社区档案信息化管理分析

尚春燕

摘 要：该文主要针对当前社区管理信息化发展相关问题进行了分析，虽然随着信息化技术的渗透，社区档案管理模式发生了巨大的变化，但仍旧存在诸多需要进一步完善之处。通过对信息化档案管理可行性分析，进一步提出如何构建更加完善的信息化社区档案管理体系，从而提高社区管理工作水平。

关键词：社区档案 信息化 完善

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（b）-0152-02

城市管理水平的不断提高令人们开始将注意力从宏观管理转为基层管理，其中社区管理作为最贴近人们生活的管理层备受关注。特别当信息化技术开始在各个领域发挥巨大优势时，为了顺应时代要求，社区档案管理工作也逐步将工作重点放到信息化管理体系的建设上，从而有效提高社区档案管理工作效率，为社区居民提供更好的服务，继而推进现代化和谐社会建设。

1 社区档案概述

随着社区发展，为了更好地为社区居民提供服务，更好地管理社区事务，以社区为单位开始建立相应的以声音、文字、图像为载体的档案，以此展现社区自我管理的相关活动。社区档案主要包括社区居民档案、社区居民家庭档案、人员从业档案、人员失业档案等。它是社区管理自我完善的体现，更是一种内在保障居民生活正常进行的基础。

我国推行依法执政、民主执政，而社区管理作为最基层的民主执政方式对于社会的稳定起到关键的作用，同时也是科学执政的基础。而档案工作作为社区管理的基础要件，服务于管理的同时也推动社区建设进程。并且社区档案也是社区建设的记录，是社区发展的见证。因此，社区档案无论对居民生活还是城市管理都具有重要意义。

2 档案管理弊端及信息化管理优势

2.1 传统的社区档案管理方式滞后

（1）重视保管轻利用，难以发挥社区档案的职能。在以往的各种档案管理中，大多注重保管而非利用，社区档案的管理也是如此。在传统的社区档案管理中，档案部门在档案管理工作的认识上有一定的局限性，仅仅停留在保管工作的阶段，而忽略档案的利用价值。（2）计算机化水平不高，缺乏智能化与网络化管理。社区档案在社区的管理工作中，为各管理部门提供着可靠而详细的信息，有很大的实用价值。然而，在笔者的调查中发现，社区的档案管理工作仍然处于传统的保管阶段，而很少运用在社区的管理工作中。即使是一些工作比较出色的社区，其工作方法也大多停留在对居民的上门调查、人工查询相关信息等阶段，很少运用网络化的社区档案系统。（3）管理机制混乱，缺乏有效的沟通和协调。例如在档案管理中，作为主管部门的民政部门及档案行政管理部门，分别负责社区档案工作的牵头主管及指导、监督工作，而两个部门的职权分配并不太明确，当这两个部门在出台一些档案管理标准时，往往使得档案员陷于两难的境地。（4）信息技术条件差，社区档案材料遗失严重。在当前的社区档案管理中，技术条件较差，大多还停留在原始的纸质的档案袋时代，现代化的计算机技术并未得到很好的应用。除此之外，档案储存缺乏专柜保管，仅仅是各部门分别摊管，比较散乱，档案资料常常因相关工作人员的流失而不知去向。

2.2 信息技术背景下社区档案的管理优势

（1）信息资源的共享，可以有效提高社区档案服务质量。社区信息化档案管理的不断发展，加强了社区各部门之间的信息共享，改变了传统档案管理工作中各部门工作不协调，信息重复采集而引起的资源浪费等现象。这种高效的管理模式有效减轻了档案管理工作强度，为工作人员节省了大量的时间，令其可以更好地完善服务工作质量，提高服务水平。（2）降低管理成本。传统的档案管理工作繁杂，会浪费大量的人力、物力、财力，而利用信息化技术则可以有效降低管理成本，便于社区信息资料的管理。例如借助OA办公平台，社区可以方便地上报各类年终报告和计划书，降低了交通费用。（3）网络平台的利用能够进一步完善便民服务体系，令全社区都可以被覆盖。实现信息化档案管理不但能够方便民众，更重要的是可以实现各项事务的高水平、高效率办理，有效实现现代政务管理。社区利用网络信息系统，可以及时对接上级部门，实现信息共享，便于居民档案管理工作有条不紊地进行。

3 如何完善社区信息化档案管理体系

3.1 开发社区档案管理专门软件

信息化管理工作需要以一定的軟件作为支撑，而软件的开发应用需要主管部门带动，再由社区管理部门进行落实。例如城市档案管理局需要发起档案管理软件的开发研制，并由街道和社区进行配合，提供相关材料、建议，再由专门的技术团队进行软件的开发，并结合社区的实际需要以及工作经验，开发出真正适合档案管理的适用性软件。同时在后期的应用中对不完善的地方进行修正、完善，以得到适应本地区社区档案信息化管理需要的软件。

3.2 利用网络技术进一步完善档案管理体系

信息化社区档案管理体系的建立属于电子政务范畴，因此应当适当借鉴电子政务发展趋势以及相关特征。在服务时坚持“为人民服务”的宗旨，及时关注居民的需要，关注社区弱势群体，有针对性地进行管理。例如档案建立的过程中针对流动人口进行单独管理，建立事业人员档案，建立低保居民数据库等，及时将这些数据上报主管部门，完善社区弱势群体的管理。另外，针对新型的电子档案也要加强管理，推进电子政务的全面覆盖，并在这一新兴平台上实现信息资源的共享，为居民提供更好的生活、文化以及健康、医疗保障服务。

3.3 现代化档案管理体系的建设

传统的档案管理工作主要依赖于人力管理，在档案的建立、整理和归档过程中需要大量的人力物力，并且后期的档案管理工作也十分的繁杂，会浪费大量的人力、财力。但是随着信息化技术的发展，电子档案以及数据库技术开始被应用于档案管理工作，并且随着网络信息技术的进一步应用，数字化档案管理已经成为社区管理的必然要求。电子信息技术的应用以及网络化管理水平的提高，使社区档案管理工作得到了简化，管理效率也有所提升。基于这种管理模式，有效节约了社区管理资源，推进了现代化社区管理的进一步发展，逐步形成规范、统一、科学的现代社区档案管理模式，最大程度上开发了档案管理价值。

3.4 加强信息化档案管理人才队伍建设

现代社区档案管理需要立足于信息化技术基础之上，但是在实际的管理工作中，不但要加强社区信息化管理宣传，还要建立专业的信息化档案管理人才队伍，这就要求社区加紧培养信息化人才，寻找人才培养路子。通过提高现有社区工作人员信息化技术水平，加强培训，不断摸索出档案管理新出路。另外，还要在人才的甄选上予以把握，筛选出适合社区信息化档案管理发展的新型人才，以此推进社区管理工作水平的提高。

4 结语

通过上述分析可以看出，社区管理突出了社区居民民主自治理念，作为管理工作的基础，社区档案管理工作发挥了巨大的作用。随着技术水平的发展，社区档案管理工作逐步向着信息化、现代化方向发展，不但开拓了新型的社区服务模式，令社区居民享受更多的方便，同时也为科学化管理、信息化管理、高效管理奠定基础，这是社区发展的新方向。通过不断的完善，信息化社区档案管理体系必然会在社区管理工作中发挥巨大的服务作用。

参考文献

[1] 林慧玲.信息化背景下的社区档案管理研究[J].兰台世界，2013（11）：72-73.

[2] 栾俊.社区档案管理工作的难点与对策[J].兰台世界，2007（7）：158.

[3] 张瑞菊.关于做好社区档案管理工作的几点措施[J].云南档案，2009（11）：77-78.