关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

白晓昆

（河北省隆化县疾病预防控制中心）

摘要：在当今的档案管理工作中，档案信息化是一种普遍的趋势。尤其是档案管理工作不断发展，档案管理工作的水平和效率都在不断提升。档案信息化建设的内容和档案管理工作之间存在着较为密切的关系。因此，本文主要对档案信息化建设和档案管理工作的相关内容进行介绍和分析，希望能够给相关的档案管理工作人员提供借鉴和参考。

关键词：档案管理；信息化建设；思考

目前的档案管理向服务化方向发展，在具体操作中采用信息技术，就是对档案资料进行信息化收集和整理，并对档案资料进行存储。特别是网络技术的快速发展，在档案信息化管理工作中，还要构建相应的管理模式，以提高档案管理工作效率。

一、 档案信息化建设的基本内容

档案信息化从其内容上看比较丰富，但是，具体来说主要可以分成广义和狭义两种。广义上讲，档案信息化主要是以实现各领域信息融合为目的，其中包括经济、政治、社会等方面的信息。将这些信息进行收集和整理，就可以实现信息的共享和信息的融合。狭义上看，档案信息的信息化只是档案内部资料的信息化，随着信息化技术的不断发展，档案资料的全面性和丰富性更加突出。实现档案的信息化，可以为信息利用者提供更加真实的信息。另外，将先进的技术应用到其中，可以实现信息的共享，满足大众对信息的需求。可见，信息化建设的主要内容就是从广义和狭义两个方面来进行，只有这样才能保证档案信息建设的全面性。

二、档案信息化建设中需要注意的问题

1、档案信息化建设要按照有关规范展开

档案信息化建设中，要确保各项工作顺利地展开，就要将相应的管理标准制定出来，使档案管理人员在工作中能够做到有章可循。在开展档案管理工作中，采用信息技术的同时，也会按照相应的规范展开各项工作，以保证档案管理工作质量，提高档案服务效率。档案信息化是建立在档案电子化管理的基础上的，应用计算机信息技术，在网络平台上收集档案信息，并对档案信息进行归纳、分析和整理。这就需要将档案文件的纸质文档数字化处理，以使得档案信息能够在网络上传递，且用户能够通过网络查询和应用自己所需要的信息。档案管理要按照规定的程序进行以提高档案管理工作效率。

2、档案信息化建设要提高安全意识

档案信息化建设对档案信息进行数字化处理并实施相应的管理工作。信息技术可以优化档案管理，当时网络管理平台具有的信息共享性和信息开放性，就会导致档案信息在网络上传输的过程中，存在档案信息被篡改或者信息丢失的现象，严重影响了档案信息的安全性。因此，档案信息化建设中，要对网络安全技术予以高度重视，从档案信息管理的角度针对档案信息化建设安全的相关问题进行的深入研究，并针对经常出现的安全问题采取必要的防御措施，以保证档案信的息准确而完整。

3、档案信息化建设要提高工作效益

档案管理已经被纳入管理范畴，随着信息技术的渗入，使得档案管理成为了系统化的工程。随着档案信息化管理工作的展开，需要投入的人、财、物越来越多，就需要档案信息化建设提高工作效益。随着档案管理信息化操作转向，档案的服务程度就会有所增强。档案管理人员的基本操作就是将档案资料采用信息技术进行数字化出来，之后对档案信息管理内容根据工作需要不断地完善，以使得档案资料的服务效率有所提升。

三、改进档案管理的建议和措施

在实际的档案信息管理工作中，为了建立健全管理模式，需要以先进的管理技术和管理经验为指导，进而提升档案现代化建设的高效发展。科技的进步和档案管理水平的提升之间存在着密切的关系。另外，为了推进档案管理工作的高效性，就需要提升档案内容的价值，档案部门管理工作人员需要贡献自身的力量。传统的档案管理工作模式已经无法适应社会发展的需要，因此，改进档案管理工作的方式，势在必行。

1、提升管理人员的服务意识

在实际的档案管理工作中，工作人员工作的性质是为社会的发展提供一定的服务，也就是说，档案管理工作严格意义上来说服务性质可以和服务业相比拟。工作人员需要明确认识档案工作的目的，以为大众服务为己任。但是，在改变工作意识的过程中可能会遇到一定的难度，因为，传统的档案管理工作主要是以档案内容的收集、整理和保管为主，不重视档案的利用，属于单相的档案管理。现如今，档案管理工作需要打破传统的管理弊端，扩宽档案管理的范围，明确档案管理工作的服务性质。所以，档案管理工作人员也应该对这一问题进行明确，从观念上进行转变。

2、提高档案信息管理水平

随着社会的不断发展，信息化技术逐渐融合到档案管理工作当中，电子档案也是一种比较常见的形式。计算机管理工作为现代化的档案管理工作做出了重要的贡献，不但提升了档案信息管理工作的水平，同时也推进档案管理的现代化和信息化的进程。从档案文件的作用上可以看出，其属于一种价值很高的信息资源，同时也是社会发展过程中的重要财富。档案管理工作虽然不能够直接产生任何经济效益，但是却可以提供一定的社会效益。所以，提升档案信息管理的水平是提升檔案管理水平的重要内容，也是一个不可避免的重要问题。

总之，选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

参考文献：

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[3]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（12）：150—151.