试论加强电子档案的管理与利用

郭昕迪

（浙江科技学院 浙江杭州 310023）

摘要：由于硬盘，光盘等性质的存储技术的成熟，并且其安全和可靠性得到显著提高，所以电子档案已存在于社会各行各业方方面面。因为纸质和电子存储是两个不同概念，因此两者的管理差别很大，发挥的作用使用程度也不同。本文主要依据实际情况，说明电子档案的管理、安全和作用。

关键词：电子档案；安全；管理；利用

档案是指各类已经固定了的信息，可以是个人也可以是组织，是自文字发明以来就一直存在的。60年代国际上出现了一台真正意义的电脑，从此相关技术一步一步完善。存储介质最开始是软盘，然后是硬盘、光盘等。信息被广泛存储在这些设备上，这就是电子档案的由来。其中的文字记录、图案等都与纸质档案中的信息相同。因为一个是纸张，一个是智能存储设备，所以管理不能一概而论，但都必须保证信息的正确、完整以及保密和安全。

一、电子档案的现实情况

以纸记录的信息，使用长久，今天都还广泛存在并使用。近几十年来，由于智能科技的发展，特别是硬盘和光盘技术的日渐强大，特别是在可靠性上得到提升，如已经有水火不侵的硬盘，所以电子档案在国内和国际上各个行业都浙浙被采用，并有取代纸成为主要的记录方法的趋势。不过，国内乃至国外，电子档案也才刚刚实行了几十年，并且广泛使用的时间也才十年左右。没有成熟的可靠的一种管理方法，供大家学习和参考，所以在应用过程中，可能会产生一些不可控问题。还一个问题是我国现阶段人才的缺少，使得电子档案的运用，存在一定制约。

不过由于纸记录信息的先天劣势，比如需要的纸张特别多，需要装订和包装，空间占用大，寻找和查阅费时，易发生火灾等等，使得越来越多的的行业放弃纸质档案，转向使用电子档案。易存，易放，易调取用于查阅是电子档案的最大优势。虽然有这样那样的优势，但现在许多企业使用电子档案仍处于初级阶段，也就是只是保存和查阅两种功能用得最多。整个的信息体系并没有建立，与之配套的管理规则也没有形成，有些连基本安全的规则都没建立。要解决这些问题，需要大力培养一批专业化的人才，同时对各行业的管理档案的人员作电子化的强化训练，并大力宣讲相关技术，提高他们的水平。

二、加强电子档案安全问题的建议

不管那种类型的档案，安全都应当是第一位。比如纸质档案室一般都会上锁，还需专人值守，防火防水等等。电子档案面临的安全问题非常巨大，由于网络日益普及，电子黑客越来越多，只需一条网线一台电脑，他们就可能突破各种系统盗取或者改变相关信息。这方面的问题，是现在各行业档案电子管理面临的首要难关。而电子档案另一个大问题为是否能真实还原纸质档案的信息。电子档案的建立有一个录入的过程，此过程中如何保证相关信息不改变，是管理者需要采取必要措施防范的。

规章制度任何时候都是保障安全的一道防火墙。档案相关的人员需加强制度培训，强化安全规则，什么人可以查看什么时候查看档案都要按规矩行事。不得因制度的繁琐，造成过程增加带来不便而跳过一些手续；或者因为人员的熟悉，而省掉必要的一些条件。对于存放档案的电脑或服务器，要建立必要的防火墙，要按时检查。有密码锁的档案，至少需两人各持有部分密码，以防密码的泄漏和档案的更改。我们还需作好备份工作，特别是当有改动时，备份的资料也要作对应修改。

三、强化使用途径

档案的存在，是为了存有信息，以供需要的人查看和使用。比如说人们在写作历史论文时，就可以需要用到历史方面的文献档案，这时就需要当相关档案保管室去查阅。而对于电子档案来说是存在于智能设备中的，那么怎样让人方便快捷查询到，是提高其使用次数的关键。一般来说，需要建立相关信息系统，设制相关页面，提供介入的智能终端，以便人们查询和进行相关操作。只有这样，才能发挥电子档案的各种优点，而其使用途径有主要是以下两点：

（一）可以提供下载和复制

通过智能终端设备，用户通过权限进入信息平台，除了看相关档案外，还可以下载档案，以便使用到如研究等方面。下载过程相当于复制，能够给用户正确的相关信息，促进了档案的使用。电子档案采用的文件格式须是常用的，大众常见文件形式，使得用户查看无障碍。为了保证相关安全，信息平台必须记录用户的相关信息，以备出现泄密时，追查责任。

（二）远距离传递信息

网络的存在可以方便很多事情，对于使用电子类档案也是如此。当人处于外地时，如果要使用一些信息，可以通过电话申请等形式后，电子档案管理人员就可以用邮件等形式，发给使用人，大大提高效率且方便。很多时候，一个企业或者国家事业单位各自档案的系统都是相对独立，外部人员没法查询和阅读。我们可以将这些系统外接上网络，并设立相关权限。但外部人员得到相关权限后就能进入系统查阅，并作权限内的操作。这样我们就实现在可以在世界任一个有网络地方的信息传递。当然，这也加大了信息外泄的风险，需要研究如何做出防范。

四、加强电子档案管理利用的作用

智能化的现实的趋势，电子档案也不例外。需要我们适应社会需求，实行好，管理好电子档案。要从观念上改变，并加强学习，做好安全防范，尽可能完美发挥电子档案的最优势。以下我们来说明其主要的二点作用：

（一）节省和环保的作用

一般来说纸是树造成的，树林的减少会造成水土的流失。从这一层面上来看，原来的纸记录信息就不是环保的。因为用纸保存信息，纸的需求量非常大。而在另一方面，纸质档案的成本也很大，如必须要有专门的楼案袋，又要有架子放置档案袋，有专门的房间，随着档案的增多，又要开设另外的房间，加上维护和安保等人力成本，费用就比较高。而电子档案不仅占的地方小，而且易于存放，或许一个角落就可以。人力处理纸质档案时，如添加相关信息進原来档案，就需要去档案室找出后，进行相关添加。而电子的只需几个按键，然后进行相关更改就可，工作的进度快且强度也比较小。

（二）有利于满足人们的认知需求

当今的年代，我们称之为信息时代，人们有这样那样的信息需求，也被信息所包围。档案作为信息的一种保存体，很多民众都希望查阅并使用。如一些关于历史而又被解密的档案，人们的好奇心诱使他们去阅读和了解。这样电子档案的特质就能很大程度上符合人们的预期。民众可以足不出户，利用网络就能查阅想要的内容，并且可以复制和使用这些信息。比如写论文或者写历史文献等等。民众的需求，就是档案管理发展的推动力，加强这方面的工作，随应时代符合社会前进的方向，有利于知识的传播和继承。

结语

今天这个时代，是智能化的信息世界。在加强电子档案方面，我们的眼光要放得更长远，要预期到社会的发展和民众的需要。加强电子档案的管理和利用，做好信息的归类、更改、保存和传播，将繁杂的工作制度化，提高效率的同时，注意信息的安全。做好电子档案的现代宣传工作，让更多人认识档案、使用档案。当然我们也要具体情况具体分析，建立符合自己的档案制度，培养更多的人才队伍，制定相关法律法规等，这样我们的电子档案管理和利用一定会上一个新的台阶。

参考文献

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