流程再造不仅为用户提供了方便，也正在推动大学管理结构的扁平化。如清华大学在管理信息化推动下，将分散于研究生院、教务处和各系(院、所)管理部门的注册、选课、排课表、期末考试安排、成绩管理等许多直接面向学生的工作统一交由新成立的注册中心负责。

（3）在信息系统整合中提升“信息”的战略价值

信息系统的整合推动了各部门之间的信息共享，信息的战略价值日见凸现。当前我国大学中信息的战略价值主要体现于两个方面。一是基于数据挖掘的决策支持与信息服务。信息技术从支撑大学部门间信息的共享流动，发展到基于数据挖掘的决策支撑，大学从基于少量信息的模糊战略决策发展到基于海量信息分析的精确战略决策，是信息作为大学发展战略资源的重大体现。如Q大学、F大学等基于数据挖掘，为校领导、各学院、各部门、师生个人提供如学生经济资助裁定，需心理干预的学生群体发现等各种决策与信息服务。二是“信息”成为大学重大战略资源与促进资源优化配置的手段。大学资源规划的提出及实施，使信息从原先附属于物质与资金的虚幻之物，上升为与物资、资金同等重要的战略资源。并以“信息流”为核心实现了大学“业务流、资金流、物流”的合一，通过“信息”的共建共享及对其信息的精妙的控制实现对学校财、物资源的优化配置。如Q大学、F大学等投入使用的会议室管理系统将全校大小会议室收归学校，各单位在线看到每个会议室使用情况，可在线预定会议室，有效提升了全校房产利用率。如浙江大学等推进的智慧校园，对教室、办公室温度、照明进行智能控制，解决长时间无人亮灯、房间温度过高、过低等造成的资源浪费，解决个别部门一些办公用房使用率低，为房产资源优化配置提供依据。[12]

四、以信息化推动我国大学管理体制改革的策略

综合五所大学在以信息化推动管理创新发展的经验，笔者就我国大学以信息化推动管理体制改革，加快现代大学制度建设，提出以下几点建议。

1.认清管理信息化与大学管理体制改革的关系

（1）正确理解管理信息化的内涵与价值

大学管理信息化并非是职能部门现有数据、业务流程的简单“数字化”，不是大学已有管理模式在数字世界的映射，而是围绕如何为“师生员工”提供个性、及时、准确，基于“信息与信息流”的教育服务，围绕如何提升行政管理效率与服务水平，以促进大学教学、科研等核心职能与战略目标的更好实现。所以大学管理信息化不仅仅是“信息的序化存储及个性化信息的推送”，更“以信息流为核心”，促进师生各类活动中信息的畅通流转，以信息化促使职能部门整体服务的延伸与精细化。在这一过程中，信息化推动职能部门业务流程再造乃至管理体制改革。

（2）管理信息化是以服务于21世纪大学的变革发展为使命

大学管理信息化是以推动管理体制的改革，从而支撑大学核心使命的实现。中国大学管理体制改革一直在艰辛、漫长的探索道路上踟蹰前行。我们要随着时代的变迁而不断更新对大学、大学管理的认识。在时下推动和深化中国大学管理体制变革的洪流中，我们要不断追问：“信息时代中国大学的核心使命发生了的哪些变化？这些核心使命的完成对大学的管理体制提出了怎样的要求？21世纪中国大学的管理应是什么样的？”只有回归到对这些本源问题的追问，我们以信息化推动大学管理体制创新发展的努力方能不迷失方向，我们所致力于的大学管理体制改革才能真正服务于21世纪中国大学的变革发展。

2.树立信息时代大学管理体制的新理念

我们今天所要建立的现代大学制度，既不是19世纪的德国大学制度，也不是20世纪的美国大学制度，而是针对我国大学所承担的现实使命，在解决数十年来大学制度存在积弊的基础上，符合时代特征的大学制度[13]。当代我国大学内部管理体制的改革必然要符合信息时代的特征，反应中国特色现代大学制度的要求。

（1）职能部门从“管理至上”向“服务至上”的转变

以“师生为本”是“师生权力”体现的关键，职能部门的业务归根到底是服务于师生。要实现职能部门围着“师生”提供服务，在人员无法扩充、手工方式下显然难以实现，信息化则提供了可能性。

信息系统打破时空限制，让师生通过电脑终端即可随时、随地办理业务，不受天气、职能部门办公时间、排队等困扰。统一信息门户根据“用户生命周期”，以信息流为核心，实现了“服务与管理”的分离，师生可享受个性、整体的以“信息为核心”业务服务，而无需关注其所要办理的业务是哪些部门、哪些人员负责。事实上，大学管理业务运行是信息流动与信息服务，业务流程与信息流程不可分割。信息技术改变了人们获取、加工、使用、交流信息的方式，为用户享受“个性化、准确、及时、推送式”的信息服务提供了可能性。以满足师生个性化信息需求为旨归，更好服务于大学在信息时代的发展，是我国大学职能部门管理理念转变的必然。正如访谈中五所大学IT主管所言：信息化建设要求业务人员改变以前机械的模式化的业务办理方式，要更多体现出服务性、人性化。信息化节省了职能部门人员的时间，精力，这就要求职能部门将其精力更多放在如何为广大师生用户开创新的服务项目，寻求自身发展的空间。

当然这种转变并不是意味着大学不存在“管理”，而是指师生所体验与感受到的职能部门不再是“高高在上的监管者”角色。再加之“人——机——人”的信息流与业务流协同的办理方式减少了“人——人”办事中的很多非理性因素，增强了师生“服务”体验，弱化“被监管”的感受。

（2）发挥信息在资源配置中的价值

“优化大学资源配置”是大学内部管理体制改革的重点，但我国大学始终重点关注“人、财、物”的配置方式。不仅忽略了“信息”作为战略资源的价值，更未能看到“信息”对“人、财、物”资源优化配置的价值和意义。我们要看到，信息的本质是权利，信息的共建、共享往往是权力的共享。信息化是技术改变了信息资源的权力属性，并引发大学中与信息相伴权力的再分配。所以大学人、才、物资源的优化配置必然可以通过对这些资源相关“信息”的管理而实现优化配置。

（3）从条块分割的科层组织结构向扁平矩阵结构的发展

伴随着信息化的应用，大学组织结构向扁平化、矩阵式的转变成为大家的共识。扁平的组织结构取消中间层，降低管理层次，使决策层和执行层的信息传递更快捷、方便，从而加大管理幅度和力度。所以矩阵结构日渐成为世界大学改革大学组织结构，应对时代挑战的一种措施[14]。从“科层结构”向“矩阵结构”的转变在信息化推动下正成为可能。管理信息系统的应用，使得承载信息收集、汇总、传递、分析等功能的职能部门中很多原本由人完成的工作可以由信息系统完成，职能部门信息处理能力的提升使得部门工作跨度增加，这就使得在保持原有管理效率的前提下，减少中间层次，减少职能机构，增大组织机构柔性，精简机构层次，权力重心向院系下移成为可能。

3.以变革的智慧与制度创新推动大学管理体制改革

以信息化推动大学管理体制改革是一场革命，这场革命涉及管理理念、文化、组织结构的改革，涉及各群体现有利益的调整。所以如何推动这场变革，是需要一定的智慧与策略。

（1）校领导巧抓变革时机

从国内大学的成功实践来看，大学信息化应用的成熟是基础，大学不断追求卓越与创新的文化传承是内在动力，大学面临的外部危机是导火索，校领导的危机意识与变革精神是能否抓住时机变革发展的关键。能否推动的关键就在于我国大学校领导是否有追求卓越的内在需求，能否敏锐感受到在信息化与全球化浪潮中高等教育组织的创新发展给中国大学所带来的危机，能否超越信息技术视野，认识到信息化所推动的信息整合、共享之于大学发展的战略价值，能否直面时代挑战，并敢于承受这种变革所带来利益重组的阵痛，鼓起以变革求发展的勇气，开创我国大学在信息时代的未来。

（2）以涉及多部门的中心工作为契机撬动科层管理体制壁垒

如何撬动存在数十年之久、从政府部门蔓延至院系行政人员的壁垒森严的科层管理体制？这是大学管理体制改革的难点。适时抓住大学中需多部门协调方能完成的工作，以信息化提升工作效率，并在此过程中推动部门间信息的共建、共享，进而促成流程再造，是突破部门壁垒的有效策略。

（3）以IT治理的改革支撑大学管理体制的改革。

大学管理体制的改革是一场牵涉多方利益的复杂活动，谁来引领改革，谁来实施改革，需要制度保障。大学管理体制的改革自身不能依赖于现有体制，而需创造一种超越现有大学体制的新体制。在信息系统建设中，如果所有利益相关者没有参与，则管理业务运行必然遇到问题[15]。时下不少大学正在推动的让利益相关群体参与信息化决策的IT治理改革即为推动大学管理体制改革提供了支持。如MIT的管理流程再造中，MIT创建了横跨多部门、将各群体纳入其中的“BPR指导组（顾问组）——BPR核心团队——流程再设计团队”的体制。[16]

五、结语

在我国现代大学制度建设中，我们不仅要看到很多大学的管理信息化已对领导决策方式、部门管理模式、手段，乃至组织结构产生了影响，更要认识到在这场以信息技术为特征的人类文明第三次工业革命中，如果忽略了信息技术、脱离了信息时代这一大背景，我们势必难以找到突破当前大学内部利益壁垒、创建和完善现代大学制度的有效途径，中国高等教育在信息时代的崛起之路亦可能遥遥无期。

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（编辑：王晓明）

G434

：A

：1673-8454（2017）07-0018-06

本文为解放军理工大学政研基金课题“军校学员军事人文通识教育研究”（课题编号：201613）阶段性成果。