图书馆办公室管理的探讨

摘 要：论述高校图书馆办公室管理工作，从图书馆办公室的工作特点出发，在常规工作中，做到“六个要有”，才能做好图书馆办公室工作。在办公室管理工作中应用网格化管理方法，达到管理责任全覆盖，使每个人明确自己的责任，使图书馆管理达到最佳状态。“以人为本”的内部环境建设，为读者提供优质的服务，给读者带来愉快的阅读体验，提高读者的阅读兴趣。

关键词：办公室管理；网格化；环境建设

高校图书馆办公室是一个综合部门，也是图书馆管理的中枢。本文从图书馆办公室的工作特点出发，分析高校图书馆办公室管理的原则，在办公室管理工作中应用网格化管理方法和“以人为本”的内部环境建设。高校图书馆办公室协助馆领导处理图书馆的全面工作。它的工作范围广泛，起着上传下达、联系内外的枢纽作用。

1 常规工作

图书馆办公室要处理各种文件，是馆领导召集会议的具体组织者，是领导机构制定决策的传达者与执行者，可以说这是一项综合性的工作。图书馆办公室主要职责是就全馆相关工作人员的实际工作进行合理化的组织、协调以及管理，发挥馆长参谋或者说是助手的作用，同时也是图书馆与学校或者是社会进行相互联系的职能性窗口。这种情况下，办公室员工必须要就自己的职责进行充分认识，增强管理水平。具体来说，首先工作人员必须要具备较强的“全局意识”，能够及时把握相关的学校或者是图书馆实际发展方向以及目标，在实际工作中结合学校实际发展规划情况，就本部门的相关工作或者是计划做到紧紧围绕，并协助馆领导进一步抓好落实工作。其次，相关工作人员要具有较强的服务意识，有效明确相应的服务烦我、目标以及对象等，改进服务方式以及服务方法，做到热情接待每一位师生，提供较为周到的服务。第三，图书馆办公室相关工作人员必须要具备相对加强的管理意识，在管理的基础上充分激发工作人员热情，做到工作勤奋以及作风严谨，能够诚挚待人，将整个办公室的实际工作目标转变为大家共同追求，在实际工作中合力奋进，借助过硬工作能力获得全馆认可，不断提升工作人员的责任心。第四，拥有较强的宣传意识。因图书馆办公室具有联系校内化以及宣传的重大职责。在实际图书馆工作期间，相关工作人员必须要加强宣传管理，积极扩大图书馆影响。第五，专业知识要熟练。相关工作人员不仅要具备较强的业务素质水平、行政管理技能，还必须要了解各项规章制度。

2 创新图书馆办公室工作的实践与思考

2.1 进行网格化管理

网格化管理是在社会经济和科技水平高速发展下，为解决日益突出的管理问题而提出的一种管理方法。主要探讨如何进一步优化图书馆人文服务环境，加大图书馆内部管理力度，探索如何实施网格化人文环境建设。

图书馆网络化管理，主要由“网”与“网”之间的交叉关系形成“格”所组成。如横向由九个部组成，纵向由馆领导和综合办公室组成。在实际中，任何管理的疏漏，事前都有许多预兆，有机会阻止。网格化管理的重要性在于事前预控，防患于未然。网络化管理的全面化，由于网格化涉及方方面面，如绿植管理、损坏物品报修、安全隐患、环境卫生等，这就需要借助图书馆网格上具体人及时发现上报。利用网格化管好人、管好地、管好物、管好事等。

网络化管理的层次化。馆领导在第一层面，体现的是对于图书馆管理的总体规划、领导和投入、支持；负责执行和监管职能的综合办公室在第二个层面，体现落实监管职能，把好考核标准和加大宣传力度。各部主任在第三层面，负责落实、监督、检查的职能。图书馆工作人员在第四层面，体现的是落实主体责任，积极消除隐患，增强责任意识。通过网络化管理，达到管理责任全覆盖，不留死角，事事有人管，明确责任，落实到人；人人有事干，每个人明确自己负责的地方，负责事情。使图书馆整个系统管理达到最佳状态。

2.2 环境建设体现“以人为本”现代服务理念

2.2.1 室内明亮整洁

图书馆要尽量采用自然光，白天自然光照射的光线柔和，不仅节省能源，还保护读者的眼睛。晚上灯光要明亮柔和。这样使人心里敞亮，启发思维，从而提高学习效率。窗明几净，才能吸引读者来图书馆看书学习。室内布置期间，应该最大限度做到朴实大方，图书馆的书架以及桌椅的摆放应便于师生借读，整体给人舒适之感，不可以过于拥挤，必须要给予读者充足的活动空间，有效防止摩擦的出现。图书馆卫生管理是非常重要的环节，加强对图书馆读者的教育管理，不能够吸烟以及吐痰，也不可以乱扔果皮纸屑等，营造温馨整洁的学习环境。

2.2.2 室内空气清新

从某种程度上讲，一个较为新鲜的空气对于读者或者是工作人员来说都是非常重要的，能够在一定程度上确保读者血氧供应，进一步增强读者记忆效果，提升效率。通常情况下，图书馆当中的大量藏书中含有很多细菌或者是螨虫等，必须要注重通风，并对书库进行定期检查管理，对粉尘进行及时清扫，若条件允许必须要进行定期消毒。另外图书馆作为公共场所，人员流动性较大，阅览室、书库等更是人员密集的地方，空气质量容易受到污染，工作人员在搞好室内卫生，不许带入食物进入图书馆，营造良好阅读环境。

2.2.3 创建人文环境

图书馆本着“读者第一，服务至上”的理念，为读者提供优质的服务，给读者带来愉快的阅读体验，提高读者的阅读兴趣。图书馆要通过以下方式满足读者对图书馆人文环境的心理需求。一要本着以人为本的服务理念，尽量满足读者的合理要求，使读者满意；二要建立人性化的规章制度，保证每一位读者都能充分方便地利用图书馆内丰富的文献资源以及各种服务设施，营造和谐舒适的阅读环境；三要提高馆员的整体素质，面对读者的询问要热情耐心解答，在看到读者有不当行为时，多采用引导式话语进行管理，维护馆内和谐安静的秩序。

3 结论

图书馆办公室工作很难使各方都满意，正如人们所说“众口难调”，办公室工作人员要以自己的智慧、耐心，爱心、用心，去服务读者，满足读者借阅学习的需求；以自己的行为、品德和魅力去赢得读者的认可。同时，他们也需要馆领导的重视、关心和引导图书馆办公室人员树立“服务育人”的理念，通过坚持不懈的努力，发挥桥梁纽带作用，就会使图书馆办公室工作做的更好。

參考文献：

[1]吴慰慈，董焱.图书馆学概论[M].北京：国家图书馆出版社，2008：205-256.

[2]孙成志，刘明霞.管理学[M].大连：东北财经大学出版社，2014：39-70.

[3]张浩.办公室规范管理手册[M].北京：蓝天出版社，2003：3-21.

作者简介：杨自有（1960-），男，讲师。