图书馆档案管理数字化建设研究

郭峰

摘 要：高校图书馆的档案管理工作是高校档案管理的重要组成部分，而随着信息时代的来临且飞速发展，越来越多的工作都可以使用信息技术来完成，高校的图书档案管理更是如此，用数字化进行档案管理已经成为当前的发展趋势，是高校图书档案管理的一个重要可行的手段。本文以高校图书馆的档案管理为例就在信息时代飞速发展的形势下如何做好图书档案管理工作进行了研究。

关键词：信息时代；高校；图书档案管理

一、图书档案数字化的作用

（一）进一步开发利用了图书档案资源，创新了档案服务机制

利用信息技术进行图书档案管理工作的重要目的就是进一步开发图书档案资源，创新档案服务机制。只有在这中情况下，才能将图书档案的资源优势发挥到很好的程度，才会有可能在档案管理方面实现突破与创新，使图书档案能够更好地为高校图书馆工作以及其他的各项工作服务，让档案充分的显示其该有的活力。在档案管理工作数字化的形式下，通过建立图书档案管理网页，就可以有效地进行网上服务，实现档案信息的网上检索，既节省了检索时间和人力，又可以为学校的领导决策、组织教育教学、学校科研学术活动以及图书馆内的其他各种工作提供快速有效地检索信息，从而大大提高了学校的整体办事效率和办事水平。而且，通过开展网上在线服务，图书馆的档案管理工作这可以在档案管理网页上编写相应的专题，提供电子信箱、数据库查询等各类服务，其目的之一就是讓学校的其他部门与图书馆的档案管理部门实现网上电子信息通讯，能够随时随地的及时快速的交流各种信息。

（二）提高了图书馆档案管理工作的效率

信息时代高速发展的今天，任何事情都会讲究效率，高效率的完成一件事情无论从何种角度来说，都是非常重要的。图书档案管理工作更是如此，若没有数字化的实现，图书档案管理本是一件非常繁琐的工作，不仅消耗人力，更需要占用相当多的时间才能保证高质量的完成。而信息时代的到来，图书档案数字化的实现，使这些问题很好的得到了解决，因此，就需要考虑工作的效率问题。图书馆档案的数字化管理大大提高了档案管理的工作效率，通过数字化的管理，图书档案管理人员能够有效地开展档案查找、咨询工作，很大程度的提高了档案管理工作人员的办事效率与办事水平。

（三）保证了图书档案文献的质量

图书的档案管理工作在图书馆的各项工作中都有着至关重要的作用，对于高校的整体发展更是有着潜移默化的影响。但是，很多高校普遍对图书档案管理工作的重要性认识不够，并没有专门的工作人员来负责相关的工作，大多是临时工作人员捎带兼管，因此，常常会导致图书档案管理工作非常被动落后，很多的档案材料得不到充分的整理与利用，不能发挥其存在的价值，甚至有些工作资料由于没有专人负责，就会随着领导人员的换届等原因而分散到不知何处，当某项工作需要这些资料的时候，必须临时去各处寻找，浪费很多的时间与精力，使工作效率难以提高。这些问题都是可以通过档案管理的数字化来进行解决的。通过数字化管理，可以将分散在各部门的文件档案资料集中统一起来，这样便不会出现难以查找等现象。还可以发现不完整的档案材料，并通过各种途径进行补齐。另外，对于一些因时间较长而出现褪色模糊、污损残缺等的字迹图案，还可以进行修复，保证其清晰度。还有一个很大的优点就是，图书档案数字化以后，数字化的副本可以进行异地保存，这样即使发生天灾人祸，也能最大程度的保持档案的完整性，有利于保存档案的原件。因此，无论从什么角度来看，图书档案的数字化对于其工作效率的提高都有着很大的促进作用。

二、图书档案数字化管理建设途径

（一）建立图书馆档案指南资料库

读者常常会处于各种需要，而对图书馆的档案资料进行查阅。建立一个图书档案指南资料库，旨在通过介绍图书馆档案部门的状况以及馆藏档案文献情况等，使进入该数字档案系统的读者能够按照该数据库的引导，快速并准确的查找到自己所需要的资料，实现其存在的价值。

（二）建立专门的资料库

为了方便读者，可以建立专门的史料汇编、专题文件汇编资料库。该资料库可以通过不断地积累与添加以及应用网络编辑系统，进行异地联合编译，使同一汇编材料不断被充实，能够更加的齐全，从而提高档案的使用效率，节省了大量的检索时间。

（三）建立开放档案用户目录数据库

建立开放档案用户目录数据库在数字化档案管理工作中是非常重要的，它是数字化档案管理工作能够高效有序进行的基础，是开展馆藏档案数字化工作的前提。该数据库的主要任务是对经过确认不合机密的档案信息资料进行汇编，在校园网或其他经授权的信息网络上供人免费查询使用。

三、结语

当今社会是一个信息的社会，任何事物都在朝着信息化的方向去发展，图书档案管理工作，在过去是一项十分繁琐的，耗费人力与精力、时间的工作，且还很容易出现差错。但随着信息化的普及，图书档案管理也向着数字化的方向迈进。本文以高效图书馆的图书档案管理为例，分析了图书档案管理的现状，并由此提出了一些针对目前存在问题的解决和改进措施，旨在使数字化能够更好的应用于档案管理工作，能够发挥其更大的价值。