离退休人员档案管理信息系统的设计与实现

阎智灵

摘要：随着医疗水平和国家养老基金的落实，我国老龄化速度越来越快，相应的离退休人员的数量日渐庞大，成为不能忽视的问题。必须尽快加强离退休人员档案管理信息的采集和管理，建立详细完整的信息系统，以便及时、准确、规范的为离退休人员提供全面的服务。这项工程涉及范围大、人员构成复杂、信息登记不完全，如果采用人力去整理和归纳是不可想象的，因此必须采用更网络化信息技术进行管理，提高相关单位的办事效率和满足档案信息的交流。

关键词：离退休人员；档案管理；信息系统；设计

我国改革开放以后才建立起自己的離退休人员的档案库，初期的档案收集也只停留在大城市之间，然后随着社会化进程加快，越来越多的企事业单位人员退休和离职，其退休后生活的保障以及养老问题日益突出。因此在当前老龄化趋势背景下，离退休人员档案管理已经成为我国社会主义和谐发展的重要课题之一，具有重要的改革发展意义。

一、离退休人员档案管理的现状

以目前来说，有不少中小型城乡地区仍然采用传统的、低效的人工登记和整理，存在信息来源不准确，信息完整性不高，易出错，信息不共享等诸多问题，而且人工处理这些档案时，信息资源不能及时有效的查询和调动，对已离退休和即将离退休的人员都存在很大的不便。21世纪是网络的时代，是计算机飞速发展的时代，如果信息采集和管理任然不能建立信息网络话，那么就会影响整个社会发展的进度。还可能对离退休人员的相关事迹和问题造成疏漏，对离退休人员的功过奖罚都会造成不小的影响[1]。

二、离退休干部档案管理网络系统建设的必要性

我国社会已经进入后老龄化时期，城市中离退休人员已经达到将近总人口的15%左右，而离退休人员都是改革开发的执行者和先行者，必须对其加以重视和关心。我国一贯秉承尊老爱老的传统美德，这也是构建和谐社会实现中国梦的重要内容，更是推进社会稳定、长治久安的保障。建立完整的离退休人员档案管理信息系统是我国信息化时代的工作重点，是以人为本的治国方针政策的体现，坚持正确的科学发展观做好离退休人员的工作，既是新时期组织工作的要求，也是国家发展进程的必由之路，更能夯实国家实力，储备国家人才。

传统的纸质文件的管理，绝大部分是手工填写和表格形式，在登记和管理过程中不免造成遗漏和信息不清晰、填写不到位等问题，在某些地区因为人口素质差异，对信息录入和整理时有不规范不严谨的现象存在。要改变这种现状，利用网络和计算机建立一套统一和完备信息管理体系处理信息时，就能提高信息处理的效率和准确性。

档案管理需要使用大量的财力和人力，在档案登记时需要人员反复的询问和复核，在遇到异地档案调动或者重复信息时，很难做到立即查询和修改。而在查询离退休人员的档案时也需要人工费时费力的一一查询，工作难度和强度较大。在采用现代化办公设备后，科学技术帮助档案管理人员建立了新的网络管理体系，充分利用各项资源，提供了高水平高效率的工作方式，有效的发挥信息时代的作用，跟上了现代化社会的脚步[2]。

三、离退休人员档案管理信息系统的设计

离退休人员档案管理信息系统要把离退休人员档案的特点和情况进行分析，根据需要设计框架，系统必须符合简单明了，查询方便，流程清晰和调配合理的设计理念。离退休人员档案管理信息系统要基于成熟的数据库和计算机网络上，系统网络覆盖到各个环节和部门，全面适用于各层次相关单位，方便查询使用和信息调动。系统首要功能即使方便信息的采集和查询，这是档案管理的基础。结合针对离退休人员档案的特点，系统的建立和设计还应该有计划、分步骤、分阶段逐步建立数据库信息：

（一）在设计离退休人员档案管理信息系统的基本结构，该结构包括身份信息、资料数据的采集和登记，应用软件的选择，网络的架构和开发要考虑周详。包括离退休人员的姓名、性别、籍贯、出生年月、文化程度、个人照片、身份证号、联系电话、家庭住址、职称、成分、职务、入党时间、工作时间、离退休时间等基本信息数据项。在信息系统设计时，考虑到这类信息录入工作量大信息固定的特点，该部分内容可以批量作业，方便工作人员导入。而对于其他变动性信息，如健康体检、工资调整、特殊情况等问题时还要采用分时分段的进行更新，为社区、医疗、党委等相关单位工作使用[3]。

（二）系统需要不断的完善、改进和更新，在面对新形势下的社会格局，不断的提升应用系统的涉及面，保证内容的全面和真事，贯彻解放思想，积极探索的工作理念。力争为做好离退休人员档案管理工作，推进档案管理事业的发展。及时发现和提出新问题，抓住主要矛盾采取相应措施。离退休人员档案管理信息系统可以适当的增加一些功能性设计，方便统计和管理，在调取档案和整理归纳时能够迅速整合得出数据。

（三）进一步加大离退休人员档案管理信息系统的投入，满足社会和国家的需求，规范和统一各区域的系统，在今后系统的建设和应用过程中，重视信息资源的客观准确性，做到信息的同步和一致，方便社会离退休人员的流动。在信息系统的维护和更新方面，也必须做到位，方便离退休人员或者其家属对其信息的查询和修改，但又必须设立权限，做好档案管理的保密性和安全性。

四、结束语

综上所述，从目前来看，我国离退休人员档案管理信息系统中还存在这许多问题，还需要进一步地调整和完善。离退休人员档案管理信息系统的数据还不能做到完全同步，可使用和开放的部门也有限，系统的设计和实现过程任重而道远。作为离退休人员档案的唯一出路，长远目标是实现全国的信息同步和统一，方便各级地方和单位随时查询和使用。因此，必须利用网络信息时代的变革，随着办公自动化和信息技术的普及，逐步推广和完善系统，提高管理工作人员的业务水平和计算机能力，有计划有目标的全面推行，让离退休人员能够早日受益。

参考文献：

[1]王晓萍.离退休人员档案管理信息系统的设计与实现[J].中国集体经济，2014（24）：53-54.

[2]陈志刚，鞠晓东，高颜芝.高职院校离退休人员管理系统的设计与实现[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2012（12）.

[3]王智.离退休干部档案管理信息网络系统探究[J]城建档案：2014（11）：125.