基于报价体系提升试验型企业核心竞争力的方法研究

◎北京强度环境研究所 骞永博 张凯 陈凌云 史新红

基于报价体系提升试验型企业核心竞争力的方法研究

◎北京强度环境研究所 骞永博 张凯 陈凌云 史新红

目前,试验型企业中主要支撑竞价谈判的是报价单,而报价单的形成流程是：在市场主管部门收到客户提出的产品/服务需求后,根据已有经验编制一份简单的报价单作为报价依据,或将产品/服务需求交予承担具体任务的部门,根据其提供的报价单进行报价,所形成的报价单格式简单、内容单一。随着市场上个性化、可定制产品和服务需求的增加,现有流程中产生的报价单已经较难满足市场竞争的需求,此类固定式的报价单对价格谈判的支撑力度不大,对科研生产的指导性较小。在此背景下,改变旧有的单一报价单模式,研究建立一套系统的报价体系在提高计划管理、质量管理、成本管理等综合管理能力的同时,对提升企业的市场竞争力和市场开拓能力的必要性也日益凸显,所以研究并实施系统化、有竞争力的报价体系对于推动企业更好更快的发展已迫在眉睫。

一、报价体系的建立

产品/服务报价作为企业之间开展经济往来的基础手段之一,是一个企业最基本的管理功能。如何将简单的报价单提升为报价体系,难点之一是支撑业务推广的同时提高企业内部管理水平。

报价体系是指以完善的基础价格库为基石,通过再造报价流程及建立相关规章制度等措施,输出有竞争力的报价单及产品/服务实现方案。通过将完善基础价格库、实施流程再造、建章立制、规范细化报价单、编写产品/服务实现方案5个方面内容的融合,完善报价输入,建立内控制度,优化报价输出,最终形成完整的产品报价管理体系。其中,报价新流程是报价体系的骨架和灵魂,规章制度是报价体系的基础和依据,基础价格库是报价体系的基准和基石,报价单是价格体系的直观表现形式,产品/服务实现方案是报价体系的支撑和核心。报价体系的组成如图1所示。

1．完善基础价格库 将基础价格标准化

按照现有的报价流程,如果由承担部门对每一项新的任务进行基础价格的询价比价工作,不但会产生大量的重复工作,也会导致报价工作效率低,且所报价格与实际价格偏差较大。

为了使任务承担单位能够更快捷的编制报价单,由外协采购部门编制科研生产基础价格参考目录,主要收集市场上标准零件、标准元器件、外协服务、外协加工的市场平均价格并汇编成册,该目录是报价单的基础数据库,其按照年度或固定周期对价格和内容进行更新和完善。任务承担单位的报价单编写人员根据目录能够快速确定配套表上物品的参考价格,从而减少重复的询价比价工作,大大提高报价工作效率。通过建立基础价格目录,将基础价格统一化,不同任务承担单位之间也能统一价格标准,避免企业内部报价不一的情况出现。

2．实施流程再造 将报价工作系统化

现有的报价流程仅适用于产生简单报价单,已不能满足形成报价体系支撑企业竞价。为了能够满足市场竞争需求,必须打破原有报价流程,进行报价流程再造,从而形成报价体系。

首先, 主管市场部门在收到客户提出的产品/服务需求后直接将技术指标提供给承担任务的部门,由承担任务部门在规定时间内编制产品/服务实现方案；其次,承担任务部门根据产品/服务实现方案编制相对应的产品配套表,并根据基础价格数据对配套表内项目的价格进行初步估价,形成报价单初稿；第三,主管市场部门组织相关专家对报价单初稿进行讨论,对于报价单的项目明细进行审核,形成正式报价单；第四,主管市场部门根据客户的实际情况,采取不同的报价策略进行定价,重点在于对新产品的模拟报价、产品价格表、红线价格的控制；最后,主管市场部门将最终报价单和产品/服务实现方案一起作为报价的基础材料提供给客户。报价体系流程如图2所示。

3．建章立制 将报价体系制度化

没有规矩,不成方圆。形成企业级的报价管理办法,可以对报价体系的流程管理、组织管理、目标管理及监督与考核等进行明确和规范,以便实施部门“有法可依、有法必依”,管理部门“执法必严、违法必究”。同时为避免报价流程流于形式,对报价体系的执行情况进行监督和定期检查,以例会的方式来督促价格体系的有效落实。

4．规范、细化报价单 将报价文件标准化

报价单作为报价体系中最直观的表现形式,属于商务谈判报价阶段客户最关心的内容,必须做到项目清晰、内容详实、价格明确、模板统一。报价单内容由计价成本、利益和不可预见费3个部分组成,其中计价成本包括从项目论证阶段到试验生产阶段所发生的设计费、材料费、外协费、专用费、试验费、固定资产使用费、工资费和管理费等8项内容。因此,含8项成本的计价成本是重中之重,需要将产品/服务配套表中每个详细的项目对应到8项成本的类别中。此外,对8项成本要标记出规格、型号、尺寸,并对数量、单价、总价作出量化,从而使报价单更有说明力。对于甲方提供模板的报价单,也要先形成企业内部的报价单,再将相关内容填充/扩充至甲方提供的模板中。

5．编写产品/服务实现方案 将报价依据合理化

产品/服务实现方案是为满足甲方需求,从目标要求、工作内容、方式方法及工作步骤等方面作出全面、具体而又有明确安排的计划类文件,是项目能否顺利和成功实施的重要保障与依据。一般情况下,编写产品/服务实现方案是承揽合同/任务后才需要开展的工作,是后续所有工作的依据和基础,这里将此项工作关口前移,在报价阶段完成产品/服务实现方案的编写工作。虽然会因此产生工作体量大、周期要求短、质量要求高,对承担任务的单位或人员综合素质要求较高等方面的困难,但如果能够在报价阶段快速、高质量地完成此项工作,也是企业具备核心竞争力的体现。因为一方面可以编制配套表,为报价提供依据；另一方面将产品/服务实现方案随同报价单一起反馈客户,可以赢得客户更好的信任,增加合同签订的成功率。此外,根据产品/服务实现方案编制的配套表,为报价单提供了具体而详细的内容支撑,使得报价单有了根基,增强了说服力。

二、报价体系的作用

报价体系的建立在极大地提高企业综合管理水平、增强企业核心竞争力的同时,也对企业的综合管理能力提出了较高要求,两者相辅相成,共同发展。一方面,综合管理必须支撑报价体系才能顺利实施；另一方面,报价体系的完备与否直接反应一个企业管理水平的高低,报价体系的建立将为综合管理的完善注入新血液。

一是建立报价体系,基本上明确了产品/服务的实现方案,对每个工序的时间有了初步的规划,对于已经具备的条件和不具备的条件也有了清晰的了解,对于不具备条件的,可以在项目明确后第一时间开展准备工作,非常有利于计划管理。

二是在产品/服务实现方案涉及到设计方案、技术途径、新技术、新工艺等重大技术问题决策时, 可以先期组织专家进行内部讨论, 充分发挥专家的技术支持和咨询把关作用, 确保产品/服务的过程质量控制,有利于提升质量管理。

三是报价体系以产品/服务实现方案作为支撑,以基础价格目录作为基础,大大提升了价格说服力度,提升了报价的透明度,有利于获得价格优势,从而获得市场竞争力。

四是报价体系实现了产品/服务配套表,明确了实施过程中需要的所有条件。对于已经具备的条件,可以提前梳理,但不需另行采购或定制,避免出现前期忙乱、后期紧张、重复采购的情况,减少了浪费。此外,对于并行开展的2个及以上项目,要合理规划周期,做到资源共享,有利于优化科研成本。

三、后续工作

后续,报价体系建设工作的最大难点,首先在于将产品/服务实现方案编写工作前移,其次在于积累了足够多项目报价的信息数据后,建立一个参数报价模型。然后,再根据项目的难易程度、甲方的企业特点、行业市场环境及企业自身能力确认一个报价修正系数,并对模型进行修订。该模型可以快速为以后项目的报价提供参考。

目前,报价体系的建立工作并未全面开展,报价模式的变革会带来部分单位和人员的阵痛,但未来是技术/服务的竞争,更是企业综合管理的竞争,管理水平的高低关乎一个企业竞争力的强弱,也是企业未来发展的基础。该报价体系能否适应试验型企业在新环境下的发展需求,仍需要在实践中检验,并在后续实践中进一步完善。从短期看,构建报价体系会稍微增加企业的成本,降低企业的管理效率,但它有利于企业提高竞争力,提升企业的综合管理能力,并在市场中形成长期的竞争优势。因此,提前开展此项工作可以使企业能够平稳顺利地通过事业单位改制的过渡时期,尽快适应市场经济新变化,促进企业更好发展。▲