档案管理信息化建设的风险管理与评估方略

摘要：档案作为一种直接的史实记录，具有社会性、价值性、政治性等特点。档案管理工作对企业、城市甚至国家都有重要的意义。档案管理工作除了具备当下的价值意义与现实意义，更具有长远的历史意义。近年来，随着信息技术的进步，国内档案管理的信息化建设被提上了议程。然而在信息化的档案管理建设中，风险问题也逐渐显露。档案管理信息化作为一项风险很高的项目，相关责任者必须要重视档案信息化建设的风险管理作业。

关键词：档案管理 信息化建设 风险管理 评估方略

一、档案信息化建设

（一）档案管理信息化建设的含义

信息化是档案管理模式转变的大趋势，传统档案管理工作的重点在与档案实体的保管作业。而信息化建设使得档案管理由实体档案向着数字化信息档案转变。档案管理的信息化建设需要把档案信息进行数据化的处理，使档案管理的各个环节，诸如传递、接收、存储等环节连为一体，优化档案信息的共享机制。在档案管理信息化建设的进程中，管理工作者需要借助多种技术手段，比如，数据库技术、扫描技术、数据处理技术等。在这些技术的帮助下，传统的形式的档案文件系统化地连接在了一起，构成有序的档案信息库。

（二）档案管理信息化建设的可行性

随着信息技术的发展，数据技术开始广泛应用到各行各业中，也为科学化档案管理改革提供了契机。目前，国内绝大部分企业机关的档案管理部门都配有信息化的网络，并且有关档案管理人员也能够进行信息化的操作。企业对档案管理信息化建设的尝试，为宏观的档案管理工作的变革提供了经验。我国陆陆续续地制定了一系列关于信息化档案管理的规范标准，相关的法律也在不断地健全，这种举措大大增强了各部门对档案管理的重视，对档案管理信息化的建设具有非常积极的意义。

二、档案信息化建设的风险管理

（一）风险管理分等级措施

档案信息化的风险管理宜采用分级的措施。首先，相关工作人员要依照档案信息化建设的风险评估数据，根据已经区分的风险级别，评定档案管理信息化风险管理的优先的风险等级。然后，在评估风险管理优先级的条件下，给每一级的风险要素加设风险管理要求。最后，依照划分的风险管理要求，来评估档案信息化建设在不在可接受风险以内，如若低于可接受风险等级，就必须即刻采取相应的风险管理办法，施展应对措施。

（二）风险保证金的预留

档案信息化建设是一项投资大、周期长、风险高的项目，项目预算应预留一定的风险保证金，为了有效应对项目由于需求的变化，降低事故造成的金融风险。此外，在不同地区或单位建设档案管理的信息化，项目负责人要从本区域档案管理的发展战略出发，制定相适应的信息化发展目标，档案信息化建设规划的可行性，避免档案管理信息化的重复投资，确保资金的合理使用。

（三）采用逐步转变的办法

信息化的技术的未来行业发展的前景，但是它在一定程度上是难以预测的，完全的规避风险很难做到。档案管理的信息化建设宜采用逐步转化、持续改进的办法。在引入信息化技术的时候，决策者首先要考虑信息技术产品的稳定性以及和现有档案管理系统的兼容性，不能盲目地引进新技术。在档案管理信息化設备的选购上，要制定与档案档案信息化建设相适应的标准规范。从设备的可靠性、风险性、成本等因素多方面评估，选购最合适的设备。

三、档案管理信息化建设的风险评估方略

档案管理的信息系统涉及到很多的模型，随着信息技术快速的更新换代，各种数学模型都在不断的优化。所以，档案信息化建设的风险评估要存在于整个信息系统开发的全过程中，但是档案管理信息化建设每阶段的内容差别很大，其对信息管理安全风险评估的要求也不尽相同。

（一）分析阶段的风险评估

档案管理信息化建设分析阶段风险评估主要针对的是档案信息系统安全风险的获得环节，只有获取充分的信息才能满足档案管理信息化建设的安全需求。分析阶段风险评估要重视档案管理系统的初期安全风险，满足其对安全性能的需求，进而从宏观的方面评估档案信息管理系统中潜在的危险因素。

（二）设计阶段的风险评估

此阶段涉及到的评估目标比较多，确切的安全目标对这个阶段的工作具有重要的意义。设计者必须进行合理的安全风险评估，确保档案信息管理信息化系统的安全性能。

（三）运行维护阶段的风险评估

在档案管理信息化系统的运行阶段对周期性地进行风险评估工作，只有这样才能充分确保档案管理系统的安全、可靠性。

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（作者简介：杨玲枝，本科，国网恩施供电公司，职称：馆员，档案专业。）