基于信息化背景下的工程建筑档案管理建设

孙斌

摘 要：本文概述了工程建筑档案信息化建设的内涵，分析了工程建筑档案管理信息化建设的重要性，并对工程建筑档案信息资源共享的实现方法进行了探讨，以供参考。

关键词：信息化；工程建筑；档案管理建设

建筑工程檔案能够真实地反映出工程建设的详细情况，这在工程建筑项目中的利用价值相当高。但是由于我国当下的建筑工程档案管理工作的管理模式大部分仍然是使用传统的手工管理，其存在的问题比较多，这就会直接影响工程施工单位对建筑项目的开展，给施工单位以及档案管理单位造成重大损失。

1 工程建筑档案信息化建设的概述

所谓档案信息化建设，指的是企业按照国家档案行政管理单位的要求，采用科技信息化技术，针对传统档案管理模式进行更新与优化，从而促进企业内部档案信息资源的采集、存储、管理及服务能力得到整体强化的过程。除此之外，基于全方面的角度来分析，档案信息化建设具有一些很明显的特征优势。

1.1 档案信息化建设具有改革性

档案信息化建设是把信息化技术手段规范合理的引入到档案管理工作中，从而促使企业在档案管理任务、工作结构以及管理人员的工作安排等方面都产生很大的变化，促进了企业内部档案管理形式实现发展创新。除此之外，档案信息化建设还能够弥补传统档案管理存在的缺陷与漏洞，从而促使档案管理在不同环节都具有自身特有的思维模式与策略，使档案管理工作产生巨大的转变，为档案工作的革新与发展提供强有力的支撑。

1.2 档案信息化建设具有时效性

档案信息化建设是一个持久而又繁琐的建设项目，建设信息化档案必须有先进的科学信息技术作为后盾，以坚定不移、锐意进取的精神将档案管理发展成现代化先进的信息化建设工程。在进行档案信息化建设时，企业要针对档案管理的有关的软硬件设备进行更新和优化，并且使之保持在最佳状态，同时要对升级的管理系统进行定期的检修与维护，确保档案信息化建设实效性与长期性。

2 工程建筑档案管理信息化建设的重要性

企业建设信息化档案管理能够有效的提升档案管理工作效率和人员工作能力，同时还能针对档案管理中出现的各种问题与状况进行分析，并提出相应的解决办法，能够促使档案管理的社会化服务得以实现。企业档案信息化建设的重要性具体可表现为以下几个方面。

2.1 改善档案管理工作

实现档案管理工作信息化、开放化，使其充分的发挥其价值作用。档案信息化建设是企业档案部门科学有效的运用信息化技术进行建设，从而实现档案工作从管理利用逐渐的向资源收集、存储及服务等方面的转变，实现了科学有效的管理和配置档案信息资源，提高了其为社会提供的服务质量。

2.2 拓展档案服务

从根本上来说档案管理工作属于是信息资源管理，而信息资源的实际价值体现在信息资源的采集与利用上。信息资源的利用效果是直接涉及到信息资源的时效性和其利用规模，由此，档案信息化建设对于现阶段现代化档案工作是非常关键的，档案信息化建设促使档案工作的服务领域变得更宽。

2.3 增加信息储量

科学技术不断优化发展推动了信息技术行业领域的快速发展，而包括在内的信息储存技术发展也取得显著的成绩，并且在各个领域得到广泛的采用。信息储存技术使得企业档案信息资源的采集与管理更加便捷，同时储存空间增大，与之前的纸质储存相比其储存密度更高，同时信息储存技术大大的提高档案信息资源存储安全指数，从纸质储存方式单一发展到现阶段储存方式多元化，譬如：文字、图表、影像以及动画等形式。

3 实现工程建筑档案信息资源共享的方法

3.1 实行规范化、系统化的方法

实现工程建设信息资源共享，那么，工作中就必须要实行规范化、系统化，进一步加强工程建筑档案库信息化管理的建设，就要做到以下几点：（1）系统自动归档。把需要归档的工程建筑档案，根据统一的格式向档案管理系统提交，而且由系统实行自动归档。（2）资料保存数据库。将归档后的资料保存在数据库的平台里面，而且要保证工程建筑档案信息化建设系统的统一性，最终实现档案资源共享。（3）自动化管理。为了实现快速检索，在数字化系统里要将档案资料明确标明存放的位置。

3.2 实现工程建筑档案管理科学合理的方法

在工程建筑档案管理信息化建设中，随着信息科技的发展，管理的方法越来越多，同时促进了我国工程建筑档案信息化管理发展的效率，最终有助于实现现代化管理。由于信息化发展的速度以及创新比较快，因此也为竞争对手以及不法分子提供了窥探工程建筑档案的便利，同时也造成了管理单位对档案的保密工作不严谨，造成档案泄密等，都对建筑行业的发展有所影响。所以为了保证信息的安全，相关档案管理部门在实施工程建筑档案信息化建设的过程中，必须要进行加密，利用计算机操作技术，进一步加强其管理工作的安全性。除此之外，管理单位也要对纸质工程建筑档案引起重视，这样才能使工程建筑档案管理更加科学合理。

3.3 转变管理工作的模式

影响工程建筑档案管理工作缺乏可靠性以及不科学的原因就是，档案管理工作人员的业务技术以及综合素养。所以，工作人员在参与工程建筑档案管理工作时一定要全程参与，而且要做好建筑工程档案的收集、分类、 保存等与其相关的工作。因此，为了实现工程建筑档案管理信息化，让管理人员采用新型的管理模式，转变落伍的管理模式，管理单位要做到以下几点：（1）为管理人员提供学习信息化技术的机会、定期派遣专业的信息化管理人才对管理人员实施技术培训，提升管理人员的信息化管理能力。（2）引进先进的管理理念和方式，强化工程建筑档案管理人员的工作意识，建设一支专业技术强、信息化操作熟练、综合素质高的人才队伍。以上的方法都将为做好档案管理工作奠定良好的基础。

4 结语

综上所述，档案信息化建设是现阶段档案工作的发展必然态势，同时也是档案工作实现创新发展的必经之路。在现代化社会背景下，档案管理部门必须关注档案信息化建设的重要作用，并大力推进档案信息化建设发展进程，能够使档案信息资源得到充分的挖掘与利用，并且提升档案工作的服务质量。

参考文献：

[1]古颖伟.基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析[J].山东工业技术，2016，13：156.

[2]陈耀芬.基于信息化的工程建筑档案管理方法探析[J].档案天地，2014，12：4950.