高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究

邹末

（武汉大学信息管理学院 湖北武汉 430072）

摘要：信息技术的发展为大学的档案管理引入了新思想和新变化，却因为过去的理念、设施等因素使得档案管理信息化层次偏低。文章对决定大学的档案信息化构建的重要原因开展了探讨，并指出了对应的解决办法。

关键词：高校档案；信息化；影响因素；应对策略

1. 引言

国家教育部和国家档案部门在2008年颁布了《高等学校档案管理办法》，《该办法》规定大学的档案管理工作应“呼吁施行档案信息化构建和电子档案归类处理”，档案整理类别涵盖了党群类、政务类、学生管理类、专业类、科学研究类等十一个分类的教学信息【1】。这体现了国家对大学的档案管理工作的重视，对档案信息化规定了高层级的指标。大学的档案信息化任务务必要引起高校档案管理人员的极大程度看重，并且也是迫切需要妥善处理的任务。

2. 高校档案信息化的含义及档案信息化建设的意义

2.1.高校档案信息化

依据有关规定的要求，以计算机、网络作为信息技术的基础，对大学的档案进行归类、整合、保存、建档和调用的管控流程就是大学的档案信息化。换句话说在高校档案的管控操作中，需要将纸质文档结合信息化技术来保存，并且同时存储纸质底稿和电子文档，并且，对档案文档信息开展深层次的探究，为精确管控档案和合理使用档案打下根基。

2.2.高校档案信息化建设的意义

2.2.1.档案信息化建设是社会发展的需要

随着社会的开放、科学技术的发展和办公自动化设备更替进程的日新月异，大学的档案信息化构建已然迈进了一个崭新的阶段，过去的人工记录、归类方法、纸质档案的底稿保存方式、人工检索、查阅等正被信息化管理方式替代，数字化已然覆盖了教学、科学研究、校务管理的每个部分，档案信息化是高校档案工作进程的大势所趋【2】。

2.2.2.可以拓展档案工作的服务领域

档案信息化将为信息社会带来必需的、可信赖的、海量的基础性公共原生信息，丰富人们工作、生活的所需信息内容，为社会公共信息资源的收集使用打下基础，为信息社会化起到根基的作用。并且，使用现代化管理方法保存的每一种信息，将会有利于对比和使用，也就能带来更可观的社会资源利用效率，很大地拓宽了档案工作的服务范围。

2.2.3.极大地提高档案管理的工作效率

信息化环境下，纸质底稿和电子文件归类都势必会在新的管控方式下合理、合规地开展，大学的各部门的档案管理人员通过互联网收发文档，并将处理完成的文档存储或上传到档案管理系统中。档案馆工作人员对录入软件的文档查验、检收，通过档案管理系统可以自动完成归档工作形成电子档案和纸质档案，降低了人工操作的工作量，减短了档案收集和调用的成本，提高了档案使用效率【3】。

3.影响高校档案信息化建设的主要影响因素

3.1档案管理理念落后

大学的档案管理者的档案管理的工作思想还没有跟上时代需要，依然停留在“重藏轻用”，不看重档案信息的深层次开发和使用服务。档案工作人员依然同从前一样，不能积极地开展档案文件信息收集工作，造成许多重要的文件信息无法妥善保存。

3.2.信息技术水平不够

信息技术在档案信息化构建中牵扯到档案资源构建、档案管控、档案信息服务三项工作。档案资源的构建是档案信息化进程的前提。档案资源涵盖档案底稿、目录和编纂资料等。档案底稿是经由拍照等途径将纸质档案底稿传输为电子版的文件资料、照片、视频等保存在电脑中。档案目录是由档案管理者人工整理得来。编纂是指档案信息的深层次探究和研发，把各类资源进行整理【4】。

档案管控是对档案信息开展管控，例如整合、鉴别、保存、复制、浏览与监控等。当档案管理系统要升级时，档案信息误删的风险很大。档案管理中，应当对有关工作人员开展使用权限的授权，对提供下载的文档进行信息化编辑。

档案信息服务是经由一种传输方法，如网络，将档案信息传输给使用者使用，并经由信息技术方式给用户提供查找、下载。档案管理人员能够在档案管控的基础上，为档案使用者带来网络搜索服务、复制服务、网上阅览等档案信息公共服务。

3.3.档案信息化建设投人资金不足、设备利用率低

檔案信息化构建要有比较先进的设施来实现，如拍摄装备。各大学对档案管理部门的预算估计不足，无法研发或者购买高效的最新的档案信息处理软件。部分大学，连档案管理部门的计算机数量都有限。也有部分大学，虽然拥有了较高效的设施，但是不重视档案管理工作，造成极大的浪费。

3.4.档案信息化建设人才队伍不足

因为管理人员的档案信息化构建思想不成熟，因而对档案信息化建设的人才队伍建设投入不够，致使缺少相应的人才。高效的档案信息化构建团队应当涵盖专业的档案人员、技术人员、管理人员等。档案信息是通过档案管理工作人员智力劳动协作完成的，要拥有专业知识基础和优秀的文笔。

4.高校档案信息化建设的应对策略

4.1.转变档案管理观念

档案管理人员应该看重档案信息化构建任务，推翻以前的“重藏轻用”的思想。把之前手动搜索等过时的方法转化为利用信息化手段，在网络上开展档案资源搜索等服务【5】。

4.2.提升信息化技术水平

在档案信息化科技部分，应该构建整体的管控系统，系统通过网络、电脑、扫描仪等设备连接。管理系统的中心是档案管理系统的研发和使用。档案管理系统应该具有以下特性：（1）分层授权。档案的保密需要可以经由分级授权达到，不同等级的人可以查到与等级相对应的资料。（2）细化标准。数字化的档案的收集、整合、归纳、编纂要有整体规范，因此具备可移植性。原始底稿应该与信息化的档案的目录相对应。

4.3.加强档案信息化人才队伍建设

档案管理工作者应该拥有优秀的档案管理知识和操作能力，例如基础的计算机知识、写作规范、互联网理论、数据库架构等知识。学校应当建立合理的考核激励制度，触发工作人员的工作激情，提供其升职机会，提高其工作能力。并且，应该按时组织学习档案信息化建设有关的技术，提高专业水品。同时，招聘拥有信息技术的人才。通过以上方法，可以建立一批高效的、高水品的人才队伍【6】。

4.4.高校档案信息化安全保障体系建设

大学可以依据自己的现实情况，综合已经颁布的国家规范，构建健全有关的电子档案收集、编纂、查询、使用、删除规范，及时更新、完善各类档案管理流程和方式，以更好的满足档案信息化的发展要求。

各大学管理人员要统一思想，协调行动，制定出档案信息化过程中的统一规范。档案联网的基础是电子档案统一，格式统一和兼容。在制定规范时，充分考虑硬件的选择标准、软件的配备标准、数据库的标准格式，特别是使用的软件应符合统一标准和规范。打破在资源建设、应用软件、技术服务等规范标准各成体系的局面，确保档案信息安全，资源共享。

5.结语

高校档案信息化是高校档案管理发展的必然趋势，这会提高高校档案的管理水平。影响档案信息化建设的因素包括技术因素和非技术因素。档案管理信息化建设应从转变观念、信息技术水平提高、专业人才队伍建设几个方面人手，推动档案信息化的实现。

参考文献：

[1]王卫平.高校档案信息化建设的影响因素分析及提升策略[J].新乡学院学报，2014，31（7）：56一58.

[2]陶岚.论高校档案信息化管理平台的建设[J].湖南社會科学，2010（4）：189一191.

[3]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究「J].情报科学，2012，30（2）：254一258.

[4]吴慧红.数字化时代对高校档案信息化建设的思考[J].云南档案，2008，（5）：40-41.

[5]陈智为，邓绍兴，刘越男.档案学管理， [M].北京：中国人民大学出版社.2008：507-511.

[6]刘远，肖金良.档案信息化建设探析[J].兰台世界，2009，（8）：19.