浅析档案信息数据库建设

徐娜

摘要：随着经济社会的发展与进步和人们生活面的不断拓展，社会各企事业单位的业务范畴及业务量也在迅猛增长，这既是机遇也是挑战。对档案管理领域也是如此，档案管理的业务量也随着本单位工作范畴的拓宽而迅速增长。传统仅依靠人力收集整理储存档案的方式已无法适应新时期的需要。而利用计算机软件进行档案管理，数据库储存已经是大势所趋。

关键词：档案管理 数据库 信息化

档案数据库以档案原件作为依据，经过实践证明，具备很多传统档案库管理所不具备的优势，有利于实现信息档案的管理与共享，尤其是在处理数据冗余和完整性方面更是优势明显。所以说，档案数据库是目前档案信息化、电子化、网络化转变的核心要件，是其必不可少的关键之所在。以信息资源建设为核心，以档案信息资源的集成、可视化利用为目的，逐步建立起物理分散、逻辑集中、数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、富有特色的档案信息资源体系和社会服务体系。

一、目前档案数据库建设现状及问题

档案信息数据库应该说是档案系统为经济和社会建设服务的重要贡献，是档案工作深入到经济领域和社会各方面的体现，也是为社会服务的一种新尝试，能夠真正深入发掘档案信息，有效合理使用档案信息资源，真正发挥档案应尽职责。

档案数据库的建设，用数字化和信息化的档案替换原有纸质档案，并将其上传至特定网络，但正因为这个过程是将档案本身虚拟化，也就是可以说，档案查阅者或使用者得到的并不是档案本身，而是档案所记录和传递的信息。由于我国档案数据库建设启动较晚，仍有很多不够完善之处。

（一）功能不够完善

部门档案馆室，未真正明晰数据库功能，只是按照上级要求或任务安排，没有经过认真分析和论证，单纯依靠购置档案管理软件就开始着手进行数据录入，开始数据库建设，而这种未经准备的建设，势必将导致数据库功能不够完善，优势体现不出，甚至连软件自身功能都无法发挥。

（二）持久性不足

在调研中发现，很多单位的数据库建设，出现烂尾情况。究其原因，我发现，由于部分单位历史馆藏档案过多，人力不足。而数据库正是以其内容的完整性为优势，所以数据库的建设是需要长期积累和不更新的，尤其是在建设之初，需要大量人力投入，进行档案信息化转化和数据库录入，这绝非一朝一夕可以。以政府部门为例，需要长期保存的档案历史久远，而通常档案管理部门人员不足，所以困难很大，这就需要上级部门的大力支持，和档案管理者做好心理准备。

（三）重视建设、忽视维护

由于部分单位对信息数据库认识不足，所以出现单纯重视硬件和计算机管理软件投入，而忽视了后续维护的工作，单纯为了达到指标任务，致使数据库成为空壳，失去其原有作用。

此外，由于部分档案管理工作人员年龄偏大，知识更新能力不足，计算机网络知识不足，导致部分信息录入错误，遗漏现象发生。

二、对档案管理工作的影响及措施

档案信息数据库的建设，标志着档案管理工作已经触及更为广泛的技术领域，现代先进的技术已经开始引入。而如果我们把眼光放长远，数据库的建设标志着档案信息化建设进入实质性实施阶段，对整个档案现代化管理产生革命性的影响，意义深远。同时，对于查询而言，能够保证档案检索的查全率和查准率。首先，可对各种格式的文档、数据库等异质海量信息实现统一检索，提供关联检索、容错检索、信息摘要、逐层检索功能，百万数据快速返回，并实现结构化和非结构化数据的统一检索，实现元数据和全文数据的联合查询。

（一）专业化人才保障

档案数据库建设涉及内容及其繁杂，涉及专业知识较多，如系统设计，结构选择，网络管理等方面内容，并且涉及很多环节，需要一批知识技术面广且深的专业化人才队伍。这就需要合理配置档案专业人才，积极搭建平台，让有志于档案信息化管理的专业人才能够发挥专长，真正实现人尽其才、才尽其用。加大专业培养力度，采取送出去学习、请进来授课等形式，保证档案工作人员熟练掌握基本的计算机知识和技能，进一步开阔眼界和思维，努力建设一支档案信息化专业队伍，全面提高档案信息化建设和管理的专业水平，让这些专业化人才对于进行数据库的开发利用维护，才能真正发挥数据库优势。

（二）相关档案业务环节的调整

档案整理过程是将无序的档案进行有序化管理，并且实现资源的管理与合理利用，便于档案保存与查找。但是，由于档案信息化和数据库建设的引入，档案管理很多的业务环节可以可以省略，意味着需要进行业务调整，将不必要的档案装订加工等环节省去，使得工作更加明确简明。而且在引入管理软件后，档案管理者拥有更大的支配权限，可根据自己的需要进行数据挖掘，而不再依赖研发人员。同时，增强了流程定义的功能，把系统操作和业务流程“理清楚”“管起来”并加以“持续优化”，从而更好的精益化整理归档流程、档案借阅流程等。

（三）有效硬件投入

数字档案信息的管理与保存与传统的保管方式有很大不同。由于其所占空间小，利于档案库房管理。这就需要着力加强档案管理基础建设，购置档案档案管理专用软件、电脑、打印机等设备。指定专人进行案卷级、文件级目录录入，建立文书档案的全文数据库和声像档案的多媒体数据库，全面实现在线查阅，实现档案管理现代化，保障了档案保管安全。

（四）要更好地实现档案信息数据库建设

档案管理工作并不单单是在系统内部开展部分调整，而且还必须向前端的文件工作扩张，这就使得实现文档一体化的要求变得更为迫切。文档一体化就是把文件管理与档案管理两个管理管理衔接起来，整合到一个管理系统之中，对文件生命周期的全过程进行统一控制和管理。在电子信息化环境中，文件与档案之间不再有明显的界限，电子文件有可能终其一生就数据库中形成、流转与消亡。所以档案管理工作要向前端延伸，实现文档一体化。另外，为了认证电子文件的原始性与可靠性，也要依靠文档一体化的实现，以便能够清晰地记录和反映某一份电子文件形成和办理的全部动态过程及相关的背景信息。

（作者单位：辽阳市福利院）